Franchising-konseptin uudistaminen: sovi muutosten pelisäännöt

Kun muutat nykyisen yrityksesi franchising-yhteisöksi, annat muille yrittäjille käyttöön toimintamallin, joka kehittyy ajan myötä. Uusi kassajärjestelmä, palveluvalikoima tai liiketilan ilme voi kuitenkin merkitä yrittäjälle huomattavaa lisätyötä ja investointeja. Siksi oikeus uudistaa konseptia ja uudistamisen rajat kannattaa sopia ennen ensimmäistä franchising-sopimusta. Tavoitteena on toimintatapa, joka mahdollistaa kehittämisen ilman yllätyksiä tai epäselvää kustannusten jakoa.

1. Erota arjen päivitys olennaisesta muutoksesta

Omassa yrityksessäsi olet ehkä voinut päättää uudesta toimintatavasta ja ottaa sen käyttöön saman tien. Franchising-yhteisössä päätös vaikuttaa itsenäisiin yrityksiin, joiden rahoitus, vuokrasopimukset ja henkilöstötilanne voivat poiketa toisistaan. Ketjun perustajan päätös ei siksi automaattisesti oikeuta vaatimaan mitä tahansa muutosta yrittäjältä.

Laadi ennen sopimusten valmistelua muutosten luokittelu. Siinä kannattaa erottaa ainakin seuraavat tilanteet:

• Tavanomainen ohjepäivitys: esimerkiksi palveluvaiheen täsmennys, joka ei muuta olennaisesti työn määrää tai kustannuksia.
• Toiminnallinen uudistus: esimerkiksi uusi ajanvarausjärjestelmä, joka edellyttää perehdytystä ja tiedonsiirtoa.
• Merkittävä investointi: esimerkiksi kalusteiden uusiminen, laitehankinta tai toimitilan remontti.
• Kiireellinen muutos: esimerkiksi turvallisuuspuutteen korjaaminen tai lainsäädännön vaatimukseen vastaaminen.

Kirjaa jokaisesta luokasta, kuka valmistelee päätöksen, miten yrittäjiä kuullaan ja millä aikataululla muutos toteutetaan. Älä määrittele merkittävyyttä vain hankintahinnan perusteella: myös käyttökatko, henkilöstön työaika ja vanhojen varastojen käyttökelvottomuus voivat aiheuttaa suuria kustannuksia.

Tarkastele myös muutosten yhteisvaikutusta. Usea erikseen pieni päivitys voi muodostaa yrittäjälle raskaan kokonaisuuden saman tilikauden aikana. Muutoskalenteri auttaa tunnistamaan tämän ennen päätöksiä ja sovittamaan uudistukset liiketoiminnan sesonkeihin.

2. Rakenna muutosoikeus sopimukseen, älä pelkkään ohjeeseen

Suomessa ei ole erityistä franchisinglakia, lakisääteistä franchising-rekisteröintiä eikä franchisingille säädettyä erillistä ennakkotietoasiakirjaa. Tavalliset yritysten rekisteröinti- ja lupavelvoitteet koskevat toimintaa silti. Sopimuksiin sovelletaan yleistä sopimusoikeutta, kuten oikeustoimilakia, sekä tilanteen mukaan muuta lainsäädäntöä.

Oikeustoimilain 36 § mahdollistaa kohtuuttoman sopimusehdon sovittelun tai sivuuttamisen. Laki elinkeinonharjoittajien välisten sopimusehtojen sääntelystä puolestaan kieltää kohtuuttomien ehtojen ja käytäntöjen käyttämisen laissa tarkoitetuissa tilanteissa. Lisäksi kilpailulaki ja EU:n kilpailusäännöt rajoittavat sitä, millaisia velvoitteita yritysten välillä voidaan asettaa. Muutoslauseke ei syrjäytä näitä sääntöjä.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät laki. Niiden merkitys määräytyy esimerkiksi jäsenyyden ja sopimukseen otettujen sitoumusten perusteella. Ne eivät korvaa huolellisesti laadittuja sopimusehtoja.

