Franchising-ketjun hankinnat: sovi toimitusten pelisäännöt

Kun muutat olemassa olevan yrityksesi franchising-yhteisöksi, tutut tavarantoimittajat eivät välttämättä palvele uusia yrittäjiä samoilla ehdoilla kuin omaa toimipistettäsi. Hankintamallissa pitää ratkaista, mitä yrittäjä ostaa, keneltä ja millä vastuulla. Huolellisesti rakennettu malli suojaa konseptin laatua ilman, että yrittäjä jää epäselvien ostovelvoitteiden tai yhden toimituskanavan varaan.

1. Erota välttämättömät hankinnat suosituksista

Aloita oman yrityksesi ostolaskuista ja toimittajasopimuksista. Tunnista tuotteet, raaka-aineet, laitteet ja tarvikkeet, joita konseptin toteuttaminen edellyttää. Älä siirrä koko nykyistä ostoskoriasi sellaisenaan tulevien yrittäjien velvoitteeksi: perustajan mieltymys tiettyyn toimittajaan ei vielä osoita, että sama hankintakanava olisi konseptille välttämätön.

Jaa hankinnat kolmeen ryhmään:

• Konseptin kannalta välttämättömät hankinnat: yhtenäisyys tai erityinen laatuvaatimus edellyttää tarkasti määriteltyä tuotetta tai ratkaisua.
• Hyväksytyiltä toimittajilta tehtävät hankinnat: vaihtoehtoja on useita, mutta niiden on täytettävä yhteiset vaatimukset.
• Yrittäjän vapaasti kilpailutettavat hankinnat: yhteisellä hankintakanavalla ei ole olennaista merkitystä asiakaslupaukselle.

Kirjaa jokaisen rajoituksen perustelu. Se voi liittyä esimerkiksi tuoteturvallisuuteen, yhteensopivuuteen tai reseptin toteutumiseen. Perustelu auttaa sekä yrittäjää ymmärtämään velvoitteen että asiantuntijaa arvioimaan sen hyväksyttävyyttä.

Määrittele myös vaihtoehtoisen tuotteen hyväksymismenettely. Kuka arvioi ehdotuksen, millaiset näytteet tai selvitykset tarvitaan ja missä ajassa päätös pyritään tekemään? Ilman menettelyä hyväksyttyjen toimittajien luettelo voi muuttua käytännössä suljetuksi järjestelmäksi.

2. Selvitä, kuka ostaa ja kuka vastaa toimituksesta

Yhteinen hankinta voi tarkoittaa eri asioita. Ketjukeskus voi neuvotella puitesopimuksen, jonka perusteella yrittäjä tilaa suoraan toimittajalta. Vaihtoehtoisesti ketjukeskus ostaa tuotteet ja myy ne edelleen yrittäjälle. Näissä malleissa sopimussuhteet, laskutus ja virhetilanteiden käsittely ovat erilaisia.

Piirrä jokaisesta tärkeästä toimitusketjusta yksinkertainen kuva: myyjä, ostaja, laskuttaja, toimittaja ja reklamaation vastaanottaja. Varmista sen jälkeen, että sopimukset vastaavat kuvaa. Pelkkä ketjukeskuksen neuvottelema hinnasto ei vielä tarkoita, että toimittaja olisi sitoutunut toimittamaan kaikille tuleville yksiköille.

Tarkista toimittajalta ainakin toimitusalue, vähimmäistilaus, tilausrytmi, maksuehdot ja uuden yrittäjäyrityksen asiakkuuden avaamisen edellytykset. Selvitä erikseen, edellytetäänkö vakuutta tai ennakkomaksua. Omalle yrityksellesi myönnetty luotto ei automaattisesti siirry itsenäiselle yrittäjälle.

Sopikaa myös kuljetusvaurioiden, puuttuvien tuotteiden ja laatuvirheiden käsittely. Yrittäjän on tiedettävä, kenelle hän ilmoittaa virheestä ja mistä korvaava toimitus tilataan. Jos ketjukeskus toimii myyjänä, sen vastuuta ei pidä kuvata samaksi kuin pelkän hankintayhteistyön koordinoijan vastuuta.

