Franchisen osto: tarkista ketjumaksun laskentaperuste

Franchising-yhteisöön liittyessäsi maksat konseptin käytöstä ja yhteistyön eduista. Jatkuvan ketjumaksun arvioinnissa ratkaisevaa ei kuitenkaan ole vain prosenttiluku vaan se, mistä summa lasketaan. Epäselvä laskentaperuste voi kasvattaa kustannuksia myös silloin, kun yrityksellesi jäävä myyntitulo pienenee. Ennen franchisen ostoa varmista, että pystyt laskemaan tulevan maksusi itse sopimuksen ja oman myyntiraporttisi perusteella.

1. Selvitä, mitä maksun perusteena oleva myynti tarkoittaa

Suomi.fi kuvaa franchisingin kustannuksiin kuuluvaksi muun muassa liikevaihtoon perustuvan yhteistyömaksun. Yksittäisen ketjun sopimus ratkaisee kuitenkin, millä nimellä maksu peritään ja miten sen peruste määritellään. Ketjumaksu, yhteistyömaksu ja rojaltimaksu eivät nimikkeinä vielä kerro laskennan sisältöä.

Pyydä sopimukseen täsmällinen määritelmä maksun perusteesta. Jos tekstissä puhutaan liikevaihdosta, selvitä, tarkoitetaanko kirjanpidon liikevaihtoa vai erikseen määriteltyä myyntisummaa. Jos laskentapohja poikkeaa kirjanpidosta, poikkeamien on oltava tunnistettavissa ja laskettavissa.

Käy vähintään nämä kysymykset läpi:

• Lasketaanko maksu arvonlisäverottomasta vai verollisesta myynnistä?
• Vähennetäänkö asiakkaalle annetut alennukset, palautukset ja hyvitykset?
• Miten käsitellään peruuntuneet kaupat ja luottotappiot?
• Sisältyvätkö toimitusmaksut ja muut asiakkaalta veloitettavat erät perusteeseen?
• Millä tavalla mukaan luetaan yritysasiakkaiden myynti ja verkkokauppatilaukset?

Älä tyydy vastaukseen, että järjestelmä laskee kaiken automaattisesti. Järjestelmän asetusten pitää toteuttaa sovittua ehtoa, eivätkä asetukset saa korvata sopimuksen määritelmää. Pyydä myös tieto siitä, mistä raportista jokainen laskennan erä löytyy.

2. Testaa laskenta poikkeavilla myyntitapahtumilla

Tavallinen kassamyynti ei paljasta kaikkia tulkintaeroja. Pyydä ketjulta esimerkkilaskelmat erityisesti niistä myyntitavoista, joita suunnittelemassasi toimipisteessä käytetään. Tavoitteena on tarkistaa ketjumaksu, ei neuvotella tässä yhteydessä asiakkaiden maksujen tilitysaikataulua.

Esimerkiksi ulkopuolisen tilausalustan välittämässä kaupassa asiakkaan maksama hinta ja yrityksesi saama tilitys voivat erota toisistaan alustan palkkion vuoksi. Selvitä, lasketaanko ketjumaksu koko myynnistä vai palkkiolla vähennetystä määrästä. Kumpaakaan vaihtoehtoa ei pidä olettaa ilman sopimuksen tarkistamista.

Lahjakortista on puolestaan kysyttävä, syntyykö maksuvelvollisuus korttia myytäessä vai sitä käytettäessä. Jos kortti ostetaan yhdestä toimipisteestä ja käytetään toisessa, laskentasäännön pitää osoittaa, kumman yrittäjän maksupohjaan tapahtuma kuuluu. Tavoitteena on estää saman myynnin perusteeton laskeminen kahteen kertaan.

Testaa lisäksi kuukauden vaihtuminen: mitä tapahtuu, jos myynti kirjautuu yhdelle kuukaudelle mutta asiakas palauttaa tuotteen seuraavassa kuussa? Pyydä kirjallinen esimerkki siitä, milloin oikaisu näkyy ketjumaksussa. Näin näet myös, vastaavatko sopimus ja käytännön laskutus toisiaan.

3. Tunnista vähimmäismaksu ja muut laskentaa muuttavat ehdot

Liikevaihtoon sidottu maksu ei välttämättä jousta kokonaan myynnin mukana. Sopimuksessa voi olla vähimmäismaksu, kiinteä perusmaksu tai porrastus. Selvitä, korvaako vähimmäismaksu prosenttimaksun silloin, kun prosenttilaskennan tulos jää pienemmäksi, vai veloitetaanko eri maksuja rinnakkain.

