Franchising-maksujen raportointi: määrittele laskentapohja

Kun muutat toimivan yrityksesi franchising-yhteisöksi, liikevaihtoon sidotun yhteistyömaksun prosentti ei yksin riitä laskutuksen perusteeksi. Tarvitset yhteisen määritelmän siitä, mitä myyntiä maksu koskee, mille kuukaudelle myynti kuuluu ja miten virheet korjataan. Selkeä raportointimalli tekee maksuista ennakoitavia ja vähentää tilanteita, joissa ketjun perustaja ja yrittäjä tulkitsevat samaa tapahtumaa eri tavoin.

1. Kirjoita laskentapohja auki ennen sopimuksen tekemistä

Aloita nykyisen yrityksesi todellisista myyntitapahtumista. Kerää esimerkkejä tavallisista ostoista, ennakkomaksuista, palautuksista, alennuksista ja mahdollisista välittäjän kautta tulevista tilauksista. Selvitä kirjanpitäjän kanssa, miten nämä kirjataan nyt. Nykyinen kassajärjestelmän raportti ei välttämättä sellaisenaan vastaa tulevan franchising-maksun laskentapohjaa.

Erota kirjanpidon liikevaihto ja sopimuksessa määritelty maksupohja. Jos maksu perustuu kirjanpidon liikevaihtoon, kerro tämä täsmällisesti. Jos laskentaan tehdään poikkeuksia, nimeä ne ja käytä laskentapohjasta johdonmukaista käsitettä. Epämääräinen ilmaus ”kaikki myynti” jättää tarpeettoman paljon tulkinnanvaraa.

Sopimuksen valmistelussa on ratkaistava ainakin seuraavat kysymykset:

• Lasketaanko maksu arvonlisäverottomasta myynnistä?
• Vähentävätkö asiakkaalle annetut alennukset maksupohjaa?
• Miten palautukset, hyvitykset ja luottotappiot käsitellään?
• Kuuluuko laskentaan kaikki yrittäjäyrityksen myynti vai vain konseptiin kuuluva toiminta?
• Miten yrittäjän ja ketjun väliset sisäiset tapahtumat erotetaan asiakasmyynnistä?

Esimerkiksi maksupalvelun tai tilausalustan tilittämä summa voi olla pienempi kuin asiakkaalta veloitettu myyntihinta. Jos palveluntarjoaja vähentää oman palkkionsa ennen tilitystä, pankkitilille tullut summa ei automaattisesti ole sovittu maksupohja. Ratkaise käsittely kirjallisesti, älä jätä sitä laskuttajan kuukausittaiseen harkintaan.

2. Sovi, mille ajanjaksolle myynti ja oikaisut kuuluvat

Maksun määrä voi muuttua merkittävästi sen mukaan, seurataanko tilaushetkeä, maksamista vai tavaran tai palvelun luovutusta. Valitse konseptiin sopiva raportointiperiaate yhdessä kirjanpitäjän kanssa ja varmista, että yrittäjän järjestelmät pystyvät tuottamaan tarvittavan tiedon. Sopimukseen perustuva maksulaskenta ei muuta kirjanpidon tai verotuksen lakisääteisiä velvoitteita.

Erityistä huomiota tarvitsevat lahjakortit, ennakkoon maksetut palvelut ja usealle kuukaudelle ulottuvat asiakassopimukset. Lahjakortin myyntiä ja sen myöhempää käyttöä ei pidä laskea maksupohjaan kahdesti. Määrittele myös käyttämättä jäävien lahjakorttien käsittely, jos niitä kuuluu konseptiin. Kirjanpidollinen ja arvonlisäverotuksellinen käsittely on tarkistettava erikseen.

Laadi jokaisesta tavallisesta poikkeuksesta lyhyt esimerkki. Jos asiakas palauttaa edellisen kuukauden ostoksen, osoita, vähennetäänkö hyvitys seuraavan raportin maksupohjasta vai korjataanko alkuperäinen raportti. Sovi samalla, miten jo laskutettu yhteistyömaksu oikaistaan.

