Franchising-ketjun järjestelmät: varmista käyttöoikeudet

Toimiva kassajärjestelmä, ajanvaraus tai työnohjaus voi olla yrityksesi arjessa lähes näkymätön. Kun rakennat yrityksestäsi franchising-yhteisöä, samoista järjestelmistä tulee itsenäisten yritysten yhteisiä työvälineitä. Oman yrityksesi ohjelmistosopimus ei kuitenkaan välttämättä salli niiden tarjoamista muille yrityksille. Ennen ensimmäisen yrittäjän sitoutumista on ratkaistava, kuka saa käyttää järjestelmiä, millä sopimuksella ja kenen vastuulla niiden toimivuus on.

1. Selvitä, mitä nykyinen ohjelmistosopimus sallii

Aloita luetteloimalla järjestelmät, joita ilman konseptia ei voi toteuttaa sovitulla tavalla. Mukaan voivat kuulua myynti, ajanvaraus, varastonhallinta, laskutus, työnohjaus ja yhteinen oppimisympäristö. Erota välttämättömät järjestelmät työkaluista, joita oma yrityksesi käyttää vain tottumuksesta. Kaikkea nykyistä ei tarvitse tehdä pakolliseksi tuleville yrittäjille.

Tarkista jokaisesta välttämättömästä järjestelmästä sopimus, palvelukuvaus ja käyttöehdot. Selvitä, onko käyttöoikeus rajattu omaan yritykseesi, sen työntekijöihin, tiettyyn toimipaikkaan tai määrättyyn käyttäjämäärään. Uusi franchising-yrittäjä on itsenäinen sopimuskumppani, ei automaattisesti ohjelmistosopimuksesi piiriin kuuluva käyttäjä.

Pyydä toimittajalta kirjallinen vahvistus suunnitellulle käyttötavalle. Kerro, että käyttäjiksi tulee erillisiä yrityksiä ja että franchising-antaja saattaa hallinnoida yhteisiä asetuksia. Kysy myös, saako käyttöoikeuksia välittää yrittäjille ja voiko palvelun kustannuksia laskuttaa heiltä edelleen. Älä päättele oikeutta pelkästään siitä, että järjestelmään pystyy teknisesti lisäämään tunnuksia.

Kirjaa järjestelmäluetteloon ainakin:

• sopimuksen osapuoli ja käyttöoikeuden haltija
• sallitut yritykset, toimipaikat ja käyttäjät
• yrittäjän tarvitsemat laitteet ja liittymät
• käyttöoikeuden laajentamisen ehdot
• sopimuksen päättymis- ja irtisanomisehdot.

Jos toimittajan sopimuskausi on lyhyempi kuin yrittäjälle luvattu järjestelmätuki, tunnista jatkuvuusriski jo valmistelussa. Älä lupaa yksittäisen ohjelmiston saatavuutta pidemmäksi aikaa kuin pystyt perustellusti varmistamaan.

2. Valitse sopimusmalli ja tee kustannukset näkyviksi

Järjestelmät voidaan hankkia eri tavoilla. Yrittäjä voi tehdä oman sopimuksensa toimittajan kanssa, franchising-antaja voi hankkia sovitut käyttöoikeudet keskitetysti tai kokonaisuus voi yhdistää nämä mallit. Valinta vaikuttaa laskutukseen, tukipyyntöihin ja siihen, kuka voi vaatia toimittajalta virheen korjaamista.

Omassa toimittajasopimuksessa yrittäjällä on suora sopimussuhde palveluntarjoajaan. Keskitetty hankinta voi puolestaan helpottaa yhteisten asetusten hallintaa, mutta franchising-antajan on silloin sovittava tarkasti, mitä se itse toimittaa yrittäjälle. Pelkkä maininta yhteisestä järjestelmästä ei kerro, sisältyvätkö hintaan käyttöönotto, ylläpito tai käyttäjätuki.

Laadi yrittäjälle kustannuserittely, jossa erotat kertaluonteiset perustamiskulut, jatkuvat käyttöoikeusmaksut, tapahtumakohtaiset veloitukset, laitteet ja lisätyöt. Ilmoita, mitkä kulut sisältyvät franchising-maksuihin ja mitkä laskutetaan erikseen. Kerro myös, mihin mahdolliset hinnanmuutokset perustuvat ja miten niistä ilmoitetaan.

