Franchising-ketjun alkukoulutus: rakenna osaamisen siirto

Kun muutat toimivan yrityksesi franchising-yhteisöksi, uuden yrittäjän on opittava tekemään se, minkä itse osaat kokemuksesta. Alkukoulutus ei siksi ole pelkkä konseptin esittely tai käsikirjan läpikäynti. Se on suunniteltu osaamisen siirto, joka antaa yrittäjälle valmiudet johtaa omaa yritystään ketjun toimintamallilla. Rakenna koulutus ennen ensimmäistä yrittäjää ja kerro sen sisältö jo sopimusneuvotteluissa.

1. Määrittele, mitä yrittäjän pitää osata

Suomi.fi kuvaa alkukoulutuksen ja konseptiin perehdyttämisen franchising-antajan tehtäviksi. Samalla yrittäjä vastaa oman yrityksensä velvoitteista ja liiketoimintariskeistä. Koulutuksen on siis yhdistettävä konseptin käytännöt ja itsenäisen yrittäjän päätöksenteko ilman lupausta riskittömästä liiketoiminnasta.

Aloita oman yrityksesi tavallisesta työviikosta. Kirjaa tilanteet, joissa onnistuminen perustuu perustajan tai kokeneen työntekijän hiljaiseen tietoon. Tällaisia voivat olla asiakkaan tarpeen tunnistaminen, palvelun työjärjestys, kapasiteetin suunnittelu tai poikkeavan tilauksen käsittely. Juuri nämä kohdat tarvitsevat opetusta ja harjoittelua.

Muuta aihelista havaittaviksi osaamistavoitteiksi. ”Tuntee myyntiprosessin” on epätarkka tavoite. ”Osaa kartoittaa asiakkaan tarpeen, tehdä tarjouksen ja kirjata sovitun järjestelmään” kertoo, mitä koulutuksessa harjoitellaan ja miten oppiminen varmistetaan.

Jaa tavoitteet esimerkiksi kolmeen kokonaisuuteen:

• Asiakastyö: palvelun toteutus, asiakaslupaus ja tavallisimmat poikkeustilanteet.
• Arjen johtaminen: työvuorojen suunnittelu, tilaukset, järjestelmät ja päivittäiset tarkistukset.
• Yrittäjän talous: oman yksikön raporttien tulkinta, kassavirran seuranta ja ketjumaksujen vaikutus tulokseen.

Rajaa samalla, mitä koulutus ei korvaa. Konseptiperehdytys ei itsessään anna lakisääteistä ammattipätevyyttä eikä siirrä yrittäjän kirjanpito- tai työnantajavelvoitteita ketjulle. Selvitä osallistujan aiempi osaaminen, mutta älä oleta kokeneenkaan yrittäjän tuntevan juuri sinun toimintamalliasi.

2. Rakenna harjoittelupolku, älä luentoputkea

Toimiva etenemisjärjestys on ennakkovalmistautuminen, ohjattu harjoittelu ja itsenäinen suoritus. Ennakkotehtävillä voidaan käsitellä käsitteet, palveluvalikoima ja keskeiset järjestelmät. Yhteinen aika käytetään tekemiseen, kysymyksiin ja palautteeseen.

Valitse koulutuspaikka tietoisesti. Oman toimipisteen käyttäminen tarjoaa aidon ympäristön, mutta kiireinen asiakaspäivä ei automaattisesti ole hyvä oppimistilanne. Varaa kouluttajalle aikaa ja nimeä henkilö, joka vastaa asiakkaista harjoittelun aikana. Käytä harjoitustunnuksia ja kuvitteellisia asiakastietoja aina, kun oikeita tietoja ei tarvita.

Harjoitelkaa myös tilanteita, joita koulutuspäivään ei välttämättä osu: järjestelmäkatkos, toimitusvirhe tai asiakas, jonka toivetta ei voida toteuttaa. Pyydä yrittäjää selittämään, miksi hän valitsee tietyn toimintatavan. Näin erotat ymmärtämisen ulkoa muistamisesta.

Laadi jokaiselle koulutusosuudelle pieni toteutussuunnitelma: tavoite, harjoitus, tarvittava aineisto, vastuukouluttaja ja palautetapa. Merkitse käytetyn ohjeen versio. Muuten kouluttaja voi huomaamattaan opettaa vanhaa käytäntöä, vaikka ketjun kirjallinen ohje olisi jo muuttunut.

