Franchisen osto: tarkista pakolliset hankintakanavat

Franchising-yhteisössä yhteiset hankinnat voivat tuoda tasalaatua, toimitusvarmuutta ja neuvotteluvoimaa. Ostajalle ratkaisevaa on kuitenkin se, mitä omasta yrityksestä edellytetään: keneltä tavarat ja palvelut on ostettava, millä ehdoilla ja miten toimituskatkoissa toimitaan. Hankintavelvoitteet kannattaa selvittää ennen sitoutumista, sillä edulliselta näyttävä aloitus voi sitoa huomattavasti rahaa varastoon ja jatkuviin ostoihin.

1. Kartoita kaikki sidotut hankinnat

Pyydä ketjulta kirjallinen luettelo hankinnoista, jotka yrittäjän on tehtävä ketjulta tai sen nimeämiltä toimittajilta. Tarkastelu ei saa jäädä myytäviin tuotteisiin. Velvoite voi koskea myös pakkauksia, työvaatteita, siivousaineita, laitehuoltoa, maksupäätteitä ja ohjelmistopalveluja.

Erottele luettelossa kolme asiaa: yksinomaan nimetystä lähteestä tehtävät ostot, hyväksytyiltä vaihtoehtoisilta toimittajilta sallitut ostot sekä täysin vapaat hankinnat. Selvitä samalla, koskeeko velvoite koko tuoteryhmää vai vain tiettyjä tuotteita.

Pyydä nähtäväksi franchisesopimuksen lisäksi hankintaliitteet, olennaiset käsikirjan määräykset ja toimittajien sopimusehdot. Tarkista erityisesti:

• Kuka on tilauksen myyjä ja laskuttaja?
• Kenen kanssa toimitus- tai palvelusopimus syntyy?
• Onko vähimmäistilaus määritelty euroina, kappaleina tai toimituskertoina?
• Saako vastaavan tuotteen hankkia muualta, ja miten hyväksyntää haetaan?
• Mikä asiakirja ratkaisee, jos ehdot ovat ristiriidassa?

Selvitä myös, liittyvätkö toimitussopimukset automaattisesti ketjujäsenyyteen vai allekirjoitetaanko ne erikseen. Ketjun neuvottelema puitesopimus ei yksin kerro oman yrityksesi maksu- tai tilausvastuista. Pyydä malliksi tilausvahvistus ja lasku, jotta näet, miten ehdot toteutuvat käytännössä.

2. Laske ostohinnan sijasta kokonaiskustannus

Pelkkä tuotehinnasto ei riitä ketjujen vertailuun. Laske tyypilliselle tilaukselle kokonaiskustannus, johon sisältyvät kuljetus, käsittely, pakkausmaksut, kylmäketju, mahdolliset tuontikulut sekä hävikki. Tee vertailu yhdenmukaisesti ja erottele vähennyskelpoinen arvonlisävero varsinaisesta kustannuksesta. Huomioi silti sen vaikutus maksuaikatauluun.

Pyydä tieto hinnaston voimassaolosta ja hinnan määräytymistavasta. Tarkista, ovatko alennukset ehdottomia vai riippuvatko ne ostomääristä, maksuaikojen noudattamisesta tai koko ketjun tavoitteista. Ehdollista vuosihyvitystä ei pidä käsitellä varmana kuukausittaisena säästönä.

Kysy myös, saako ketju toimittajilta ostoihin perustuvia hyvityksiä ja välittyvätkö ne yrittäjälle. Ketjun saama korvaus ei itsessään osoita ongelmaa, mutta sen merkitys kannattaa ymmärtää. Olennaista on, pystytkö arvioimaan oman hankintahintasi ja ketjun tarjoaman vastineen ilman oletuksia.

Vertaa mahdollisuuksien mukaan vastaavan laatutason tuotteita. Halvempi vaihtoehto ei ole aito vertailukohta, jos sen pakkauskoko, toimitustiheys tai säilyvyys eroaa olennaisesti ketjun tuotteesta.

3. Testaa varaston ja maksuehtojen rahoitustarve

Pakollinen alkuvarasto voi sitoa rahaa kauan ennen ensimmäisiä myyntituloja. Pyydä siitä tuotekohtainen erittely ja perustelut määrille. Selvitä, ovatko määrät suosituksia vai sopimusvelvoitteita ja voiko tilausta porrastaa toiminnan käynnistymisen mukaan.

