Franchising-ketjun markkinointirahasto: sovi käytöstä ja seurannasta

Kun muutat nykyistä yritystäsi franchising-yhteisöksi, oma markkinointibudjettisi muuttuu yhteiseksi vastuunjaoksi. Yrittäjiltä kerättävää markkinointirahaa ei kannata käsitellä vain uutena maksuna: sen tarkoituksen, käyttökohteiden ja seurannan pitää olla ymmärrettäviä ennen ensimmäistä sopimusta. Tässä oppaassa markkinointirahastolla tarkoitetaan yhteiseen markkinointiin kerättäviä varoja, ei automaattisesti erillistä oikeushenkilöä tai suojattua rahastoa.

1. Erota yhteinen markkinointi omasta kasvustasi

Nykyisen yrityksesi markkinointimenot voivat sisältää kuluttajamainontaa, verkkosivujen ylläpitoa, yrittäjähankintaa ja uusien paikkakuntien tunnettuuden rakentamista. Kun mukaan tulee itsenäisiä franchising-yrittäjiä, näiden kulujen rahoittajasta pitää sopia erikseen. Kaikki ketjun kasvua palveleva työ ei automaattisesti kuulu yrittäjien yhteiseen markkinointibudjettiin.

Aloita käymällä nykyiset markkinointilaskut läpi. Luokittele jokainen meno sen mukaan, hyödyttääkö se yhteistä asiakashankintaa, yksittäistä toimipistettä vai franchising-antajan yrittäjärekrytointia. Näin tunnistat myös kulut, joiden jakoperuste on vielä epäselvä.

Laadi tämän pohjalta kirjallinen käyttötarkoitus. Yhteisillä varoilla voidaan sovitusti rahoittaa esimerkiksi yhteisiä kampanjoita, kuvapankkia, markkinointimateriaaleja ja asiakkaille suunnatun verkkosivuston kehittämistä. Paikallinen avajaismainonta voidaan puolestaan jättää yrittäjän vastuulle tai sille voidaan määritellä yhteinen tukiosuus.

Rajaa erityisen tarkasti yrittäjärekrytointi. Uusien yrittäjien hankkiminen kasvattaa franchising-antajan liiketoimintaa, mutta ei välttämättä tuo nykyiselle yrittäjälle asiakkaita. Käytännöllinen lähtökohta on pitää rekrytointimainonta erillään yhteisestä asiakasmarkkinoinnista. Jos muuta sovitaan, käyttötarkoituksen on käytävä selvästi ilmi.

Määrittele myös, osallistuvatko omat toimipisteesi yhteiseen budjettiin ja millä perusteella. Läpinäkyvä kohtelu rakentaa luottamusta jo ennen kuin yhteisö kasvaa.

2. Vie rahaston periaatteet sopimukseen

Suomessa ei ole erityistä franchising-lakia, lakisääteistä franchising-rekisteriä eikä franchisingille säädettyä määrämuotoista ennakkotietoasiakirjaa. Sopimussuhteessa sovelletaan muun muassa oikeustoimilakia, lakia elinkeinonharjoittajien välisten sopimusehtojen sääntelystä, kilpailulakia sekä lakia sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa. Oikeustoimilain nojalla kohtuutonta sopimusehtoa voidaan sovitella.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät laki. Ne tukevat avointa ja asianmukaista toimintaa franchising-yhteisössä, mutta eivät korvaa täsmällisiä sopimusehtoja. Erityisen ennakkotietolain puuttuminen ei myöskään oikeuta antamaan harhaanjohtavaa kuvaa yhteisen markkinoinnin sisällöstä tai hyödyistä.

Kirjaa franchising-sopimukseen tai sen yksilöityyn liitteeseen ainakin:

• mihin tarkoituksiin markkinointivaroja saa käyttää ja mitä niiden ulkopuolelle jää;
• kuka hyväksyy budjetin ja päättää hankinnoista;
• miten maksun peruste, laskutus ja mahdolliset muutokset määräytyvät;
• saako varoista kattaa omaa henkilöstötyötä tai hallinnollisia kuluja;
• miten käyttämättä jääneet varat ja budjettiylitykset käsitellään;
• mitä yrittäjälle raportoidaan ja milloin.

