Manwal ng Operasyon Bago Iprangkisa ang Negosyo

Kung umaandar lamang nang maayos ang negosyo kapag naroon ka, hindi pa sapat ang kaalaman mo para maipasa ito sa ibang negosyante. Bago mag-alok ng prangkisa sa Pilipinas, gawing malinaw at nasusubok na manwal ang araw-araw na operasyon. Sa komunidad ng pagnenegosyo sa prangkisa, ito ang tulay mula sa personal mong diskarte tungo sa sistemang kayang ulitin ng iba.

1. Itala ang tunay na gawain, hindi ang inaakalang proseso

Magsimula sa pagmamasid sa isang karaniwang araw ng negosyo. Sundan ang pagbubukas, pagtanggap ng produkto, pagseserbisyo, paghawak ng pera, paglilinis, at pagsasara. Isama ang mga gawaing ikaw lamang ang nakaaalam, gaya ng pag-apruba sa kapalit na sangkap o pagharap sa reklamong hindi kayang lutasin ng tauhan.

Huwag munang magsulat ng makapal na dokumento. Gumawa ng talaan ng mga prosesong may pinakamalaking epekto sa kaligtasan, kalidad, salapi, at karanasan ng mamimili. Unahin ang mga ito bago ang maliliit na detalye sa ayos ng tindahan.

Sa bawat proseso, sagutin ang sumusunod:

• Sino ang responsable? Tukuyin ang tungkulin, hindi lamang ang pangalan ng kasalukuyang tauhan.
• Kailan ito ginagawa? Ilahad ang takdang oras o pangyayaring nagpapasimula ng gawain.
• Ano ang mga hakbang? Gumamit ng maiikling utos na nasa tamang pagkakasunod.
• Ano ang katibayan ng pagkumpleto? Maaaring talaan, litrato, resibo, o lagda ng tagasuri.
• Ano ang gagawin kapag may problema? Sabihin kung kailan ihihinto ang gawain at kanino hihingi ng pasya.

Halimbawa, kulang ang “suriing mabuti ang delivery.” Mas kapaki-pakinabang ang tagubiling ihambing ang bilang sa dokumento ng paghahatid, siyasatin ang kondisyon, itala ang kakulangan, at ihiwalay ang produktong hindi pumasa.

2. Ihiwalay ang pamantayan sa maaaring baguhin

Hindi lahat ng nakasanayan sa unang tindahan ay kailangang kopyahin. Maaaring magkaiba ang laki ng lugar, oras ng pagdating ng suplay, o dami ng mamimili. Dapat malinaw kung ano ang hindi maaaring baguhin at kung saan maaaring umangkop ang tagapamahala.

Igrupo ang nilalaman ng manwal sa tatlong uri:

• Sapilitang pamantayan: kaligtasan, kalidad ng produkto, wastong paggamit ng tatak, at pag-iingat ng salapi.
• Maaaring iangkop: iskedyul ng gawain at paghahati ng tungkulin, basta natutupad ang itinakdang resulta at batas sa paggawa.
• Nangangailangan ng pahintulot: bagong tagapagtustos, pagbabago sa produkto, o lokal na promosyon na gumagamit ng tatak.

Maglakip ng mga halimbawang larawan at simpleng pormularyo kung nakatutulong. Para sa sensitibong impormasyon, gaya ng pormula o pahintulot sa sistema ng pagbabayad, limitahan ang makakakita ayon sa tungkulin. Hindi kailangang makuha ng bawat empleyado ang buong manwal.

Lagyan ang bawat bahagi ng petsa, bilang ng bersiyon, at taong may awtoridad na mag-apruba. Sa ganitong paraan, hindi magkakasabay na susundin ng mga sangay ang magkaibang tagubilin.

3. Subukan ang manwal nang hindi ikaw ang nagpapatakbo

Ang pinakamahalagang pagsusulit ay hindi kung maganda ang pagkakasulat, kundi kung gumagana ito sa kamay ng iba. Pumili ng tagapamahalang hindi umaasa sa iyong personal na paliwanag. Sanayin siya gamit ang manwal, saka hayaang mamahala habang nagmamasid ka at nananatiling handang umalalay sa usaping pangkaligtasan.

Saklawin ang karaniwang operasyon at makatotohanang aberya: kulang na tauhan, naantalang suplay, reklamo, sirang kagamitan, at diperensiya sa bilang ng imbentaryo. Huwag sadyang lumikha ng mapanganib na sitwasyon; maaaring gumamit ng talakayang pagsasanay para rito.

Itala ang bawat pagkakataong kailangan kang tawagan. Kulang ba ang tagubilin? Hindi malinaw ang awtoridad? O hindi sapat ang pagsasanay? Magkakaiba ang lunas sa mga ito.

Sukatin ang mga resultang mahalaga sa iyong negosyo, gaya ng pagkakamali sa order, nasasayang na produkto, pagkakaiba sa salapi, at oras ng paglutas ng reklamo. Magtakda ng sariling pamantayan batay sa aktuwal na operasyon, hindi sa hinulaang bilang. Ulitin ang pagsubok matapos baguhin ang manwal. Walang iisang itinakdang haba ng pagsubok na angkop sa lahat ng negosyo.

4. Itugma ang manwal sa kasunduan at batas

Walang iisang komprehensibong batas sa Pilipinas na sumasaklaw sa lahat ng prangkisa, ngunit hindi ibig sabihing walang regulasyon. Mahalaga ang Kodigo Sibil sa mga kontrata at ang Kodigo sa Ari-ariang Intelektuwal, o Batas Republika Blg. 8293, sa tatak at paglilisensiya.

Ang Kautusang Tagapagpaganap Blg. 169, serye ng 2022, ay nagtatakda ng mga minimum na probisyon para sa mga kasunduang prangkisa sa mga tumatanggap na mikro, maliit, at katamtamang negosyo. Kabilang dito ang malinaw na mga karapatan at obligasyon ng magkabilang panig. Inaatasan din nito ang DTI na lumikha ng rehistro ng mga kaugnay na kasunduan; kumpirmahin sa DTI ang kasalukuyang pamamaraan at naaangkop na pagsunod.

Ipasuri sa abogadong may karanasan sa prangkisa kung paano isasama sa kasunduan ang obligasyong sundin ang manwal. Linawin ang proseso ng pagbabago, pagbibigay-abiso, pagsasanay, at pagwawasto ng paglabag. Hindi dapat gamitin ang manwal upang palihim na baguhin ang napagkasunduang mahahalagang karapatan.

Praktikal na hakbang: Pumili ng isang kritikal na proseso, isulat ito, at ipagawa sa ibang tao nang walang pasalitang gabay. Ang mga tanong niya ang unang listahan ng kailangan mong ayusin bago magpalawak.