Porrastetussa mallissa tarkista, koskeeko uusi prosentti kaikkea myyntiä vai vain rajan ylittävää osuutta. Kysy myös, tarkastellaanko rajaa kuukausittain, kalenterivuosittain vai sopimusvuosittain. Sama sanallinen kuvaus voi muuten johtaa hyvin erilaisiin laskuihin.

Tee ketjun vahvistamalla laskentatavalla kolme laskelmaa: hidas aloitus, tavanomainen toiminta ja vahva myyntijakso. Näytä jokaisessa sekä maksu euroina että sen osuus maksupohjasta. Vähimmäismaksun vaikutus tulee näin näkyväksi erityisesti hiljaisina kuukausina.

Tarkista vielä laskutuksen alkamispäivä. Alkaako jatkuva maksu allekirjoituksesta, perehdytyksestä vai toimipisteen avaamisesta? Sovi myös, miten osittainen ensimmäinen kuukausi käsitellään. Jos maksua tarkistetaan indeksillä tai muulla mekanismilla, pyydä laskentasääntö, tarkistusajankohta ja ilmoitusmenettely kirjallisina.

4. Sovi raportoinnista ja laskutusvirheen korjaamisesta

Maksun oikeellisuuden todentaminen edellyttää riittävää laskuerittelyä. Pyydä, että laskulla tai sen liitteellä näkyvät laskentakausi, käytetty maksupohja, sovellettu prosentti, mahdollinen vähimmäismaksu sekä hyvitykset ja muut oikaisut.

Sovi, mistä järjestelmästä luvut otetaan ja kuka korjaa virheellisen lähtötiedon. Jos kassajärjestelmän ja kirjanpidon summat eroavat, sopimuksen pitäisi auttaa ratkaisemaan ero eikä jättää yrittäjää kahden ristiriitaisen raportin varaan.

Kirjaa myös menettely laskun riitauttamiseen: kenelle huomautus lähetetään, missä ajassa se käsitellään ja miten hyväksytty korjaus hyvitetään. Älä oleta, että huomautus automaattisesti siirtää eräpäivää tai oikeuttaa jättämään koko laskun maksamatta. Pyydä näistä tilanteista selkeä sopimusehto.

Jos ostat jo toimivan franchiseyrityksen, vertaa myyjän ketjumaksulaskuja niiden pohjana oleviin myyntiraportteihin. Selvitä samalla, sovelletaanko sinuun samoja maksuehtoja vai uutta hinnastoa. Aiemman yrittäjän toteutunut maksu ei yksin osoita sinun tulevaa kustannustasi.

5. Ymmärrä sopimuksen ja Suomen lain työnjako

Suomessa ei ole erillistä franchisinglakia, franchisesopimusten pakollista rekisteröintijärjestelmää eikä franchisingia varten säädettyä vakiomuotoista ennakkotietoasiakirjaa. Maksuehdot perustuvat siksi keskeisesti osapuolten sopimukseen, jota arvioidaan yleisen lainsäädännön perusteella.

Oikeustoimilaki eli laki varallisuusoikeudellisista oikeustoimista sisältää sopimusten tekemistä ja kohtuuttomien ehtojen sovittelua koskevia sääntöjä. Sen 36 § mahdollistaa kohtuuttoman ehdon sovittelun tai huomiotta jättämisen tietyissä tilanteissa. Ostajan ei silti kannata hyväksyä epäselvää maksuehtoa myöhemmän sovittelun toivossa.

Laki sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa kieltää muun muassa harhaanjohtavia ilmaisuja elinkeinotoiminnassa. Myös kilpailulainsäädäntö voi tulla sovellettavaksi sopimuskokonaisuuteen. Yritystoimintaa varten tehtyyn franchisesopimukseen ei lähtökohtaisesti sovelleta kuluttajansuojaa. Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät laki tai korvike täsmälliselle maksuehdolle.

Käytännön muistilista: pyydä maksun määritelmä, esimerkkilasku ja oikaisumenettely kirjallisina. Allekirjoita vasta, kun sinä ja kirjanpitäjäsi pystytte toistamaan laskennan samoilla lähtötiedoilla.