Franchisen osto: rajaa salassapidon velvoitteet

Franchising-yhteisöön liittymistä harkitseva tarvitsee tietoa konseptista, taloudesta ja toimintatavoista. Ketju puolestaan haluaa suojata tietotaitonsa ennen aineiston luovuttamista. Salassapitosopimus on tähän luonteva väline, mutta sen ei pitäisi estää ostajaa arvioimasta hankintaa asiantuntijoiden kanssa. Ennen allekirjoittamista kannattaa selvittää, mitä sopimus suojaa, kenelle tietoja saa antaa ja mitä velvoitteita jää voimaan, jos et liitykään ketjuun.

1. Erota liikesalaisuus muusta luottamuksellisesta tiedosta

Suomessa ei ole erityistä franchising-lakia eikä franchisingia varten säädettyä määrämuotoista ennakkotietojen luovutusmenettelyä. Suhdetta ohjaavat sopimus ja yleinen lainsäädäntö, kuten oikeustoimilaki, liikesalaisuuslaki ja laki sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa. Ennen sopimusta annettavien tietojen tulee silti olla riittäviä ja paikkansapitäviä, eivätkä ne saa johtaa harhaan.

Liikesalaisuuslain suoja ei synny pelkästään siitä, että asiakirjan päälle kirjoitetaan ”salainen”. Tiedon on täytettävä lain edellytykset: sen tulee muun muassa olla salassa pidettyä, sillä tulee olla salaisuutensa vuoksi taloudellista arvoa ja haltijan tulee ryhtyä kohtuullisiin toimiin sen suojaamiseksi. Ketjun yksityiskohtainen valmistusmenetelmä tai ei-julkinen hinnoittelulaskelma voi täyttää nämä edellytykset.

Salassapitosopimus voi kuitenkin suojata myös muuta tietoa kuin lain tarkoittamia liikesalaisuuksia. Siksi määritelmä on luettava erikseen. Pyydä yksilöimään ainakin suojattavat aineistoryhmät, käyttötarkoitus ja se, miten suullisesti annettu luottamuksellinen tieto tunnistetaan.

Sovi myös poikkeuksista. Velvoitteen ulkopuolelle on perusteltua rajata tieto, joka on julkista, oli todistettavasti hallussasi jo ennestään, saadaan laillisesti muualta tai kehitetään itsenäisesti suojattua aineistoa käyttämättä. Säilytä tarvittaessa näyttö siitä, milloin ja mistä olet saanut tiedon.

Älä hyväksy epäselvää ehtoa, joka käytännössä tekee kaikesta omasta kokemuksestasi ketjun omaisuutta. Yleinen ammattitaito ja ketjun suojattu tietotaito on tärkeää erottaa toisistaan.

2. Varmista lupa käyttää rahoittajaa ja neuvonantajia

Hankinnan ennakkotarkastus jää vajaaksi, jos et saa näyttää aineistoa juristille, kirjanpitäjälle tai pankille. Pelkkä lupa käyttää tietoja ”omaan arviointiin” ei välttämättä ratkaise sitä, saako niitä luovuttaa näille tahoille. Pyydä nimenomainen oikeus jakaa tarpeelliset tiedot hankinnan arviointiin ja rahoituksen järjestämiseen osallistuville henkilöille.

Kirjaa sopimukseen esimerkiksi seuraavat asiat:

• Mitkä neuvonantajat ja rahoittajat saavat aineistoa?
• Riittääkö heidän ammatillinen salassapitovelvollisuutensa, vai tarvitaanko erillinen sitoumus?
• Saavatko mahdolliset yhtiökumppanit osallistua arviointiin?
• Miten vastuu näiden henkilöiden menettelystä määräytyy?
• Edellyttääkö tietojen jakaminen ilmoitusta vai ketjun ennakkohyväksyntää?

Jos hyväksyntä vaaditaan, sovi käytännöllinen menettely ja vastausaika. Muuten lainahakemus voi jäädä odottamaan lupaa, vaikka muut neuvottelut etenisivät nopeasti. Rajaa aineiston jakaminen aina siihen, mitä vastaanottaja tehtävässään tarvitsee.

