Towar na start franczyzy: własność, wycena i niedobory

Pełne półki nie zawsze oznaczają majątek, który kupujesz wraz z punktem franczyzowym. Towary mogą należeć do dotychczasowego operatora, franczyzodawcy albo dostawcy, a sposób ich rozliczenia wpływa na potrzebną gotówkę i odpowiedzialność za straty. Dołączając do społeczności franczyzowej, sprawdź zapas równie dokładnie jak samą umowę. Najważniejsze ustalenia powinny znaleźć się w dokumentach przed wpłatą pieniędzy i odbiorem placówki.

1. Ustal, czy kupujesz towar, czy tylko go przechowujesz

Zacznij od prostego pytania: kto jest właścicielem każdej grupy produktów w dniu przejęcia punktu? Nie wystarczy odpowiedź, że towar jest „sieciowy”. Logo na opakowaniu, faktura dostawy i obecność produktu w systemie magazynowym nie muszą oznaczać tego samego tytułu prawnego.

Możesz kupować zapas na własny rachunek albo otrzymywać cudze produkty do sprzedaży według uzgodnionego modelu. W jednej placówce mogą występować równocześnie różne rozwiązania. Dlatego poproś o zestawienie obejmujące:

• właściciela towarów oraz dokument potwierdzający podstawę ich przekazania;
• moment przejścia własności i ryzyka przypadkowej utraty;
• termin oraz sposób zapłaty;
• zasady rozliczenia produktów niesprzedanych;
• ewentualne zastrzeżenie własności do czasu zapłaty.

Przy zakupie działającego punktu sprawdź, czy sprzedający rzeczywiście może sprzedać cały zapas. Towar należący do centrali nie powinien zostać bez wyjaśnienia wliczony do ceny majątku dotychczasowego franczyzobiorcy. Samo przekazanie kluczy nie rozstrzyga tych kwestii.

2. Uzgodnij wycenę i wpływ zapasu na gotówkę

Wartość magazynu w systemie nie musi odpowiadać kwocie, którą rozsądnie zapłacić za towar. Najpierw ustal podstawę wyceny: cenę zakupu, cenę po rabatach czy inną uzgodnioną wartość. Wyjaśnij również, czy prezentowane kwoty są netto czy brutto i jak będzie udokumentowana transakcja.

Oddziel produkty pełnowartościowe od uszkodzonych, niekompletnych, sezonowych oraz z krótkim terminem przydatności. Dla każdej kategorii uzgodnij przyjęcie bez zmian, obniżenie ceny albo wyłączenie z zakupu. Nie zakładaj, że centrala później odbierze niesprzedany zapas, jeśli nie wynika to z uzgodnionych warunków.

Poproś także o historię ruchu magazynowego. Duża liczba sztuk może oznaczać zarówno przygotowanie na popyt, jak i produkty, które od dawna nie znajdują nabywców. Porównaj daty dostaw z rzeczywistą sprzedażą poszczególnych pozycji.

Budżet otwarcia powinien uwzględniać nie tylko cenę pierwszego zatowarowania, lecz także termin jego zapłaty i koszt uzupełnień. Jeżeli musisz zapłacić, zanim sprzedasz produkty, potrzebujesz środków obrotowych. Z księgowym sprawdź również moment i zasady rozliczenia VAT; nie traktuj przyszłego odliczenia jako gotówki dostępnej od razu.

3. Zrób wspólną inwentaryzację przy przekazaniu

Przed odbiorem uzgodnij procedurę liczenia z osobą przekazującą towar oraz, jeśli jest to potrzebne, z centralą. Najbezpieczniej powiązać rozliczenie z faktycznie potwierdzonym stanem, a nie wyłącznie z wcześniejszym wydrukiem magazynowym.

Protokół powinien wskazywać datę i godzinę przekazania, uczestników, indeksy produktów, ilości, jednostki miary, stan jakościowy i uzgodnione wartości. Dla odpowiednich produktów dodaj partie oraz terminy przydatności. Towary obce oznacz oddzielnie, aby nie pomylić ich z kupowanym majątkiem.

Ustal sposób ujmowania sprzedaży, dostaw i zwrotów podczas liczenia. Bez takiej zasady część różnic może wynikać z ruchu towaru, a nie z rzeczywistych braków. Udokumentuj uszkodzenia zdjęciami i wskaż pozycje sporne w załączniku.

Nie podpisuj bez zastrzeżeń oświadczenia o zgodności całego zapasu, jeżeli nie było możliwości jego sprawdzenia. Uzgodnij termin zgłoszenia różnic niewykrywalnych przy odbiorze, sposób przedstawienia dowodów oraz zasady korekty rozliczenia. Warto przewidzieć, kto rozstrzyga rozbieżności i kiedy nastąpi zwrot nadpłaty.

4. Rozdziel odpowiedzialność za niedobory i straty

Własność towaru i odpowiedzialność za niego to odrębne zagadnienia. Możesz odpowiadać za powierzone produkty, mimo że nie stanowią twojego majątku. Przed podpisaniem umowy sprawdź, od którego momentu przejmujesz odpowiedzialność i na jakich zasadach ustala się wysokość szkody.

Osobno omów kradzieże, uszkodzenia podczas transportu, awarię chłodzenia, przeterminowanie oraz wycofanie wadliwej partii. Każde zdarzenie może wymagać innych dowodów i innej procedury. Zapytaj, kto zgłasza szkodę, zabezpiecza produkty i zatwierdza ich utylizację.

Nie przyjmuj, że polisa centrali automatycznie chroni twój punkt. Sprawdź zakres ubezpieczenia, udział własny, wyłączenia i to, czy obejmuje ono towary należące do innych podmiotów. Negocjuj możliwość weryfikacji dokumentów przed obciążeniem cię kosztem niedoboru oraz wyłączenie odpowiedzialności za braki sprzed przekazania.

5. Oddziel umowę od obowiązków księgowych

W Polsce franczyza nie ma odrębnej, kompleksowej regulacji ustawowej. Umowa franczyzy jest umową nienazwaną, opartą na zasadzie swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Do rozliczeń zapasu mają zastosowanie odpowiednie przepisy cywilne, podatkowe i rachunkowe, zależnie od modelu współpracy oraz sposobu prowadzenia ksiąg.

Protokół przekazania nie zastępuje automatycznie wymaganego spisu z natury. Przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów towary obce znajdujące się w zakładzie obejmuje się spisem, lecz nie wycenia; należy wskazać, czyją stanowią własność. Przy innych zasadach ewidencji sposób ujęcia trzeba ustalić z księgowym.

Praktyczny wniosek: przed zapłatą za zapas uzgodnij trzy rzeczy: czyj jest towar, ile rzeczywiście jest wart i kto ponosi koszt różnic. Potwierdź je umową oraz wspólnym protokołem odbioru.