Kuvaa lisäksi, miten yrittäjän sopimuksen päättyminen vaikuttaa jo maksettuihin varoihin. Älä jätä palautusoikeutta tai sen puuttumista oletuksen varaan. Anna ehdokkaalle mahdollisuus tutustua järjestelyyn ennen sitoutumista.

Pelkkä käsikirjan maininta yhteisestä mainonnasta ei ole hyvä perusta avoimelle maksuvelvollisuudelle. Tarkistuta sopimuksen, budjettimallin ja yrittäjälle annettavan esittelyn keskinäinen johdonmukaisuus juristilla.

3. Rakenna päätöksenteko ilman katteettomia lupauksia

Yhteinen markkinointi ei tarkoita, että jokainen yrittäjä saa joka kuukausi täsmälleen maksuaan vastaavan määrän mainosnäyttöjä tai asiakkaita. Valtakunnallinen tunnettuus, verkkosivut ja yhteiset materiaalit hyödyttävät toimipisteitä eri tavoin. Kerro tästä avoimesti ja määrittele, millä perusteilla kampanjoita kohdennetaan.

Laadi budjetti, jossa erotat jatkuvat peruskulut, kampanjat ja mahdollisen varauksen odottamattomiin tarpeisiin. Kuvaa jokaiselle kokonaisuudelle tavoite: esimerkiksi tunnettuuden lisääminen, tarjouspyyntöjen saaminen tai uuden palvelun esittely. Älä lupaa tiettyä myyntitulosta, jota et voi varmistaa.

Yrittäjien kuuleminen ja lopullinen päätösvalta ovat eri asioita. Voit pyytää yrittäjiltä kampanjaehdotuksia ja palautetta samalla, kun franchising-antaja vastaa budjetin toteuttamisesta. Kerro selvästi, missä asioissa palaute ohjaa valmistelua ja missä asioissa yrittäjillä on sovittu hyväksymisoikeus.

Sovi myös yhteisten ja paikallisten kampanjoiden yhteensovittamisesta. Yrittäjän pitää tietää riittävän ajoissa, mitä materiaaleja hän saa, mitä hänen odotetaan tekevän ja syntyykö toteutuksesta paikallisia lisäkuluja. Yhteinen kampanja ei saa muuttua yllätyslaskuksi.

Jos hankit palveluja omalta tai lähipiirisi yritykseltä, tee hankintaperuste ja kustannus näkyväksi. Vertailukelpoiset tarjoukset ja kirjattu hyväksyntä auttavat osoittamaan, että ratkaisu palvelee yhteistä markkinointia.

4. Tee varojen käytöstä helposti tarkistettavaa

Järjestä markkinointivarojen seuranta kirjanpidossa omaksi kustannuspaikakseen tai muulla selkeästi erotettavalla tavalla. Erillinen pankkitili voi helpottaa seurantaa, mutta se ei yksin muodosta yrittäjille omistusoikeutta varoihin eikä suojaa niitä franchising-antajan velkojilta. Vältä siksi esittelyissä mielikuvaa juridisesti erillisestä rahastosta, ellei sellaista todella ole perustettu.

Sovi kirjanpitäjän kanssa maksujen, kulujen ja arvonlisäveron käsittelystä järjestelyn todellisen sisällön perusteella. Rahasto-nimitys ei itsessään ratkaise kirjanpitoa tai verotusta.

Toimita yrittäjille sovituin väliajoin tiivis raportti. Näytä kerätyt maksut, toteutuneet kulut, sitoumukset tuleviin hankintoihin sekä budjetin ja toteuman erot. Erota raportissa rahankäyttö kampanjoiden tuloksista: mainosnäyttöjen määrä ei kerro, paljonko rahaa on jäljellä, eikä tilin saldo kerro markkinoinnin onnistumisesta.

Käsittele myös epäonnistumiset. Jos kampanja ei tuottanut odotettua kiinnostusta, kerro, mitä muutetaan seuraavalla kerralla. Näin raportointi tukee oppimista eikä jää pelkäksi kulujen puolusteluksi.

Käytännön muistilista: ennen ensimmäisen markkinointimaksun laskuttamista varmista kirjallinen käyttötarkoitus, sovittu päätösvalta ja toimiva raporttipohja. Yhteinen raha tarvitsee yhteisesti ymmärrettävät säännöt.