Kokeile koulutuspolkua henkilöllä, joka ei ole ollut mukana rakentamassa konseptia. Seuraa, missä hän tarvitsee lisäselityksiä ja mitkä tehtävät jäävät epäselviksi. Korjaa opetusta ennen kuin tulkitset ongelman oppijan puutteeksi. Perustajan mielestä itsestään selvä työvaihe voi olla uudelle yrittäjälle koko prosessin vaikein kohta.

3. Sovi koulutuksesta riittävän täsmällisesti

Suomessa ei ole erillistä franchisinglakia, yleistä franchising-rekisteröintivelvollisuutta eikä franchisingille säädettyä määrämuotoista ennakkotietomenettelyä. Sopimussuhteeseen sovelletaan muun muassa oikeustoimilakia, lakia sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa sekä kilpailulainsäädäntöä. Henkilötietojen käsittelyssä sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät laki tai viranomaisen hyväksyntä. Niiden soveltuminen esimerkiksi jäsenyyden tai sopimusviittauksen perusteella on erotettava lakisääteisistä velvoitteista. Sopimusasiantuntijan kannattaa tarkistaa, että koulutusta koskevat lupaukset, sopimusehdot ja käytännön toteutus vastaavat toisiaan.

Kirjaa sopimukseen tai sen koulutusliitteeseen ainakin:

• ketkä koulutetaan ja mitä koulutus sisältää;
• missä muodossa ja millä aikataululla koulutus järjestetään;
• mitä sisältyy sovittuun maksuun ja mistä laskutetaan erikseen;
• kuka maksaa matkat, majoituksen ja mahdollisten työntekijöiden osallistumisen;
• miten poissaolot, lisäharjoittelu ja koulutuksen siirtäminen käsitellään;
• miten osaamista arvioidaan ja puutteet korjataan.

Älä jätä lisäkoulutuksen hintaa tai perusteita avoimeksi yllätykseksi. Jos koulutukseen kuuluu oikeaa työtä ketjun toimipisteessä, selvitä erikseen järjestelyn oikeudellinen luonne, vastuut ja vakuutusturva. Pelkkä koulutus-nimike ei ratkaise sitä, täyttyvätkö työsuhteen tunnusmerkit.

4. Varmista oppiminen ja anna selkeä palaute

Osallistumismerkintä kertoo läsnäolosta, ei osaamisesta. Käytä käytännön näyttöjä: yrittäjä toteuttaa sovitun tehtävän, kouluttaja havainnoi ja molemmat käyvät tuloksen läpi. Arviointiperusteiden pitää olla etukäteen tiedossa ja samoissa tehtävissä johdonmukaisia.

Dokumentoi lyhyesti, mikä onnistui, mikä vaatii harjoittelua ja kuka järjestää lisäohjauksen. Vältä yleisiä henkilöarvioita. Merkintä ”tilauksen tarkistusvaihe jäi tekemättä” auttaa korjaamaan toimintaa paremmin kuin ”ei vaikuta huolelliselta”.

Jos oppimistavoite ei täyty, sopikaa rajattu lisäharjoitus ja uusi näyttö. Selvittäkää ensin, johtuuko vaikeus ohjeesta, opetustavasta, harjoittelun määrästä vai lähtöosaamisesta. Koulutuksen tarkoitus on rakentaa valmiuksia, ei etsiä yllätyksellisiä perusteita yhteistyön katkaisemiselle.

Kerää koulutuksen jälkeen myös yrittäjän palaute: mitä hän joutui ensimmäisissä itsenäisissä työtilanteissa selvittämään uudelleen? Käytä havaintoja seuraavan koulutuksen parantamiseen. Näin franchising-yhteisön käytännön kokemus vahvistaa osaamisen siirtoa jokaisen uuden yrittäjän kohdalla.

Käytännön muistilista: määrittele osaamistavoitteet, varaa oikeaa harjoitteluaikaa, sovi kustannukset kirjallisesti ja varmista oppiminen tehtävillä. Hyvä alkukoulutus tekee perustajan osaamisesta opetettavaa ilman, että yrittäjän itsenäinen vastuu hämärtyy.