Franchising-yrittäjän tutustumispäivä: sovi rajat ja vastuut

Kun muutat nykyistä yritystäsi franchising-yhteisöksi, yrittäjäehdokkaan kannattaa nähdä myös tavallinen työpäivä. Suomi.fi kuvaa koetyöskentelyn yhdeksi mahdolliseksi osaksi ketjuun tutustumista. Käytännön järjestely vaatii kuitenkin harkintaa: toiminnan seuraaminen ja yritykselle tehtävä työ eivät ole sama asia. Hyvin valmisteltu tutustumispäivä auttaa molempia arvioimaan yhteistyötä ilman epäselvyyttä korvauksista, vastuista tai sitoutumisesta.

1. Määrittele, mitä tutustumispäivän pitää näyttää

Tutustumispäivän tarkoitus ei ole saada ylimääräistä käsiparia kiireiseen vuoroon. Sen tehtävänä on näyttää, millaista konseptin mukainen yrittäjän arki todella on. Ehdokkaan pitää voida arvioida, sopivatko työn sisältö, päivärytmi ja yhteiset toimintatavat hänen tavoitteisiinsa.

Valitse päivä, joka edustaa toimintaa mahdollisimman rehellisesti. Pelkkä rauhallinen esittelyhetki voi peittää työn kuormittavuuden, mutta poikkeuksellinen ruuhkapäivä ei yksin kuvaa normaalia arkea. Kerro etukäteen, onko kyse tavallisesta päivästä vai erityistilanteesta ja mitä ehdokas sen aikana näkee.

Laadi ohjelma esimerkiksi seuraavien kysymysten ympärille:

• Miten päivä käynnistetään ja tehtävät asetetaan tärkeysjärjestykseen?
• Missä tilanteissa yrittäjä tekee itsenäisiä päätöksiä?
• Mitkä toimintatavat ovat kaikille yhteisiä ja miksi?
• Miten asiakastyö, hallinto ja henkilöstön ohjaaminen jakavat aikaa?
• Millaista apua yrittäjä tarvitsee ketjulta tavallisen päivän aikana?

Näytä myös näkymätön työ: valmistelut, tilausten tarkistaminen, työvuorojen suunnittelu ja päivän päättäminen. Asiakastilassa vietetty tunti ei välttämättä paljasta yrittäjän todellista työmäärää.

Jos toimipistettä johtaa perustaja itse, kerro avoimesti hänen poikkeavista tehtävistään. Konseptin kehittäminen ja koko yhteisön tukeminen eivät välttämättä kuulu tulevan paikallisen yrittäjän arkeen. Ehdokkaan on tärkeää erottaa nämä roolit toisistaan.

2. Erota havainnointi ja työnteko ennen vierailua

Selkein tutustumispäivä perustuu seuraamiseen, keskusteluun ja erillisiin harjoituksiin. Ehdokas voi esimerkiksi käydä läpi kuvitteellisen asiakastilanteen tai suunnitella esimerkkipäivän tehtäväjärjestyksen. Hänen ei tarvitse palvella oikeita asiakkaita tai tuottaa yritykselle myytävää palvelua osoittaakseen kiinnostuksensa.

Jos ehdokas osallistuu varsinaiseen työhön, järjestelyn oikeudellinen luonne on arvioitava etukäteen. Työsopimuslain mukainen työsuhde voi syntyä, kun työsuhteen tunnusmerkit täyttyvät. Pelkkä nimitys ”tutustuminen” tai ”koetyöskentely” ei ratkaise asiaa. Myöskään korvauksesta vaikeneminen ei yksin sulje työsopimuslain soveltamista pois.

Älä sekoita yrittäjäehdokkaan vierailua työsuhteen koeaikaan tai työvoimaviranomaisen kanssa sovittavaan työkokeiluun. Niillä on omat edellytyksensä. Jos tarkoituksena on teettää oikeaa työtä, selvitä asiantuntijan kanssa sopimus, palkkaus, mahdollinen työehtosopimus ja työnantajavelvoitteet ennen aloitusta.

