Omzetgegevens delen met je eerste franchisenemer

Als je een bestaand bedrijf omzet in een franchiseformule, worden je verkoopcijfers onderdeel van een samenwerking tussen zelfstandige ondernemers. Een kassa die voor jou voldoende inzicht geeft, biedt je eerste franchisenemer niet automatisch dezelfde duidelijkheid. Regel daarom vóór de start welke omzetgegevens beschikbaar komen, hoe je die berekent en wie fouten herstelt. Transparante informatie helpt je franchisegemeenschap om op basis van dezelfde feiten te werken.

1. Maak informatievoorziening een concrete afspraak

Nederland kent de Wet franchise, die sinds 1 januari 2021 van kracht is en is opgenomen in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. Deze wet verplicht de franchisegever om vóór het sluiten van de franchiseovereenkomst informatie te verstrekken over de samenwerking. Daaronder valt hoe, hoe vaak en in welke mate de franchisenemer toegang krijgt tot omzetgerelateerde gegevens die voor diens bedrijfsvoering relevant zijn.

Dat is iets anders dan alleen vooraf historische vestigingscijfers overhandigen. Je moet ook duidelijk maken hoe de informatievoorziening tijdens de samenwerking werkt. Een algemene belofte als ‘je krijgt inzicht via ons systeem’ laat te veel vragen open.

Beschrijf daarom vooraf:

• welke gegevens de franchisenemer kan bekijken en downloaden;
• hoe actueel die gegevens zijn;
• welke verkoopkanalen en transacties erin zitten;
• welke beperkingen het systeem heeft;
• wie vragen over afwijkingen behandelt.

Deze beschrijving hoort bij de vooraf te verstrekken informatie. Houd rekening met de wettelijke termijn van ten minste vier weken vóór het sluiten van de franchiseovereenkomst. Laat een franchisejurist controleren of je afspraken en informatieverstrekking aansluiten op de wet. Een softwaredemonstratie vervangt geen duidelijke schriftelijke uitleg.

2. Spreek eerst af wat je onder omzet verstaat

Bij één eigen vestiging kun je een onduidelijk cijfer vaak uit het hoofd verklaren. Met een zelfstandige franchisenemer werkt dat niet meer. Dezelfde rapportage kan verschillende uitkomsten opleveren als de één bedragen inclusief btw leest en de ander exclusief btw rekent.

Maak een beknopte begrippenlijst voor alle rapportages. Leg bijvoorbeeld vast hoe je omgaat met kortingen, retouren, geannuleerde bestellingen, cadeaubonnen en verkopen via externe platforms. Onderscheid de verkoopdatum van het moment waarop het geld wordt ontvangen.

Een praktisch voorbeeld: een klant bestelt via een centraal kanaal, haalt het product bij de franchisevestiging op en krijgt later een gedeeltelijke terugbetaling. Zonder afspraken kan de oorspronkelijke verkoop in het ene overzicht staan en de terugbetaling uitsluitend in het andere. Dan lijken twee correcte rapporten elkaar tegen te spreken.

Beschrijf voor zulke situaties waar de transactie zichtbaar wordt en hoe correcties terugkomen. Stem de administratieve verwerking af met je accountant. Als omzet ook de grondslag vormt voor een franchisevergoeding, moet de rapportagedefinitie aansluiten op de contractuele berekening. Dit gaat niet over de hoogte van die vergoeding, maar over een controleerbare basis.

3. Richt toegang in rond de zelfstandige ondernemer

Begin niet bij wat je software allemaal kan, maar bij wat de franchisenemer nodig heeft. Die moet de eigen bedrijfsvoering kunnen volgen en cijfers kunnen bespreken met een boekhouder of adviseur. Alleen een totaalcijfer op een scherm is daarvoor vaak onvoldoende.

Maak een toegangsmatrix: een eenvoudig overzicht van gebruikers, gegevens en bevoegdheden. Geef daarin aan wie cijfers mag bekijken, downloaden of corrigeren. Scheid de toegang van de franchisenemer van die van medewerkers en formulebegeleiders.

Leg ook vast wat er gebeurt bij een storing, een systeemwissel of het einde van de samenwerking. Kan de ondernemer de eigen administratie tijdig exporteren? Wie bewaart welke gegevens? En wie betaalt voor noodzakelijke toegang of aanvullende rapportages? Maak eventuele kosten vooraf inzichtelijk.

Omzetinformatie hoeft niet altijd persoonsgegevens te bevatten. Deel bij voorkeur totalen wanneer klantgegevens niet nodig zijn. Zodra rapportages herleidbare klant- of personeelsgegevens bevatten, is ook de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) relevant. Bepaal dan de privacyrollen en toegangsrechten; neem niet automatisch aan dat de franchisegever voor iedere gegevensstroom verwerker is.

4. Test de rapportage vóór de eerste aansluiting

Gebruik je bestaande bedrijf om de informatievoorziening praktisch te testen. Laat iemand die niet dagelijks met jouw administratie werkt een rapportage lezen en vergelijken met de onderliggende transacties. Kan die persoon zelfstandig verklaren hoe het totaal is opgebouwd?

Test niet alleen gewone verkopen, maar ook een retour, een korting, een online bestelling en een correctie na maandafsluiting. Controleer of exports dezelfde uitkomst geven als het scherm en of wijzigingen achteraf herkenbaar blijven.

Maak vervolgens een korte procedure voor afwijkingen. Daarin staan het aanspreekpunt, de benodigde bewijsstukken en de manier waarop een correctie wordt vastgelegd. Spreek een haalbare reactietermijn af en voorkom dat verschillende versies van hetzelfde overzicht blijven circuleren.

Praktische kern: bepaal eerst welke omzetinformatie je franchisenemer nodig heeft, leg definities en toegang vast en test daarna het systeem. Beloof alleen inzicht dat je vanaf de eerste werkdag daadwerkelijk kunt leveren.