Franchisen osto: tarkista ketjumaksujen laskentaperuste

Franchising-yhteisöön liittyessäsi sitoudut usein maksamaan ketjulle säännöllisiä maksuja. Niiden todellinen suuruus ei selviä pelkästä prosenttiluvusta: ratkaisevaa on, mistä maksu lasketaan, milloin se syntyy ja miten virheet korjataan. Ennen franchisen ostamista kannattaa tarkistaa ketjumaksujen laskentalogiikka yhtä huolellisesti kuin itse maksuprosentti. Näin ehkäiset tilanteen, jossa sopimuksen mukainen lasku on huomattavasti odottamaasi suurempi.

1. Määrittele, mitä maksun perusteena oleva myynti tarkoittaa

Sopimuksen ilmaisu ”maksu liikevaihdosta” voi näyttää yksiselitteiseltä. Käytännössä sopimus voi kuitenkin määritellä maksupohjan eri tavalla kuin yrityksesi kirjanpito. Pyydä siksi kirjallinen määritelmä ja varmista, että taloushallintosi pystyy tuottamaan sen mukaisen raportin ilman jatkuvaa käsityötä.

Selvitä ainakin seuraavat asiat:

• Lasketaanko maksu arvonlisäverottomasta vai verollisesta myynnistä?
• Vähennetäänkö palautukset, hyvitykset ja asiakkaalle annetut alennukset?
• Sisältyvätkö toimituskulut ja muut asiakkaalta perittävät lisämaksut maksupohjaan?
• Milloin lahjakorttimyynti huomioidaan, ja miten saman myynnin laskeminen kahdesti estetään?
• Miten luottotappiot sekä peruuntuneet tai maksamatta jääneet tilaukset käsitellään?
• Sisältyykö maksupohjaan myynti, joka ei kuulu ketjun konseptiin?

Erityistä huomiota tarvitsevat ulkopuolisten tilaus- ja toimituspalvelujen kautta tulevat ostot. Asiakkaan maksama summa ja yrityksesi tilille saapuva tilitys voivat poiketa toisistaan palveluntarjoajan palkkion vuoksi. Sopimuksesta pitää selvitä, lasketaanko ketjumaksu myynnistä ennen tätä vähennystä vai sen jälkeen. Kumpaakaan vaihtoehtoa ei pidä päätellä pelkästä tiliotteesta.

Pyydä ketjua laatimaan mallilaskelma yhdestä tavallisesta kuukaudesta sekä kuukaudesta, jossa on palautuksia, lahjakortteja ja välityspalvelun myyntiä. Vertaa laskelmia sopimustekstiin. Jos niiden välillä on ristiriita, korjaa teksti ennen allekirjoitusta: esittelytilaisuudessa annettu selitys ei yksin poista tulkintariskiä.

2. Kokoa kaikki jatkuvat maksut samaan taulukkoon

Yhteistyömaksu ei välttämättä ole ainoa säännöllinen ketjukustannus. Erillisiä maksuja voi liittyä esimerkiksi yhteismarkkinointiin, ajanvaraukseen, kassajärjestelmään, ohjelmistolisensseihin tai keskitettyyn asiakaspalveluun. Tarkoitus ei ole arvioida näitä maksuja nimikkeen perusteella, vaan selvittää, mikä tapahtuma synnyttää maksuvelvollisuuden.

Tee maksutaulukko, jossa jokaisella rivillä ovat maksun saaja, laskentaperuste, laskutusväli, eräpäivä ja mahdollinen vähimmäismäärä. Kirjaa myös, mistä sopimuksesta tai liitteestä maksu löytyy. Näin huomaat helpommin sekä päällekkäiset veloitukset että pakolliset palvelut, jotka laskuttaa ketjun sijasta ulkopuolinen toimittaja.

Tarkista erityisesti vähimmäismaksun suhde prosenttiperusteiseen maksuun. Onko kuukausimaksu näistä suurempi, vai veloitetaanko kiinteä maksu prosenttiosuuden lisäksi? Selvitä myös, lasketaanko vähimmäismaksu toimipisteittäin, yrityksittäin vai koko yrittäjän sopimuskokonaisuudesta. Ero korostuu, jos avaat myöhemmin toisen toimipisteen.