Suomessa ei ole erillistä franchisinglakia, lakisääteistä franchising-rekisteriä eikä erityistä franchisingin ennakkotietomenettelyä. Sopimussuhteeseen vaikuttavat muun muassa oikeustoimilaki, kilpailulaki ja laki sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa. Tutustumispäivän järjestelyihin voivat lisäksi soveltua työsopimuslaki, työturvallisuuslaki ja tietosuojasäännökset toiminnan todellisen sisällön mukaan.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät laki. Niiden huomioiminen tukee vastuullista yhteistyön valmistelua, mutta ei korvaa työskentelyn oikeudellisen aseman selvittämistä.

3. Kirjaa päivän rajat, turvallisuus ja tiedonsaanti

Tee lyhyt kirjallinen tutustumissuunnitelma ja lähetä se ehdokkaalle ennen vierailua. Suunnitelma ei saa olla muodollinen vastuuvapauspaperi, vaan käytännön ohje siitä, mitä tehdään ja mitä ei tehdä. Varmista myös, että päivän ohjaaja ja muu henkilöstö tuntevat sovitut rajat.

Kirjaa ainakin:

• päivän tavoite, aikataulu ja nimetty yhteyshenkilö
• seurattavat tilanteet ja mahdolliset harjoitukset
• tehtävät, joihin ehdokas ei osallistu
• mahdollinen korvaus sekä matka- ja ruokailukulujen käsittely
• turvallisuusohjeet ja vakuutusturvan tarkistaminen
• salassapito ja mahdollisuus keskeyttää vierailu.

Tarkista vakuutusyhtiöltä, miten suunniteltu vierailu tai työskentely kuuluu vakuutusturvan piiriin. Älä oleta, että yrityksen nykyinen vakuutus kattaa automaattisesti kaikki osallistujat ja tehtävät. Vakuutus ei myöskään korvaa turvallista toteutusta tai mahdollisia lakisääteisiä velvollisuuksia.

Rajaa pääsy asiakas- ja henkilöstötietoihin. Käytä harjoituksissa kuvitteellisia tietoja ja vältä henkilökohtaisten käyttäjätunnusten lainaamista. Salassapitositoumus ei itsessään anna oikeutta näyttää henkilötietoja ulkopuoliselle.

Pidä ehdokas poissa vaarallisista työvaiheista, ellei osallistumisen edellytyksiä ole asianmukaisesti selvitetty. Esimerkiksi laitteiden käyttöä ei pidä kokeilla vain siksi, että tehtävä näyttää kokeneen työntekijän tekemänä helpolta.

4. Pura kokemus ilman allekirjoituspainetta

Varaa päivän loppuun rauhallinen keskustelu. Pyydä ensin ehdokasta kuvaamaan havaintonsa: mikä yllätti, mikä tuntui mielekkäältä ja mikä herätti epäilyksiä? Näin saat tietoa siitä, välittyikö konseptin arki sellaisena kuin tarkoitit.

Käykää sitten läpi ero vierailijan ja itsenäisen yrittäjän vastuiden välillä. Ohjaajan tukemana nähty päivä ei vielä osoita, miltä vastuu rahoituksesta, henkilöstöstä ja liiketoiminnan riskistä tuntuu. Tutustuminen ei myöskään ole lupaus tulevan yrityksen kannattavuudesta.

Kirjaa avoimet kysymykset ja sopikaa, kuka selvittää ne. Älä tee samana päivänä allekirjoittamisesta osallistumisen ehtoa. Molemmille pitää jäädä mahdollisuus arvioida kokemusta ja päättää, jatkuvatko keskustelut.

Kerää lisäksi palaute itse järjestelystä. Jos ehdokkaat ymmärtävät toistuvasti saman tehtävän väärin, korjaa esittelyä tai ohjelmaa. Näin tutustumispäivästä tulee johdonmukainen osa franchising-yhteisön rakentamista eikä perustajan improvisoima kierros.

Käytännön muistutus: määrittele ensin, seuraako ehdokas toimintaa vai tekeekö hän työtä. Sovi sen jälkeen kirjallisesti päivän sisältö, oikeudellinen järjestely ja vastuut ennen kuin vierailu alkaa.