Kokeile ennen laajentamista yhtä kokonaista tilauskierrosta suunnitellulla toimintatavalla. Tarkastele tilauksen lisäksi vastaanottoa, laskua, hyvitystä ja poikkeamaviestintää. Oman toimipisteen epäviralliset järjestelyt eivät välttämättä toimi usean itsenäisen yrityksen välillä.

3. Tee ostovelvoitteista ja taloudellisista hyödyistä läpinäkyviä

Suomessa ei ole erillistä franchisinglakia, franchising-kohtaista rekisteröintivelvollisuutta eikä erityistä lakisääteistä ennakkotietoasiakirjaa. Hankintaehtoja arvioidaan yleisen lainsäädännön perusteella. Keskeisiä ovat oikeustoimilaki, kilpailulaki, laki sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa sekä tavarakaupassa kauppalaki. Myös EU:n kilpailusäännöt voivat soveltua.

Sopimusvapaus ei tarkoita, että mikä tahansa ostorajoitus olisi sallittu. Yksinomaiset ostovelvoitteet ja hyväksyttyihin toimittajiin sidotut ehdot on arvioitava niiden sisällön ja vaikutusten perusteella. EU:n vertikaalisia sopimuksia koskeva ryhmäpoikkeusasetus voi olla arvioinnissa merkityksellinen, mutta se ei anna kaikille franchising-sopimusten hankintarajoituksille automaattista hyväksyntää. Tarkistuta velvoitteet kilpailuoikeuteen perehtyneellä juristilla.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät laki. Niiden merkitys on erotettava lakisääteisistä velvoitteista ja osapuolten sopimusehdoista.

Kuvaa yrittäjälle ennen sitoutumista, miten hankintamalli vaikuttaa hänen kustannuksiinsa. Kerro esimerkiksi, saako ketjukeskus toimittajalta ostohyvityksiä, perustuuko etu koko yhteisön ostomäärään ja hyvitetäänkö sitä yrittäjille. Jos ketjukeskus ansaitsee jälleenmyyntikatteella, kuvaa kaupallinen rooli selkeästi.

Älä lupaa yhteisostoja aina markkinoiden halvimmaksi vaihtoehdoksi. Hankinnan hyöty voi syntyä myös toimitusvarmuudesta, yhteensopivuudesta tai hallinnollisen työn vähenemisestä. Vertaa kokonaiskustannusta, johon kuuluvat ostohinnan lisäksi rahti, varastointi, hävikki ja maksuehdot.

4. Rakenna varareitti toimituskatkoihin

Yhden toimittajan käyttö voi yksinkertaistaa arkea, mutta samalla häiriö voi koskea koko franchising-yhteisöä. Laadi tärkeimmille tuotteille varamenettely ennen ensimmäistä katkosta. Sen ei tarvitse tarkoittaa jatkuvaa rinnakkaisostamista, vaan ennakolta sovittua tapaa toimia poikkeuksessa.

Määrittele, milloin yrittäjä saa käyttää korvaavaa tuotetta ja milloin tarvitaan ketjukeskuksen hyväksyntä. Kuvaa myös tilanteet, joissa myynti pitää keskeyttää, koska turvallisuutta tai luvattua laatua ei pystytä varmistamaan. Kiire ei saa johtaa dokumentoimattomiin korvauksiin.

Nimeä hankintamallille vastuuhenkilö ja seuraa toimituspuutteita, virheiden käsittelyaikoja sekä yrittäjien palautetta. Jos sama ongelma toistuu, tarkastele toimittajasopimusta ja tilauskäytäntöä ennen kuin edellytät yrittäjältä suurempaa varastoa. Lisävarasto sitoo yrittäjän rahaa eikä välttämättä ratkaise häiriön syytä.

Pidä sopimuksessa olennaiset ostovelvoitteet ja vastuut. Sijoita käsikirjaan päivittäiset tilausohjeet, yhteystiedot ja poikkeamien käsittely. Älä käytä käsikirjan päivitystä keinona lisätä olennaisia taloudellisia velvoitteita ilman asianmukaista sopimusperustaa.

Käytännön muistilista: tee ennen yrittäjähakua hankintataulukko, josta näkyvät pakollinen tuote, sallittu toimittaja, ostaja, kustannusperuste, virhevastuu ja varavaihtoehto. Jos jokin kohta jää avoimeksi, ratkaise se ennen kuin lupaat hankintamallin olevan valmis.