Franchisen osto: tarkista pakollisten hankintojen ehdot

Franchising-yhteisöön liittyessäsi saat käyttöösi yhteisen konseptin, mutta samalla voit sitoutua ostamaan tuotteet ja tarvikkeet määrätyistä paikoista. Keskitetyt hankinnat voivat helpottaa arkea ja tukea tasaista laatua. Ennen franchisen ostoa on silti selvitettävä, mitä sinun on ostettava, keneltä ja millä ehdoilla. Hankintavelvoitteen todellinen merkitys näkyy siinä, paljonko myynnistä jää yrityksellesi ja pystytkö palvelemaan asiakkaita toimitushäiriön aikana.

1. Selvitä hankintavelvoitteen koko laajuus

Pyydä ketjulta kirjallinen luettelo pakollisista hankinnoista ja hyväksytyistä toimittajista. Älä tyydy sopimuksen yleiseen mainintaan ketjun valikoiman noudattamisesta. Selvitä, koskeeko velvoite myytäviä tuotteita, raaka-aineita, pakkauksia, työvaatteita, puhdistusaineita vai myös muita arjessa tarvittavia tarvikkeita.

Erota toisistaan kolme asiaa: pakollinen tuote, pakollinen toimittaja ja pakollinen tilauskanava. Ketju voi esimerkiksi vaatia tiettyä laatua mutta sallia useita toimittajia. Toisaalta hyväksytynkin tuotteen ostaminen suoraan valmistajalta voi olla sopimuksessa kiellettyä. Näillä eroilla on käytännön merkitystä hinnalle, toimitusajalle ja mahdollisuudelle kilpailuttaa hankintoja.

Tarkista asiakirjoista ainakin seuraavat kysymykset:

• Mitkä hankinnat on tehtävä franchise-antajalta tai nimetyltä toimittajalta?
• Onko velvoite yksinomainen vai saako osan ostaa muualta?
• Edellytetäänkö vähimmäistilauksia, tiettyä ostomäärää tai jatkuvaa varastoa?
• Kuka hyväksyy vaihtoehtoisen tuotteen tai toimittajan ja miten hyväksyntää haetaan?
• Mitkä ostoehdot tulevat yritystäsi sitoviksi ensimmäisen tilauksen yhteydessä?

Pyydä nähtäväksi myös erillinen toimitussopimus ja toimittajan yleiset ehdot. Franchisesopimus ei välttämättä kerro esimerkiksi tilauksen peruuttamisesta, palautuksista tai maksun viivästymisen seurauksista. Varmista samalla, mikä yritys on kussakin hankinnassa varsinainen myyjä.

2. Laske hankinnan kokonaiskustannus

Tuotteen yksikköhinta ei vielä kerro, onko hankintamalli yrityksellesi toimiva. Laske mukaan kuljetus, käsittely, mahdolliset pientoimituslisät, varastointi ja hävikki. Selvitä myös maksuaika: tavaran maksaminen ennen sen myymistä sitoo rahaa, vaikka myyntikate näyttäisi paperilla riittävältä.

Pyydä ajantasainen hinnasto, toimitusmaksut ja alennusten ehdot. Jos ketju esittää keskitetyt hankinnat kilpailuetuna, kysy, mihin vertailu perustuu. Pelkkä suuri yhteinen ostovolyymi ei osoita, että juuri sinun toimipisteesi kokonaiskustannus olisi edullinen.

Selvitä myös, saako franchise-antaja toimittajilta ostomääriin perustuvia hyvityksiä tai muita etuja ja välittyvätkö ne yrittäjälle. Älä oleta, että etu kuuluu automaattisesti sinulle tai että sen määrä on automaattisesti tiedossasi. Pyydä kirjallinen kuvaus järjestelmästä, jotta voit arvioida ketjun hankintamallia ilman perusteettomia oletuksia.

Tee omalla suunnitellulla myyntimäärälläsi ostoskori tavallisesta toimintakuukaudesta. Lisää siihen pienemmän kysynnän tilanne, jossa vähimmäistilaus pysyy samana mutta tavara kiertää hitaammin. Näin näet, syntyykö riski ennen kaikkea hinnoista, varaston koosta vai toimitusten rytmistä.

