Franchisen osto: tarkista salassapitosopimus

Franchising-yhteisöön liittymistä harkitseva ostaja tarvitsee luottamuksellisia tietoja ennen päätöstään. Ketju tai toimivan franchiseyrityksen myyjä voi siksi pyytää salassapitosopimuksen jo neuvottelujen alussa. Se on perusteltu tapa suojata esimerkiksi taloustietoja ja liikesalaisuuksia, mutta ehdot voivat myös vaikeuttaa ostokohteen tarkastamista. Tarkista erityisesti, saatko käyttää aineistoa rahoituksen hakemiseen ja jakaa sitä omille asiantuntijoillesi.

1. Määrittele, mitä suojataan ja mihin tietoja saa käyttää

Salassapitosopimuksen tarkoituksena on suojata neuvotteluissa luovutettavaa tietoa, ei korvata varsinaista franchisesopimusta. Asiakirjasta pitäisi käydä selvästi ilmi, mitä hanketta se koskee, ketkä ovat osapuolia ja millaiseen käyttöön tietoja luovutetaan.

Kun ostat toimivan franchiseyrityksen, myyjä ja ketju voivat olla eri tahoja. Myyjän kanssa tehty sopimus ei itsessään anna myyjälle oikeutta luovuttaa ketjun luottamuksellista aineistoa. Pyydä selvittämään, mitä tietoja myyjä voi antaa ja mitä saat suoraan ketjulta. Näin keskeisiä asiakirjoja ei jää tarkastamatta osapuolten epäselvien valtuuksien vuoksi.

Kirjaa sallituksi käyttötarkoitukseksi esimerkiksi suunnitellun yrityskaupan ja franchiseyhteistyön arviointi, rahoituksen järjestäminen sekä kaupan valmistelu. Pelkkä lupa ”tutustua aineistoon” voi jättää tarpeettomasti tulkinnanvaraa.

Tarkista ainakin nämä rajaukset:

• Mitkä asiakirjat, suulliset tiedot ja sähköiset aineistot kuuluvat salassapidon piiriin?
• Miten suullisesti annettu luottamuksellinen tieto yksilöidään tarvittaessa jälkikäteen?
• Rajataanko julkinen, ennestään laillisesti hallussasi ollut ja itsenäisesti kehitetty tieto velvoitteen ulkopuolelle?
• Miten toimitaan, jos tietoa täytyy luovuttaa lain tai viranomaisen määräyksen perusteella?

Kaiken tiedon ei tarvitse olla erikseen merkittyä ollakseen suojattavaa. Sopimuksen pitäisi silti antaa sinulle käytännössä ymmärrettävä tapa tunnistaa salassa pidettävä aineisto.

2. Varmista asiantuntijoiden ja rahoittajan tiedonsaanti

Ostokohteen ennakkotarkastus menettää merkitystään, jos saat nähdä luvut mutta et näyttää niitä kirjanpitäjälle, juristille tai rahoittajalle. Sovi sallitut vastaanottajat ennen kuin alat välittää aineistoa eteenpäin. Älä oleta, että asiantuntijan oma salassapitovelvollisuus yksin ratkaisee ostajan sopimusvelvoitteet.

Vastaanottajat voidaan määritellä tehtävän perusteella: oikeudelliset ja taloudelliset neuvonantajat, rahoittajat sekä mahdolliset sijoittajat. Kaikille ei silti tarvitse luovuttaa kaikkea. Sopikaa, että tietoja annetaan vain hankkeen arvioinnin kannalta tarpeellisessa laajuudessa ja asianmukaisin salassapitojärjestelyin.

Selvitä myös, edellyttääkö myyjä jokaiselta vastaanottajalta erillistä sitoumusta. Rahoittaja ei välttämättä hyväksy myyjän sopimusmallia sellaisenaan. Jos menettely ratkaistaan vasta lainahakemuksen käsittelyssä, koko ostoaikataulu voi viivästyä.

Kiinnitä huomiota vastuuseen muiden toiminnasta. Jos vastaat ehdon mukaan jokaisen tiedonsaajan kaikista teoista rajoituksetta, vastuu voi ulottua käytännön vaikutusmahdollisuuksiesi ulkopuolelle. Pyydä juristia arvioimaan vastuun laajuus ja neuvottelemaan siihen selkeät rajat.

