Franchising-ketjun avainhenkilöriski: varaudu poissaoloihin

Menestyvä yritys voi olla vahvasti perustajansa varassa: hän ratkaisee poikkeustilanteet, tuntee kumppanit ja hyväksyy tärkeät päätökset. Kun yrityksestä rakennetaan franchising-yhteisöä, tämä riippuvuus muuttuu myös yrittäjien riskiksi. Ennen ensimmäistä franchising-sopimusta kannattaa varmistaa, että ketjun lupaama ohjaus ja tuki jatkuvat avainhenkilön sairastuessa, lomaillessa tai jättäessä tehtävänsä. Tavoitteena ei ole tehdä perustajasta tarpeetonta, vaan tehdä yhteistyöstä kestävää.

1. Tunnista, mikä pysähtyy yhden ihmisen mukana

Aloita tarkastelemalla nykyisen yrityksesi arkea. Mitkä tehtävät odottavat aina sinun päätöstäsi? Missä asioissa henkilöstö tietää toimintatavan, mutta ei uskalla edetä ilman lupaasi? Henkilöriippuvuus ei tarkoita vain puuttuvia ohjeita. Se voi syntyä myös päätösvallasta, kumppanisuhteista tai tiedosta, joka on yhden ihmisen muistissa.

Franchising-yhteisössä riippuvuus korostuu, koska itsenäinen yrittäjä tarvitsee ennakoitavaa yhteistyötä. Jos vain perustaja pystyy tulkitsemaan konseptin vaatimuksia tai ratkaisemaan poikkeavan tilanteen, hänen poissaolonsa voi viivästyttää usean yrityksen toimintaa samanaikaisesti.

Tee tehtäväkohtainen kartoitus esimerkiksi seuraavista asioista:

• yrittäjän kiireelliseen konseptikysymykseen vastaaminen
• poikkeavan toimintatavan hyväksyminen
• yhteydenpito ketjun keskeiseen palveluntarjoajaan
• yhteisen häiriöviestin laatiminen
• sovitun koulutuksen tai ohjaustapaamisen toteuttaminen.

Kirjaa jokaisesta tehtävästä vastuuhenkilö, nykyinen varahenkilö ja pisin käytännössä hyväksyttävä viive. Jos varahenkilöä ei ole tai viivettä ei pystytä arvioimaan, merkitse tehtävä jatkovalmisteluun. Näin saat näkyviin konkreettisen puutteen sen sijaan, että toteaisit yleisesti yrityksen olevan liian riippuvainen perustajasta.

2. Erota osaaminen, päätösvalta ja edustamisoikeus

Varahenkilön nimeäminen ei yksin ratkaise ongelmaa. Hänen täytyy osata tehtävä, päästä tarvittavaan tietoon ja tietää, mitä hän saa päättää. Lisäksi yrityksen puolesta tehtäviin oikeustoimiin tarvitaan asianmukainen edustamisoikeus tai valtuutus. Sisäinen vastuunjako ei automaattisesti anna oikeutta allekirjoittaa sopimuksia.

Laadi kriittisille tehtäville lyhyt sijaisuuskortti. Siihen kuuluvat tehtävän käynnistävä tilanne, tarvittavat tiedot, toimintaohje, päätösvallan rajat ja henkilö, jolle asia siirretään tarvittaessa. Kortti täydentää toimintakäsikirjaa: tarkoituksena ei ole kirjoittaa koko konseptia uudelleen, vaan varmistaa toiminta poikkeustilanteessa.

Esimerkiksi ketjun neuvoja voi saada oikeuden antaa olemassa oleviin ohjeisiin perustuvaa tukea. Hänellä ei silti välttämättä ole oikeutta luvata yrittäjälle maksuhyvitystä, muuttaa sopimusvelvoitetta tai hyväksyä pysyvää poikkeusta konseptiin. Nämä rajat on ilmaistava ymmärrettävästi myös yrittäjälle.

Pienessä ketjussa varajärjestely voi perustua työntekijän sijasta ulkopuoliseen asiantuntijaan. Sovi silloin etukäteen tehtävän laajuudesta, tavoitettavuudesta, salassapidosta ja korvauksesta. Pelkkä tuttu asiantuntija puhelimen yhteystiedoissa ei vielä ole toimiva sijaisjärjestely.

