Franchising-ketjun luvat: varmista avaamisen vastuut

Kun muutat toimivan yrityksesi franchising-yhteisöksi, tuttu arki voi peittää tärkeän kysymyksen: millä edellytyksillä toinen yritys saa harjoittaa samaa toimintaa? Nykyiset lupasi, ilmoituksesi ja vastuuhenkilöjärjestelysi eivät automaattisesti siirry uudelle yrittäjälle. Ennen rekrytoinnin käynnistämistä tarvitset toimintamallin, joka erottaa konseptin käyttöoikeuden viranomaisten edellyttämästä oikeudesta toimia.

1. Selvitä, mihin nykyiset oikeutesi perustuvat

Aloita oman yrityksesi asiakirjoista. Kerää yhteen toimintaan liittyvät luvat, rekisteröinnit, viranomaisilmoitukset, tarkastuspöytäkirjat ja vastuuhenkilöitä koskevat päätökset. Tarkoitus ei ole kopioida kansiota tulevalle yrittäjälle, vaan selvittää, mitkä edellytykset on täytettävä jokaisessa uudessa yrityksessä tai toimipaikassa erikseen.

Luokittele jokainen vaatimus sen mukaan, liittyykö se yritykseen, tiettyyn henkilöön, toimitilaan vai harjoitettavan toiminnan sisältöön. Sama konsepti voi vaatia erilaisia valmisteluja, jos uudessa yksikössä esimerkiksi valmistetaan tuotteita paikan päällä sen sijaan, että myytäisiin vain valmiita tuotteita.

Laadi jokaisesta vaatimuksesta lyhyt tietue:

• Mitä toimintaa vaatimus koskee?
• Kuka on luvanhaltija, ilmoittaja tai vastuullinen toiminnanharjoittaja?
• Mikä viranomainen käsittelee asian?
• Mitä selvityksiä tarvitaan ennen hakemista tai ilmoittamista?
• Mitä on oltava valmiina ennen toiminnan aloittamista?
• Millaiset muutokset edellyttävät uutta yhteydenottoa viranomaiseen?

Älä päättele oman yrityksesi pitkän historian perusteella, että uuden yrittäjän menettely olisi samanlainen. Vanha päätös, aiempi toimitilaratkaisu tai perustajan henkilökohtainen pätevyys voi selittää sen, miksi nykyinen toiminta on mahdollista. Tarkista uuden yksikön tilanne toimivaltaiselta viranomaiselta.

2. Erota franchisingsopimus viranomaisvaatimuksista

Suomessa ei ole erityistä franchisinglakia, franchisingsopimusten pakollista rekisteröintijärjestelmää eikä laissa erikseen säädettyä määrämuotoista franchisingin ennakkotietoasiakirjaa. Tämä ei poista muun lainsäädännön velvoitteita. Sopimussuhteeseen soveltuvat muun muassa oikeustoimilaki ja yleiset sopimusoikeudelliset periaatteet. Oikeustoimilain 36 § mahdollistaa kohtuuttoman sopimusehdon sovittelun tai jättämisen huomioon ottamatta.

Yrittäjien hankinnassa on huomioitava myös laki sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa: liiketoimintaa koskevia totuudenvastaisia tai harhaanjohtavia ilmaisuja ei saa käyttää. Älä siis lupaa, että ketjuun liittyminen itsessään antaa kaikki toiminnan edellyttämät oikeudet.

Varsinaiset lupa- ja ilmoitusvaatimukset määräytyvät harjoitettavan toiminnan perusteella. Esimerkiksi elintarviketoiminnassa sovelletaan elintarvikelakia, ja alkoholijuomien anniskelussa alkoholilakia. Lisäksi toimitilojen soveltuvuus ja turvallisuus voivat edellyttää erillisiä selvityksiä. Kaikki yritystoiminta ei ole luvanvaraista, eikä lupaa ja ilmoitusta pidä käsitellä samana asiana.