Sovi erikseen yhteydenotoista henkilöstöön, asiakkaisiin ja muihin ketjun yrittäjiin. Myyjä voi perustellusti haluta hallita kauppahankkeen julkisuutta. Täydellinen yhteydenottokielto voi kuitenkin estää tärkeän tarkistuksen. Ratkaisuna voi olla ennalta sovittu haastattelumenettely, jossa myyjä järjestää yhteydenotot mutta ostaja saa esittää omat kysymyksensä.

3. Tunnista lain suoja ja sopimuksen lisävelvoitteet

Suomessa ei ole erityistä franchisinglakia, franchisesopimusten rekisteröintijärjestelmää eikä lakisääteistä vakiomuotoista franchisingin ennakkotietoasiakirjaa. Salassapidon arvioinnissa merkitystä on erityisesti oikeustoimilailla ja liikesalaisuuslailla. Lisäksi laki sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa kieltää hyvän liiketavan vastaisen menettelyn ja harhaanjohtavia ilmaisuja.

Liikesalaisuuslain suoja ei perustu pelkästään siihen, että asiakirjaa kutsutaan luottamukselliseksi. Liikesalaisuuden määritelmään kuuluvat muun muassa tiedon salaisuus, siitä johtuva taloudellinen arvo ja haltijan kohtuulliset suojaamistoimet. Salassapitosopimus voi puolestaan kattaa myös muuta tietoa kuin lain tarkoittamia liikesalaisuuksia. Siksi sopimuksen oma sanamuoto on tärkeä.

Salassapito ei oikeuta antamaan ostajalle harhaanjohtavia tietoja. Se ei myöskään osoita, että saadut laskelmat olisivat tarkastettuja tai että kaikki päätöksen kannalta olennainen olisi kerrottu. Erota toisistaan oikeutesi käyttää aineistoa ja antajan vastuu tietojen sisällöstä.

Oikeustoimilain perusteella kohtuutonta sopimusehtoa voidaan tietyin edellytyksin sovitella tai jättää huomioon ottamatta. Tähän ei kuitenkaan kannata nojata neuvottelusuunnitelmana. Yritystoimintaa varten tehtävässä hankinnassa ei pidä olettaa saavansa kuluttajan suojaa. Franchising-yhteisön eettiset säännöt eivät korvaa lakia tai yksilöllisesti tarkastettua sopimusta.

4. Rajaa seuraamukset ja sovi neuvottelujen jälkeisestä ajasta

Tarkista, sisältääkö asiakirja salassapidon lisäksi kilpailukieltoa, rekrytointirajoitusta, yksinoikeutta neuvotteluihin tai velvollisuutta tehdä kauppa. Tällaiset ehdot vaikuttavat muuhunkin kuin tietojen suojaamiseen, eikä niitä pidä hyväksyä huomaamatta salassapidon mukana.

Jos rikkomiseen liittyy sopimussakko, selvitä, mistä tapahtumasta se syntyy. Voidaanko sama tietojen luovutus tulkita useaksi rikkomukseksi? Voiko sakon lisäksi joutua korvaamaan vahinkoa? Arvioi vastuu myös tilanteessa, jossa aineisto lähtee vahingossa väärälle vastaanottajalle.

Sovi salassapidon kestosta sekä aineiston palauttamisesta tai poistamisesta, jos hanke päättyy. Eri tietoryhmät voivat tarvita erilaisen suoja-ajan. Selvitä samalla, saavatko asiantuntijat säilyttää velvoitteidensa edellyttämät arkistokappaleet ja miten varmuuskopioita käsitellään. Säilytettävään aineistoon voidaan edelleen soveltaa salassapitoa.

Käytä aineiston jakamiseen hallittua tallennuspaikkaa ja pidä kirjaa vastaanottajista. Jos hankinta tehdään myöhemmin perustettavan yhtiön kautta, sovi myös sen pääsystä tietoihin ja siitä, jatkuuko oma henkilökohtainen vastuusi.

Käytännön yhteenveto: allekirjoita salassapitosopimus vasta, kun voit sen puitteissa tarkastaa ostokohteen, hakea rahoitusta ja käyttää asiantuntijoita ilman epäselvää vastuuta.