Suomessa ei ole erityistä franchisinglakia, pakollista franchisingsopimusten rekisteröintiä eikä laissa erikseen säädettyä määrämuotoista franchisingin ennakkotietoasiakirjaa. Järjestelmäjärjestelyihin soveltuvat kuitenkin yleiset sopimusoikeudelliset periaatteet ja oikeustoimilaki. Sen 36 § mahdollistaa kohtuuttoman sopimusehdon sovittelun tai jättämisen huomioon ottamatta.

Laki sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa kieltää liiketoimintaa koskevat totuudenvastaiset tai harhaanjohtavat ilmaisut. Älä siis kuvaa ohjelmistoja maksuttomiksi, jos niiden käytöstä syntyy yrittäjälle pakollisia erilliskuluja. Kilpailulaki ja soveltuvat EU:n kilpailusäännöt on huomioitava myös pakollisia hankintajärjestelyjä arvioitaessa. Franchisingin eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät näiden lakien korvike.

3. Sovi häiriötilanteiden työnjako etukäteen

Suomi.fi:n franchising-ohjeistus kuvaa teknisen tuen osaksi franchising-antajan jatkuvaa ohjausta ja tukea. Käytännön toteutus on silti määriteltävä: ketjun yhteyshenkilö ei välttämättä pysty korjaamaan ohjelmistotoimittajan palvelukatkoa.

Kirjaa tukimalliin, mistä yrittäjä saa apua käyttäjävirheeseen, laiterikkoon, yhteysongelmaan ja koko palvelua koskevaan häiriöön. Nimeä ensimmäinen yhteydenottopaikka ja varakanava tilanteeseen, jossa tavallinen tukipalvelu ei ole käytettävissä. Erota tukipyynnön vastaanottaminen varsinaisesta korjausajasta.

Sovi myös, kuka seuraa häiriön etenemistä ja tiedottaa yrittäjille. Jos toimittaja myöntää palvelukatkosta hyvityksen, määritä keskitetyn hankinnan yhteydessä, miten mahdollinen hyvitys käsitellään yrittäjälaskutuksessa. Älä lupaa korvausta kaikesta menetetystä myynnistä, ellei vastuusta ole nimenomaisesti sovittu ja sen taloudellisia vaikutuksia arvioitu.

Laadi kriittisille työvaiheille varamenettely. Miten asiakas palvellaan, jos ajanvaraus ei avaudu? Voiko myyntiä jatkaa hyväksytyllä vaihtoehtoisella tavalla? Miten tilapäisesti kirjatut tapahtumat viedään myöhemmin järjestelmään ilman kaksoiskirjauksia? Varamenettelyn on sovittava toiminnan lakisääteisiin vaatimuksiin; se ei saa ohittaa niitä.

4. Testaa uuden yrityksen käyttöönotto kokonaisuutena

Ennen järjestelmämallin lupaamista yrittäjille testaa käyttöönotto erillisen yrityksen näkökulmasta. Omassa toimipisteessä toimiva ratkaisu ei vielä osoita, että laskutus, käyttöoikeudet ja ylläpito toimivat yritysrajojen yli. Käytä testissä harjoitustietoja aina kun mahdollista.

Varmista, että uuden yrityksen tunnukset, asetukset ja laskutustiedot voidaan perustaa hallitusti. Kokeile tavallisen käyttäjän, yrittäjän ja ketjun tukihenkilön oikeuksia erikseen. Yhteisiä henkilökohtaisia tunnuksia ei pidä käyttää oikotienä: niiden vuoksi vastuut ja tapahtumien jäljitettävyys voivat hämärtyä.

Harjoittele myös käyttäjän poistaminen ja yrityskohtaisen käyttöoikeuden sulkeminen. Selvitä, miten yrittäjä saa tarvitsemansa aineiston talteen ja miten lakisääteinen säilyttäminen onnistuu järjestelmän käytön päättyessä. Henkilötietojen käsittelyvastuut on arvioitava erikseen tietosuojasääntelyn perusteella; ohjelmiston käyttöoikeus ei ratkaise niitä.

Kokoa testistä hyväksymislista ja nimeä jokaiselle puutteelle korjaaja. Käytännön ydin: varmista ensin oikeus tarjota järjestelmä itsenäiselle yrittäjälle ja sovi sen jälkeen kustannukset, tuki sekä varamenettely. Näin franchising-yhteisön arki ei perustu pelkkään toimivaan käyttäjätunnukseen.