Franchisingin eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät lakia tai viranomaislupaa. Niiden noudattaminen ei korvaa toiminnan lakisääteisten edellytysten tarkistamista. Myöskään franchising-antajan oma avauslupa ei korvaa viranomaispäätöstä silloin, kun sellainen tarvitaan.

3. Sovi valmistelutyöstä, älä vain lopputuloksesta

Suomi.fi:n franchising-ohjeistus korostaa työnjaon selvittämistä: yrittäjä toimii omalla yrityksellään ja vastaa omista velvoitteistaan sekä liiketoimintariskeistään. Ketjun perustajan on siksi kerrottava täsmällisesti, mitä apua lupavalmisteluihin kuuluu ja mitä yrittäjän pitää tehdä itse.

Pelkkä sopimuslause ”yrittäjä vastaa kaikista luvista” jättää käytännön työn helposti avoimeksi. Kuvaa erikseen, kuka selvittää vaatimukset, kokoaa konseptia koskevat tekniset tiedot, toimittaa hakemuksen, maksaa käsittelykulut ja vastaa viranomaisen täydennyspyyntöihin. Nimeä myös henkilö, joka seuraa valmistelun etenemistä ketjun puolella.

Ketju voi esimerkiksi toimittaa laitekuvaukset ja toimintaprosessin selostuksen, kun yrittäjä täydentää yritys- ja toimipaikkatiedot. Jos ketju asioi yrittäjän puolesta, varmista tarvittava valtuutus. Sopimuksella sovittu tehtävänjako ei kuitenkaan muuta sitä, kenelle laki asettaa vastuun.

Kirjaa lisäksi menettely viivästymisiin. Kenen on ilmoitettava puuttuvista selvityksistä, miten avauspäivä siirretään ja mitä tapahtuu jo tilatuille avauspalveluille? Vältä ehdotonta lupausta käsittelyajasta, johon ketju ei voi vaikuttaa. Erota toisistaan ketjun oma toimitusaika, yrittäjän valmisteluaika ja viranomaisen käsittely.

Anna tämä vastuunjako yrittäjäehdokkaalle ennen sitoutumista. Luvan tai pätevän vastuuhenkilön tarve voi vaikuttaa olennaisesti siihen, pystyykö ehdokas toteuttamaan suunnitellun avauksen.

4. Tee avaamisesta todennettava päätös

Rakenna jokaiselle uudelle yksikölle avausvalmiuden tarkistuslista. Merkitse siihen vaatimuksen lisäksi vastuuhenkilö, määräpäivä, tilanteen osoittava asiakirja ja tarkistaja. Pelkkä tieto hakemuksen lähettämisestä ei osoita, että toiminnan saa jo aloittaa. Tarkista kunkin menettelyn omat aloittamisedellytykset.

Käsittele lista yhteisessä avauskokouksessa. Jos jokin edellytys puuttuu, kirjaa, estääkö se koko avauksen vai vain tietyn palvelun tarjoamisen. Älä ratkaise asiaa oletuksella: selvitä tarvittaessa viranomaiselta, voiko rajattu toiminta alkaa suunnitellusti.

Säilytä päätöksistä ja ilmoituksista ajantasainen tieto niin, että yrittäjä hallitsee omat asiakirjansa ja ketjulla on sovittu näkyvyys olennaisiin edellytyksiin. Kerää vain tarpeelliset tiedot. Määritä myös, miten vastuuhenkilön vaihtuminen, toiminnan laajentuminen tai toimitilan muutos nostetaan uudelleen tarkistettavaksi.

Päivitä yhteinen tarkistuslista ensimmäisten avausten kokemuksista. Jos sama lisäselvitys pyydetään toistuvasti, sisällytä se valmisteluun jo alussa. Näin franchising-yhteisö oppii yhdessä ilman, että yrittäjän lakisääteinen vastuu hämärtyy.

Käytännön muistilista: tunnista vaatimukset, nimeä tekijät ja varmista aloittamisedellytykset asiakirjoista. Lupaa yrittäjälle täsmällistä valmisteluapua, älä automaattista oikeutta avata.