Esimerkiksi pankki voi tarvita talouslaskelmia ja sopimusehtoja, mutta ei välttämättä koko konseptikäsikirjaa. Juristi puolestaan tarvitsee ne ohjeet ja liitteet, joista ostajan oikeudelliset velvoitteet selviävät. Aineiston erottelu auttaa sekä suojaamaan ketjua että tekemään kunnollisen tarkastuksen.

Huolehdi myös siitä, ettei salassapitoehdolla yritetä estää lain edellyttämiä ilmoituksia tai tietojen antamista toimivaltaiselle viranomaiselle. Mahdollinen ilmoitus ketjulle on rajattava tilanteisiin, joissa se on lain mukaan sallittua.

3. Tarkista käyttökielto ja velvoitteen kesto

Salassapito ja tiedon käyttämisen rajoittaminen ovat eri asioita. Sopimus voi kieltää sekä aineiston luovuttamisen että sen hyödyntämisen muuhun kuin ketjuun liittymisen arviointiin. Tällainen käyttötarkoituksen rajaus suojaa konseptia, mutta sen pitää olla ymmärrettävä myös ostajan näkökulmasta.

Tarkista erityisesti, sisältääkö salassapitosopimus muitakin velvoitteita. Asiakirjassa voi olla esimerkiksi kielto ottaa yhteyttä tiettyihin henkilöihin tai harjoittaa tietynlaista liiketoimintaa. Ne eivät ole pelkkää salassapitoa, eikä niitä pidä hyväksyä huomaamatta osana tavanomaiseksi kuvattua lomaketta.

Selvitä erikseen neuvotteluvaiheen ja mahdollisen franchisingsopimuksen suhde. Korvaako myöhempi sopimus aiemman salassapitosopimuksen vai jäävätkö molemmat voimaan? Samasta aineistosta ei pitäisi jäädä keskenään ristiriitaisia käyttö- ja säilytysohjeita.

Velvoitteen kestoon ei ole yhtä kaikille aineistoille sopivaa ratkaisua. Varsinaisten liikesalaisuuksien suoja voi olla tarpeen pitkään, kun taas nopeasti vanheneva suunnitteluaineisto voi perustella toisenlaisen sopimusajan. Määrittele, mistä aika lasketaan ja mitkä velvoitteet jatkuvat neuvottelujen päätyttyä. Sopimusajan päättyminen ei itsessään poista liikesalaisuuslain mahdollista suojaa.

4. Sovi aineiston käsittelystä myös kielteisen päätöksen jälkeen

Jos et osta franchisea, ketju voi edellyttää aineiston palauttamista tai poistamista. Sovi etukäteen, koskeeko vaatimus myös sähköposteja, muistiinpanoja, laskelmia ja asiantuntijoiden hallussa olevia kopioita. Vaatimuksen pitää olla toteutettavissa käytännössä.

Varmuuskopiot ja lakisääteiset säilytysvelvoitteet kannattaa käsitellä erikseen. Neuvottele tarvittaessa rajattu oikeus säilyttää suojattu arkistokappale oikeuksien puolustamista tai velvoitteiden osoittamista varten. Säilyttäminen ei tarkoita lupaa käyttää tietoja liiketoiminnassa.

Tee jo arviointivaiheessa yksinkertainen aineistoluettelo: mitä vastaanotit, milloin, kenelle jaoit sen ja missä sitä säilytetään. Rajaa pääsy nimetyille henkilöille ja vältä aineiston levittämistä tarpeettomiin viestiketjuihin. Näin mahdollinen palautus tai poistaminen on hallittavissa.

Käytännön johtopäätös: hyväksy salassapitosopimus vasta, kun pystyt sen puitteissa tutkimaan hankinnan, järjestämään rahoituksen ja tarvittaessa vetäytymään neuvotteluista. Hyvä rajaus suojaa franchising-yhteisön tietotaitoa tekemättä ostajan päätöksenteosta sokkona toimimista.