Franchising-ketjun hankinnat: varmista toimitusvarmuus

Nykyisen yrityksesi luottotoimittaja ei välttämättä pysty palvelemaan useita itsenäisiä yrittäjiä eri puolilla Suomea. Ennen yrityksen laajentamista franchising-yhteisöksi on siksi ratkaistava, miten tuotteet, tarvikkeet ja laitteet hankitaan luotettavasti. Hyvä hankintamalli turvaa yhteisen asiakaslupauksen mutta jättää yrittäjälle perustellusti liikkumavaraa. Tämä opas auttaa rakentamaan hankintojen vastuut ja varajärjestelyt ennen ensimmäisiä yrittäjävetoisia avauksia.

1. Erota välttämättömät hankinnat vapaasti valittavista

Aloita oman yrityksesi ostotiedoista. Luetteloi asiakaskokemuksen kannalta olennaiset raaka-aineet, myytävät tuotteet, pakkaukset, työvälineet ja laitteet. Merkitse jokaisen kohdalle, miksi juuri tietty ominaisuus tai toimittaja on tarpeellinen. Perusteluksi ei riitä, että olet itse aina ostanut samasta paikasta.

Jaa hankinnat kolmeen ryhmään:

• Konseptin kannalta välttämättömät: esimerkiksi omaan reseptiin valmistettu tuote tai laite, jota ilman palvelua ei voi toteuttaa sovitulla tavalla.
• Laatuvaatimuksin rajatut: yrittäjä voi valita toimittajan, kun tuote täyttää ennalta määritellyt ominaisuudet.
• Vapaasti hankittavat: ostot, joilla ei ole olennaista vaikutusta yhteiseen asiakaslupaukseen tai turvallisuuteen.

Kirjoita laatuvaatimukset mitattaviksi. Pelkkä ”ketjun hyväksymä laatu” jättää hyväksymisen perusteet epäselviksi. Kuvaa esimerkiksi materiaalit, yhteensopivuus, puhdistettavuus, toimituslämpötila tai huollon saatavuus sen mukaan, mitä liiketoiminta edellyttää.

Suunnittele samalla vaihtoehtoisen tuotteen hyväksymismenettely. Kuka käsittelee yrittäjän ehdotuksen, mitä näyttöä tarvitaan ja milloin vastaus annetaan? Läpinäkyvä menettely auttaa franchising-yhteisöä kehittämään hankintoja ilman, että jokainen poikkeus muuttuu neuvottelukiistaksi.

2. Testaa toimittajan kyky palvella itsenäisiä yrityksiä

Oman toimipisteesi ostohistoria kertoo vain osan toimittajan soveltuvuudesta. Pyydä kirjallinen kuvaus toimitusalueesta, tilausrytmistä, vähimmäistilauksista, kuljetusmaksuista ja reklamaatioiden käsittelystä. Selvitä myös, pystyykö toimittaja avaamaan jokaiselle yrittäjälle oman asiakkuuden ja laskuttamaan tätä erikseen.

Vertaa kokonaiskustannuksia, älä pelkkää yksikköhintaa. Suuri vähimmäistilaus voi sitoa aloittavan yrittäjän käyttöpääomaa ja kasvattaa hävikkiä. Edullinen laite voi puolestaan tulla kalliiksi, jos huoltaja ei pääse paikalle ja toiminta keskeytyy. Eri paikkakunnilla samakin hankintasopimus voi tuottaa hyvin erilaisen kustannusrakenteen.

Tee käytännön toimituskoe suunnitellulle laajentumisalueelle. Tarkista tilauksen tekeminen, toimituksen täsmällisyys, tuotteiden kunto, laskun oikeellisuus ja poikkeaman ratkaiseminen. Tallenna havainnot, jotta toimittajavalinta perustuu todelliseen palvelukykyyn eikä vain myyntilupaukseen.

Sovi toimittajan kanssa myös kasvun ennakoinnista. Kerro suunnitelluista avauksista ennusteina, älä varmoina tilauksina, ellei sitovista määristä ole erikseen päätetty. Älä lupaa yrittäjien puolesta ostomääriä, joihin sinulla ei ole valtuutta sitoutua.