Pidä korjausketju jäljitettävänä. Alkuperäistä raporttia ei kannata vain korvata uudella tiedostolla ilman selitystä. Tallenna korjauksen syy, ajanjakso, tekijä ja vaikutus laskutukseen. Näin sekä yrittäjä että franchising-antaja voivat myöhemmin ymmärtää, miksi laskun summa muuttui.

3. Rakenna kevyt mutta todennettava kuukausirutiini

Raportoinnin tarkoitus ei ole kerätä kaikkea mahdollista tietoa yrittäjän liiketoiminnasta. Sen pitää tuottaa sovitun maksun laskemiseen ja tarkistamiseen riittävät tiedot. Yhteisössä luottamusta vahvistaa se, että jokaiselta yrittäjältä pyydetään samat perustiedot samoilla määritelmillä.

Tee raporttipohja, jossa näkyvät raportointijakso, mukaan kuuluva myynti, sovitut vähennykset, aikaisempien jaksojen oikaisut ja lopullinen maksupohja. Näytä erikseen sovellettava maksuprosentti sekä laskettu maksu. Mahdollinen maksun arvonlisävero käsitellään laskulla soveltuvien verosääntöjen mukaan.

Sovi käytännön työnjako ennen ensimmäistä laskua:

• Kuka yrittäjäyrityksessä toimittaa ja hyväksyy raportin?
• Mihin määräpäivään mennessä tiedot annetaan?
• Kuka ketjussa tarkistaa poikkeamat ja lähettää laskun?
• Miten puuttuvista tiedoista tai laskuvirheestä ilmoitetaan?
• Mitä yhteenvetoja tai tositteita epäselvyyden selvittämiseen tarvitaan?

Testaa pohja nykyisen toimipisteesi toteutuneella kuukaudella. Pyydä toista henkilöä laskemaan maksu pelkän ohjeen ja raportin avulla. Jos hän tarvitsee perustajalta suullisia lisäselityksiä, määritelmä tai ohje kaipaa vielä täsmennystä.

Vältä asiakkaiden henkilötietojen siirtämistä maksulaskennan mukana, jos yhteenvetotiedot riittävät. Yksittäisen tapahtuman selvittämisessäkin tietojen määrä ja käyttöoikeudet kannattaa rajata tarpeeseen. Raportointikäytäntö on helpompi ylläpitää, kun se ei perustu tarpeettomaan asiakastietojen kopiointiin.

4. Varmista sopimusperusta Suomen sääntöjen mukaan

Suomessa ei ole erillistä franchising-lakia, lakisääteistä franchising-sopimusten rekisteröintijärjestelmää eikä franchisingille säädettyä määrämuotoista ennakkotietoasiakirjaa. Tämä ei poista velvollisuutta toimia asianmukaisesti sopimusneuvotteluissa. Maksupohjan olennaiset rajaukset on syytä esittää yrittäjäehdokkaalle ennen sitoutumista, jotta hän voi arvioida todelliset kustannukset.

Sopimuksiin sovelletaan muun muassa oikeustoimilakia, jonka perusteella kohtuutonta sopimusehtoa voidaan sovitella. Laki sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa koskee esimerkiksi totuudenvastaisten tai harhaanjohtavien ilmaisujen käyttämistä liiketoiminnassa. Kilpailulaki ja soveltuvat EU:n kilpailusäännöt asettavat yhteistyölle omat rajansa. Henkilötietoja sisältävässä raportoinnissa huomioidaan myös yleinen tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät erillinen laki. Niiden korostama avoimuus tukee käytäntöä, jossa yrittäjä ymmärtää maksunsa perusteet ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Kirjaa taloudellisesti olennaiset laskentaperusteet sopimukseen tai sen sitovaan liitteeseen. Käsikirja voi kuvata raportin toimittamisen työvaiheet, mutta sen päivityksellä ei pidä huomaamatta muuttaa sovittua maksupohjaa. Tarkistuta kokonaisuus franchising-sopimuksia tuntevalla juristilla ja kirjanpitäjällä.

Käytännön muistilista: määrittele maksupohja, ratkaise poikkeustapahtumat ja testaa yksi raportointikuukausi ennen ensimmäistä yrittäjäsopimusta. Hyvässä mallissa molemmat osapuolet päätyvät samoista tiedoista samaan maksuun.