Manwal ng Operasyon Bago Iprangkisa ang Negosyo

Kapag ikaw lamang ang nakaaalam kung paano patatakbuhin ang negosyo, mahirap itong ipasa sa ibang may-ari. Bago mag-alok ng prangkisa sa Pilipinas, kailangan mong gawing malinaw na mga tagubilin ang mga gawaing nakasanayan mo na. Ang manwal ng operasyon ay hindi palamuti sa alok: ito ang pang-araw-araw na gabay upang makapagtrabaho nang pare-pareho ang mga kasapi ng iyong komunidad ng prangkisa.

1. Isaayos ang manwal ayon sa aktuwal na trabaho

Huwag magsimula sa mahabang kasaysayan ng tatak. Unahin ang mga gawaing kailangang maisagawa ng isang bagong tagapamahala mula pagbubukas hanggang pagsasara ng tindahan. Isulat ang tunay na pagkakasunod-sunod ng trabaho, hindi ang inaakala mong ginagawa ng mga empleyado.

Maaaring hatiin ang nilalaman sa pagbubukas, paghahanda, pagtanggap ng kostumer, pagproseso ng transaksiyon, paglilinis, at pagsasara. Para sa negosyong nagbibigay ng serbisyo, maaaring sundan ang daloy mula pagtanggap ng iskedyul hanggang pagkumpleto at pagpapatunay ng serbisyo.

Bago magsulat, obserbahan ang isang buong araw ng operasyon. Itala kung kailan humihingi ng tulong ang mga tauhan, anong pasiya ang laging umaabot sa may-ari, at aling hakbang ang madalas makalimutan. Ito ang mga puwang na kailangang punan ng manwal.

Gumawa muna ng talaan ng mga pamamaraan. Sa bawat isa, tukuyin ang gagawa, ang kahalili kapag wala siya, at ang rekord na maiiwan. Nakakatulong itong makita kung may gawaing walang malinaw na responsable o may dalawang taong nag-aakalang ang isa ang kikilos.

2. Gumamit ng iisang hulma para sa bawat pamamaraan

Mas madaling gamitin ang manwal kung pare-pareho ang ayos ng bawat tagubilin. Sa halip na mahahabang talata, gumawa ng maiikling hakbang na may malinaw na simula at katapusan.

Isama sa bawat pamamaraan ang sumusunod:

• Layunin: Anong resulta ang kailangang makamit?
• Pananagutan: Sino ang gagawa at sino ang maaaring magpahintulot ng pagbubukod?
• Kagamitan at paghahanda: Ano ang dapat nakahanda bago magsimula?
• Mga hakbang: Ano ang gagawin, at sa anong pagkakasunod-sunod?
• Palatandaan ng pagkumpleto: Paano malalaman kung tama at tapos na ang trabaho?
• Paglihis at pag-uulat: Ano ang gagawin kapag hindi masunod ang karaniwang proseso?

Halimbawa, kulang ang tagubiling “tiyaking handa ang tindahan.” Mas kapaki-pakinabang ang magkakahiwalay na hakbang para suriin ang kalinisan, paganahin ang kinakailangang kagamitan, ihanda ang lugar ng serbisyo, at itala ang anumang problemang hahadlang sa pagbubukas.

Iwasan ang mga salitang “sapat,” “maayos,” o “mabilis” kung walang paliwanag. Kung kailangan ng takdang dami, oras, o kondisyon, ilagay ang pamantayang napatunayan sa sariling operasyon. Huwag manghula ng sukatan para lamang magmukhang kumpleto ang dokumento.

3. Subukin kung mauunawaan nang walang paliwanag ng may-ari

Ang pagsusuri rito ay nakatuon sa linaw ng dokumento, hindi sa kakayahang kumita ng sangay. Pumili ng empleyadong may sapat na batayang kasanayan ngunit hindi siyang sumulat ng pamamaraan. Ipagawa ang isang karaniwang gawain gamit lamang ang nakasulat na gabay, habang may angkop na pagbabantay.

Huwag agad magpaliwanag kapag may tanong. Itala muna kung aling salita, larawan, o hakbang ang hindi malinaw. Kung kailangang sumingit ang may-ari upang matapos ang gawain, maaaring may kaalamang hindi pa naisusulat.

Para sa gawaing may panganib sa kalusugan, kaligtasan, pera, o datos, huwag hayaang magkamali para lamang masubok ang dokumento. Gumamit ng ligtas na pagsasadula o pagsusuri sa mesa.

Pagkatapos, baguhin ang tagubilin at ipabasa muli. Maaaring makatulong ang litrato ng tamang pagkakaayos, halimbawa ng napunang talaan, o simpleng gabay na “kung ganito ang nangyari, ito ang susunod na hakbang.” Lagyan ng petsa at pagkakakilanlan ng bersiyon ang bawat pamamaraan upang madaling matukoy ang ginagamit na kopya.

4. Linawin ang hangganan ng manwal at kasunduan

Ang manwal ay nagpapaliwanag kung paano gagawin ang trabaho. Hindi ito dapat maging taguan ng bayarin, bagong obligasyon, o kapangyarihang hindi malinaw sa kasunduan ng prangkisa.

Walang iisang komprehensibong batas na sumasaklaw sa lahat ng aspekto ng prangkisa sa Pilipinas. Gayunman, ang Kautusang Tagapagpaganap Blg. 169, serye ng 2022, ay nagtatakda ng pinakamababang probisyon at pagpaparehistro sa DTI ng mga kasunduang saklaw nito para sa mga mikro, maliit, at katamtamang negosyong tumatanggap ng prangkisa. Kabilang sa mga kailangang linawin ang pananagutan ng magkabilang panig at tulong na ibibigay ng nagpapaprangkisa. Hindi kapalit ng mga probisyong iyon ang pagkakaroon ng manwal.

Mahalaga rin ang Kodigo Sibil sa mga obligasyong kontraktuwal at ang Kodigo sa Ari-ariang Intelektuwal sa paggamit ng tatak at paglilipat ng kaalaman. Ipasuri sa abogado kung paano tinutukoy ng kasunduan ang manwal at ang saklaw ng pagsunod dito.

Praktikal na baon: Pumili ng isang madalas gawin ngunit laging ipinapaliwanag ng may-ari. Isulat, ipagamit, at ayusin ito. Ulitin hanggang ang pang-araw-araw na operasyon ay may malinaw na gabay, hindi umaasa sa iyong presensiya.