Kysy, veloitetaanko maksuja jo ennen avaamista, kausisulun aikana tai tilapäisen keskeytyksen yhteydessä. Maksun alkaminen järjestelmätunnusten luomisesta voi tarkoittaa eri ajankohtaa kuin liiketoiminnan käynnistyminen. Merkitse sovittu alkamishetki sopimukseen niin, että se voidaan myöhemmin todentaa.

Yhteismarkkinointimaksusta kannattaa selvittää, onko kyse lopullisesta maksusta vai toteutuneisiin kustannuksiin myöhemmin täsmäytettävästä ennakosta. Pyydä kuvaus raportoinnista sekä siitä, miten mahdollinen yli- tai alijäämä käsitellään. Älä oleta käyttämättömien varojen palautuvan yrittäjälle ilman sitä koskevaa ehtoa.

3. Sovi laskutuksen tarkistamisesta ja oikaisuista

Selkeä laskentaperuste auttaa vain, jos pystyt tarkistamaan sen toteutumisen. Pyydä nähtäväksi mallilasku ja sen taustaraportti. Laskulla tai liitteessä pitäisi näkyä laskutuskausi, käytetty maksupohja, prosentti, kiinteät erät ja aiempiin kausiin kohdistuvat korjaukset.

Sovi, mistä järjestelmästä laskutuksen tiedot otetaan ja kumpi osapuoli vastaa niiden toimittamisesta. Jos ketju saa myyntitiedot suoraan kassajärjestelmästä, varmista oma pääsysi samoihin raportteihin. Pelkkä kokonaisveloitus ei riitä poikkeamien selvittämiseen.

Kirjaa menettely myös virhetilanteita varten:

1. Kenelle laskua koskeva huomautus toimitetaan?
2. Missä ajassa huomautus pitää tehdä ja käsitellä?
3. Miten hyvitys näkyy seuraavassa laskussa tai palautetaan?
4. Miten riidaton ja riitainen laskun osa käsitellään selvityksen aikana?

Älä oleta, että reklamaatio automaattisesti siirtää eräpäivää tai oikeuttaa pidättämään maksun. Menettely kannattaa sopia etukäteen. Tarkista samalla ketjun oikeus tarkastaa myyntitietojasi: tarkastuksen laajuus, salassapito ja kustannusten jakautuminen voivat vaikuttaa siihen, kuinka raskasta laskutuksen valvonta on yrityksellesi.

4. Tunnista Suomen oikeudellinen lähtökohta

Suomessa ei ole erityistä franchisinglakia, lakisääteistä franchisingin ennakkotietoasiakirjaa eikä franchisingsopimusten erityistä rekisteröintivelvollisuutta. Maksuehtojen arvioinnissa keskeisiä ovat sopimus ja yleiset oikeussäännöt. Yleiset sopimusoikeudelliset lojaliteetti- ja tiedonantovelvollisuudet on silti huomioitava neuvotteluissa.

Oikeustoimilaki koskee muun muassa sopimuksen pätevyyttä, ja sen 36 § mahdollistaa kohtuuttoman sopimusehdon sovittelun tai sivuuttamisen. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että epäedullinen yritysten välinen maksuehto automaattisesti poistettaisiin. Sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa annettu laki puolestaan kieltää muun muassa totuudenvastaiset tai harhaanjohtavat ilmaisut, jotka voivat vaikuttaa hyödykkeen kysyntään tai tarjontaan taikka vahingoittaa toisen elinkeinotoimintaa.

Franchising-yhteisön eettiset säännöt voivat täydentää hyvää toimintatapaa, mutta ne eivät ole lainsäädäntöä. Selvitä, mihin sääntöihin ketju on sitoutunut ja miten ne liittyvät sopimukseesi. Yrittäjänä tehtävä franchisingsopimus ei lähtökohtaisesti ole kuluttajasopimus.

Käytännön muistilista: älä hyväksy pelkkää maksuprosenttia. Hyväksy vasta kokonaisuus, jossa maksupohja, kaikki pakolliset erät, laskutusajankohdat ja oikaisumenettely ovat kirjallisesti ymmärrettäviä ja tarkistettavissa.