Arvioi lisäksi vaihtoehtoisen toimittajan käyttöönottoaika. Jos korvaavan tuotteen hyväksyminen tai laitteen vaihtaminen kestää pitkään, varajärjestely on valmisteltava ennen ensimmäistä toimituskatkoa.

3. Kirjaa ostovelvoitteet ja tarkista kilpailuoikeus

Suomessa ei ole erillistä franchising-lakia, lakisääteistä franchising-rekisteriä eikä erityistä franchisingin ennakkotietoasiakirjaa koskevaa lakia. Hankintaehtoihin sovelletaan kuitenkin yleistä lainsäädäntöä, kuten oikeustoimilakia, kilpailulakia ja lakia sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa. Tavarakaupassa myös kauppalaki voi tulla sovellettavaksi. EU:n kilpailusäännöt voivat soveltua, kun järjestely on omiaan vaikuttamaan jäsenvaltioiden väliseen kauppaan.

Kilpailuoikeudellisessa arvioinnissa keskeisiä ovat EU:n vertikaalisia sopimuksia koskeva ryhmäpoikkeusasetus (EU) 2022/720 ja siihen liittyvät suuntaviivat. Asetus ei hyväksy automaattisesti kaikkia ketjun ostorajoituksia: arvioinnissa merkitystä on muun muassa markkinaosuuksilla sekä rajoitusten sisällöllä ja kestolla. Tarkistuta erityisesti yksinomaiset ostovelvoitteet ja kilpailevien tuotteiden myyntikiellot kilpailuoikeuteen perehtyneellä juristilla.

Älä sekoita yhteisiä hankintoja yrittäjän jälleenmyyntihinnan määräämiseen. Kiinteän tai vähimmäisjälleenmyyntihinnan määrääminen on lähtökohtaisesti kiellettyä. Myös näennäinen suositushinta voi muodostua ongelmalliseksi, jos sen noudattamista vaaditaan painostuksella tai kannustimilla.

Sopimuskokonaisuudesta pitäisi käydä selvästi ilmi:

• keneltä yrittäjä on velvollinen ostamaan ja mitä velvoite koskee;
• kuka myy, laskuttaa ja vastaa toimitusvirheistä;
• miten hinnat, toimituskulut ja maksuehdot määräytyvät;
• millä perusteilla toimittajaa tai tuotevalikoimaa voidaan vaihtaa;
• saako franchising-antaja ostoista hyvityksiä tai muita etuja ja miten ne käsitellään.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät laki. Ne eivät korvaa sopimusehtojen oikeudellista tarkastusta. Anna olennaiset hankintarajoitukset ja kustannusperusteet yrittäjäehdokkaalle riittävän ajoissa arvioitaviksi.

4. Valmistele toimintatapa toimitushäiriöihin

Laadi lyhyt toimintasuunnitelma tilanteeseen, jossa keskeinen tuote loppuu tai toimittaja lakkaa toimittamasta. Määritä, kuka ottaa vastaan häiriöilmoituksen, kuka hyväksyy korvaavan tuotteen ja miten päätös välitetään kaikille yrittäjille. Turvallisuuteen liittyvissä poikkeamissa on lisäksi noudatettava tuotetta tai palvelua koskevia lakisääteisiä velvoitteita.

Sovi etukäteen, milloin yrittäjä saa tehdä kiireellisen korvaavan hankinnan. Rajaa lupa esimerkiksi hyväksyttyihin vaihtoehtoihin ja dokumentointivelvollisuuteen. Näin yrittäjä ei joudu valitsemaan toiminnan keskeyttämisen ja epäselvän sopimusrikkomuksen välillä.

Seuraa toimitusvarmuutta, puutteellisia toimituksia, reklamaatioiden ratkaisuaikoja ja hankintojen kokonaiskustannuksia. Käsittele tulokset säännöllisesti toimittajan ja yrittäjien kanssa. Yhteisön kokemukset paljastavat ongelmat, joita yhden oman toimipisteen tiedot eivät näytä.

Käytännön yhteenveto: tee ennen laajentumista hankintaluettelo, vastuuta jokainen kriittinen toimitus ja varmista hyväksytty varavaihtoehto. Tarkistuta ostorajoitukset ennen sopimusten allekirjoittamista. Toimiva hankintamalli suojaa sekä yhteistä asiakaslupausta että yrittäjän arkea.