Tee kassavirtalaskelma, jossa hankintojen eräpäivät ja asiakkailta saatavat maksut näkyvät erikseen. Testaa myös tilanne, jossa myynti käynnistyy arvioitua hitaammin mutta vähimmäisostot jatkuvat. Näin näet, kuinka paljon omaa rahaa tai käyttöpääomarahoitusta tarvitaan pelkän avaamisbudjetin lisäksi.

Selvitä ennen rahoitusneuvotteluja ainakin nämä ehdot:

• Maksetaanko ensimmäiset toimitukset ennakkoon?
• Vaatiiko toimittaja vakuuden tai talletuksen?
• Milloin tavaran omistusoikeus siirtyy yrityksellesi?
• Saako hitaasti liikkuvia tai vanhenevia tuotteita palauttaa?
• Kuka vastaa kampanjan jälkeen jäävästä varastosta?

Jos toimittaja pidättää tavaran omistusoikeuden maksamiseen asti, kerro ehdosta rahoittajalle. Älä oleta, että koko varasto kelpaa sellaisenaan rahoituksen vakuudeksi. Varmista myös, ettei käyttöpääman riittävyys perustu vielä hyväksymättömään toimittajaluottoon.

4. Sovi menettely toimituskatkoihin ja virheisiin

Yhteen hankintakanavaan sitoutuminen kasvattaa riippuvuutta toimittajan toimintakyvystä. Selvitä ketjulta, miten tuotteiden saatavuutta seurataan ja mitä yrittäjä saa tehdä, jos pakollinen toimittaja ei pysty toimittamaan.

Sopimukseen kannattaa kirjata selkeä poikkeusmenettely: kenelle häiriö ilmoitetaan, kuka hyväksyy korvaavan tuotteen ja missä ajassa ratkaisu annetaan. Vaihtoehtoisten tuotteiden on edelleen täytettävä sovitut laatu- ja turvallisuusvaatimukset. Hiljaisuutta ei pidä tulkita ostoluvaksi, ellei tällaisesta menettelystä ole nimenomaisesti sovittu.

Tarkista myös reklamaatioajat, virheellisten tuotteiden palautusmenettely sekä vastuu kuljetusvahingoista ja takaisinvedoista. Ketjun ilmoitus asian hoitamisesta ei vielä kerro, kuka korvaa yrittäjän kustannukset. Kirjaa vastuut oikeiden sopimusosapuolten välille ja tarkista mahdolliset vastuunrajoitukset.

Kysy nykyisiltä yrittäjiltä konkreettisesti toimitusten täsmällisyydestä ja reklamaatioiden käsittelystä. Yksittäinen kokemus ei ratkaise valintaa, mutta toistuvat samanlaiset havainnot ovat peruste lisäselvityksille.

5. Tarkistuta hankintaehtojen oikeudelliset rajat

Suomessa ei ole erityistä franchisinglakia, lakisääteistä franchisingin ennakkotietoasiakirjaa eikä franchisesopimusten erityistä rekisteröintijärjestelmää. Hankintaehtoihin sovelletaan muun muassa oikeustoimilakia, lakia sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa sekä kilpailulakia. Myös EU:n kilpailusäännöt voivat tulla sovellettaviksi.

Pakollinen hankintakanava ei ole automaattisesti kielletty. Sen arvioinnissa merkitystä voi olla esimerkiksi konseptin laadun suojaamisella, rajoituksen kestolla, laajuudella ja osapuolten markkina-asemalla. EU:n vertikaalinen ryhmäpoikkeusasetus (EU) 2022/720 on yksi arvioinnin keskeisistä säädöksistä. Sen soveltuminen edellyttää ehtojen täyttymistä; asetuksen ulkopuolelle jääminen ei yksin tarkoita sopimuksen lainvastaisuutta.

Anna kilpailuoikeutta tuntevan juristin arvioida laajat yksinostovelvoitteet. Erota lisäksi hankintavelvoite jälleenmyyntihinnan määräämisestä: vähimmäis- tai kiinteän jälleenmyyntihinnan määrääminen on lähtökohtaisesti kielletty kilpailunrajoitus. Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät lainsäädäntöä eivätkä korvaa sopimuksen tarkastusta.

Käytännön muistilista: kokoa ennen allekirjoitusta yksi hankintataulukko, jossa näkyvät pakollinen toimittaja, kokonaiskustannus, maksuaika, vähimmäisosto ja toimitushäiriön varamenettely. Jos jokin kohta jää avoimeksi, selvitä se ennen sitoutumista.