3. Sovita jatkuvuus sopimuksiin ja Suomen sääntöihin

Suomessa ei ole erityistä franchising-lakia, lakisääteistä franchising-sopimusten rekisteröintiä eikä määrämuotoista franchisingin ennakkotietoasiakirjaa koskevaa erityissääntelyä. Toimintaan sovelletaan yleistä lainsäädäntöä, kuten oikeustoimilakia, lakia sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa, kilpailulakia ja tavaramerkkilakia. Osakeyhtiön päätöksenteossa ja edustamisessa merkitystä on myös osakeyhtiölailla.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät erityislaki. Niitä ei pidä esittää viranomaisen hyväksyntänä tai korvikkeena sopimusten huolelliselle valmistelulle.

Jatkuvuuden kannalta keskeistä on tarkistaa, mitä franchising-antaja tosiasiassa lupaa. Jos sopimus velvoittaa yhtiön järjestämään tukea tai koulutusta, perustajan poissaolo ei itsessään poista yhtiön velvoitetta. Siksi henkilökohtaiset myyntilupaukset ja yhtiön toteutuskyky on sovitettava yhteen.

Vältä lupausta, jonka mukaan yrittäjä saa aina juuri perustajan henkilökohtaista ohjausta, ellei järjestelyä todella pystytä ylläpitämään. Kuvaa mieluummin tuen sisältö, yhteydenottotapa ja vastuurooli. Jos yhteistyö kuitenkin olennaisesti perustuu nimetyn henkilön panokseen, tämän vaihtumisen vaikutukset kannattaa käsitellä sopimuksessa juristin avulla.

4. Testaa poissaolo ennen yrittäjäverkoston kasvattamista

Jatkuvuutta voi kokeilla jo nykyisessä yrityksessä. Valitse rajattu ajanjakso, jolloin perustaja ei osallistu ennalta valittuihin päivittäisiin tehtäviin. Nimeä sijainen ja kerro henkilöstölle, mitkä asiat hän ratkaisee sekä missä tilanteessa perustajaan saa ottaa yhteyttä.

Älä aloita testistä, joka vaarantaa asiakkaiden turvallisuuden tai lakisääteisten velvoitteiden hoitamisen. Rajaa kokeilu ensin esimerkiksi tavanomaisiin neuvontakysymyksiin ja sisäisiin hyväksyntöihin. Harvinaisia mutta vakavia tilanteita voi harjoitella kuvitteellisilla tapauksilla.

Seuraa kokeilussa kolmea asiaa: missä päätös pysähtyi, mitä tietoa puuttui ja milloin sijaisen toimivalta jäi epäselväksi. Pyydä sijaiselta myös arvio siitä, kuinka paljon tehtävät veivät aikaa. Varahenkilö, jonka oma työ täyttää koko päivän, ei välttämättä pysty kantamaan lisävastuuta käytännössä.

Korjaa havaitut puutteet ja toista vaikeimmat tilanteet. Onnistumisen mittari ei ole se, ettei kukaan kysynyt mitään, vaan se, että oikeat asiat ratkaistiin oikealla vastuulla ilman piileviä virheitä.

5. Tee järjestelystä yrittäjälle näkyvä ja pidä se ajan tasalla

Yrittäjän ei tarvitse tuntea ketjuyhtiön kaikkia sisäisiä järjestelyjä. Hänen on kuitenkin tiedettävä, mihin ottaa yhteyttä, kuka vastaa kiireellisessä tilanteessa ja miten ratkaisematon asia etenee. Käytä ensisijaisesti yhteisiä palveluosoitteita ja sovittuja yhteydenottokanavia yksittäisen henkilön muistin varaan jäävien viestien sijasta.

Tarkista sijaisuudet aina henkilöstömuutosten, uusien tukilupausten ja merkittävän kasvun yhteydessä. Päivitä samalla valtuutukset, yhteystiedot ja tehtäväkohtaiset ohjeet. Näin poissaoloon varautuminen pysyy osana franchising-yhteisön johtamista eikä jää kertaluonteiseksi asiakirjaksi.

Käytännön muistilista: valitse ensin yksi tehtävä, joka pysähtyy poissaoloosi. Nimeä osaava sijainen, määrittele hänen päätösvaltansa ja testaa järjestely. Laajenna sama toimintatapa muihin kriittisiin tehtäviin ennen yrittäjämäärän kasvattamista.