Sovi franchising-sopimuksessa ainakin muutosten tarkoituksesta, laajuudesta, menettelystä ja kustannusvastuusta. Määrittele myös, milloin tarvitaan yrittäjän erillinen kirjallinen hyväksyntä. Jos käsikirjaa voidaan päivittää, täsmennä päivitysoikeuden rajat ja asiakirjojen keskinäinen etusija. Pelkkä maininta kulloinkin voimassa olevien ohjeiden noudattamisesta jättää helposti epäselväksi, kuinka suuria taloudellisia velvoitteita ohjeilla voidaan luoda.

Käy suunniteltu menettely läpi sopimusjuristin kanssa. Kerro yrittäjäehdokkaalle myös tiedossa olevista uudistuksista ja niiden arvioiduista vaikutuksista ennen sitoutumista. Jo päätettyä järjestelmävaihdosta ei pidä esitellä vasta yrittäjän aloitettua.

3. Laske muutos yrittäjän näkökulmasta

Arvioi jokainen merkittävä uudistus erillisenä investointina. Ketjun saama hyöty ei yksin osoita, että muutos olisi järkevä jokaiselle toimipisteelle. Esimerkiksi yhtenäinen laitekanta voi helpottaa yhteisön toimintaa, vaikka äskettäin laitteensa uusineen yrittäjän investointi menettäisi arvoaan.

Tee päätöksen tueksi muutoslaskelma, jossa näkyvät hankinta- ja asennuskulut, mahdolliset jatkuvat maksut, koulutukseen käytetty työaika sekä arvio käyttökatkosta. Kuvaa myös odotettu hyöty ja sen perusteet. Erota toteutuneet havainnot oletuksista: myynnin kasvu ei ole varma seuraus uudesta ilmeestä tai ohjelmistosta.

Laske vaihtoehtoinen tilanne, jossa hyöty syntyy odotettua hitaammin. Pystyykö yrittäjä maksamaan velvoitteensa myös silloin? Tarkista lisäksi, kuinka paljon sopimuskautta on jäljellä. Suuri investointi lähellä sopimuskauden loppua edellyttää erityisen huolellista arviointia ja selkeää sopimista.

Ratkaisuksi voi sopia vaiheittainen käyttöönotto, vanhan laitteen käyttö sen elinkaaren loppuun tai franchising-antajan osallistuminen kustannuksiin. Ratkaisu ei ole kaikissa yhteisöissä sama. Olennaista on määritellä perusteltu menettely sekä dokumentoida poikkeukset niin, ettei yrittäjien kohtelu vaikuta mielivaltaiselta.

4. Ota käyttöön dokumentoitu muutospolku

Valmistele jokaisesta olennaisesta uudistuksesta lyhyt muutospäätös. Siitä pitää selvitä, mikä muuttuu, miksi muutos tehdään, mihin sopimusehtoon se perustuu ja keitä se koskee. Liitä mukaan kustannusarvio, vastuut, siirtymäaika ja yhteyshenkilö kysymyksiä varten.

Anna yrittäjille mahdollisuus nostaa esiin toteutuksen esteitä ennen aikataulun lukitsemista. Kuuleminen ei välttämättä tarkoita yhteistä päätösvaltaa, ellei siitä ole sovittu. Sen tehtävänä on kuitenkin tuottaa tietoa, jota perustaja ei omasta toimipisteestään näe. Esimerkiksi vuokranantajan lupa tai rahoittajan päätös voi olla toteutuksen edellytys.

Varmista ennen määräpäivää, että tarvittavat välineet, ohjeet ja käyttöönoton apu ovat saatavilla. Tallenna päätöksen ja ohjeiden versiot sekä tieto siitä, milloin ne on toimitettu yrittäjille. Kiireellisille turvallisuusmuutoksille kannattaa olla oma nopeutettu menettely, mutta kiireen peruste ja vastuut on silloinkin kirjattava.

Seuraa käyttöönoton jälkeen toteutuneita kustannuksia, häiriöitä ja hyötyjä. Jos lähtöoletukset eivät pidä, korjaa toteutustapaa sen sijaan, että vaatisit alkuperäisen suunnitelman noudattamista hinnalla millä hyvänsä.

Käytännön muistutus: tee ennen ensimmäistä yrittäjäsopimusta yhden sivun muutospolku ja varmista, että sopimus tukee sitä. Ennakoitava uudistaminen rakentaa franchising-yhteisön luottamusta.