Tarkista lopuksi, miten hintoja voidaan muuttaa. Kuka päättää muutoksesta, kuinka siitä ilmoitetaan ja koskeeko uusi hinta jo vahvistettuja tilauksia? Neuvottele mahdollisuuksien mukaan ennakoitava ilmoitusaika ja selkeä menettely olennaisiin muutoksiin. Muotoile toive sopimusehdoksi, älä jätä sitä suullisen lupauksen varaan.

3. Sovi toimintatapa toimitushäiriöihin

Pakollinen toimittaja muodostaa riippuvuuden. Jos toimitus viivästyy tai tuote poistuu valikoimasta, yrityksesi asiakaslupaus voi vaarantua, vaikka ongelma ei olisi sinun aiheuttamasi. Siksi vaihtoehtoinen hankintatapa kannattaa selvittää ennen ensimmäistä tilausta.

Pyydä ketjulta kuvaus siitä, miten toimituskatkot hoidetaan. Kuka ilmoittaa häiriöstä, kuka etsii korvaavan tuotteen ja keneltä saat luvan ostaa muualta? Kiireellisessä tilanteessa hyväksymismenettely ei auta, jos päätöksentekijää tai vastausaikaa ei ole määritelty.

Sovi kirjallisesti ainakin vaihtoehtoisen hankinnan hyväksymisperusteista, yhteyshenkilöstä ja menettelystä kiireellisissä tilanteissa. Määritä myös, miten korvaavan tuotteen laatu osoitetaan. Yhteisen konseptin vaatimusten ja toimitusvarmuuden pitäisi tukea toisiaan, ei estää ongelman ratkaisemista.

Tarkista erikseen virheellisen tavaran reklamaatioajat, palautuskulut ja korvaavan toimituksen ehdot. Älä oleta, että franchise-antaja vastaa itsenäisen tavarantoimittajan virheistä. Vastuut on selvitettävä sopimussuhde kerrallaan, samoin mahdolliset korvausvastuun rajoitukset.

4. Tarkistuta velvoitteen oikeudelliset rajat

Suomessa ei ole erityistä franchisinglakia, lakisääteistä määrämuotoista franchisingin ennakkotietoasiakirjaa eikä franchisesopimusten erityistä rekisteröintijärjestelmää. Hankintavelvoitteita arvioidaan siksi sopimusten ja yleisen lainsäädännön perusteella. Tämä korostaa huolellisen ennakkotarkastuksen merkitystä.

Oikeustoimilaki koskee sopimuksia, ja sen 36 § mahdollistaa kohtuuttoman ehdon sovittelun soveltamisedellytysten täyttyessä. Tavaran kauppaan voi soveltua kauppalaki, jonka säännöksistä voidaan yritysten välisessä kaupassa yleensä sopia toisin. Laki sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa puolestaan kieltää muun muassa hyvän liiketavan vastaisen menettelyn ja harhaanjohtavat ilmaisut.

Myös kilpailulaki ja tilanteen mukaan EU:n kilpailusäännöt voivat vaikuttaa yksinomaisten hankintavelvoitteiden arviointiin. Pakollinen ostokanava ei sellaisenaan osoita ehtoa lainvastaiseksi, mutta sitä ei myöskään pidä olettaa automaattisesti sallituksi. Arvioon voivat vaikuttaa esimerkiksi velvoitteen laajuus, kesto ja markkinaolosuhteet. Pyydä kilpailuoikeuteen perehtynyttä juristia tarkistamaan epäselvä kokonaisuus.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat franchising-yhteisön itsesääntelyä, eivät laki. Selvitä ketjun sitoutuminen niihin, mutta tarkistuta silti hankintaehdot erikseen. Anna asiantuntijalle sekä franchisesopimus että toimitusehdot: oikeuksiasi ei voi arvioida luotettavasti vain toisen perusteella.

Käytännön muistutus: allekirjoita vasta, kun tiedät pakollisten ostojen kokonaiskustannuksen ja sen, miten saat tavaraa toimitushäiriössä. Kirjaa neuvotellut poikkeukset ja hyväksymismenettelyt sopimukseen.