Franchisen osto: tarkista asiakasmaksujen tilitysehdot

Asiakas maksaa tänään, mutta milloin raha on yrityksesi käytössä? Franchising-yhteisössä yhteinen verkkokauppa, ajanvaraus tai maksujärjestelmä voi helpottaa myyntiä, mutta samalla asiakasmaksut saattavat kulkea ketjun tai ulkopuolisen palveluntarjoajan kautta. Ennen franchisen ostamista selvitä koko maksuketju. Myynti ei vielä tarkoita, että voit käyttää rahat palkkoihin, vuokraan ja tavarantoimittajien laskuihin.

1. Selvitä, kuka myy ja kuka vastaanottaa rahat

Aloita asiakkaan näkökulmasta: minkä yrityksen kanssa hän tekee kaupan? Myymälän kyltti tai verkkopalvelun yhteinen ilme ei yksin ratkaise myyjää. Tarkista, mikä yritys nimetään tilausvahvistuksessa, kuitissa ja myyntiehdoissa. Selvitä erikseen, kenen nimissä maksupalvelusopimus on ja mille tilille maksu ensin saapuu.

Maksun vastaanottaja ei välttämättä ole sama yritys kuin tuotteen tai palvelun myyjä. Ketju voi esimerkiksi vastaanottaa maksuja yrittäjän puolesta. Toisessa järjestelyssä ketju myy asiakkaalle ja ostaa suorituksen yrittäjältä. Näillä malleilla voi olla erilaiset vaikutukset laskutukseen, kirjanpitoon ja siihen, keneltä yrittäjä odottaa maksua.

Pyydä jokaisesta käytössä olevasta myyntikanavasta kirjallinen kuvaus:

• Kuka on asiakkaalle ilmoitettu myyjä?
• Kuka vastaanottaa maksun ja millä perusteella?
• Kuka on velvollinen tilittämään rahat yrityksellesi?
• Mistä tapahtumasta oikeutesi tilitykseen syntyy?
• Mistä näet yksittäisen maksun etenemisen?

Käy erikseen läpi toimipisteen maksupääte, verkkokauppa, sovellus ja mahdollinen yritysasiakkaiden yhteislaskutus. Älä oleta, että kaikissa kanavissa käytetään samaa mallia. Pyydä kirjanpitäjää arvioimaan järjestely ennen allekirjoitusta, varsinkin jos sopimus kuvaa yrittäjän myyjäksi mutta asiakasasiakirjat kertovat muuta.

2. Muuta tilityslupaus täsmällisiksi sopimusehdoiksi

Ilmaus ”tilitämme säännöllisesti” ei riitä kassavirran suunnitteluun. Sopimuksesta pitäisi selvitä tilitysjakso, sen katkaisupäivä ja maksun eräpäivä. Selvitä myös, tarkoittaako ilmoitettu päivä maksutoimeksiannon tekemistä vai rahojen saapumista yrityksesi tilille. Viikonloput ja pyhäpäivät voivat vaikuttaa käytännön aikatauluun.

Pyydä nähtäväksi malliraportti, jossa asiakkaiden maksut yhdistyvät yrittäjälle maksettavaan summaan. Raportista pitäisi pystyä erottamaan myynnit, palautukset, maksupalvelukulut, muut vähennykset ja aiemmilta jaksoilta tehdyt oikaisut. Pelkkä nettosumma ei kerro, onko kaikki myynti mukana.

Tilitys ei saa jäädä tarkistamattomaksi nettoluvuksi. Jos ketjumaksuja vähennetään suoraan asiakasmaksuista, sovi vähennysten perusteiden erittelystä. Tarkista samalla, antaako sopimus ketjulle oikeuden kuitata tilityksestä muita saatavia, myös sellaisia, joiden perusteesta tai määrästä olette eri mieltä.

Neuvottele menettely virhetilanteisiin: kenelle ilmoitat puuttuvasta maksusta, miten nopeasti asia tutkitaan ja milloin virhe korjataan. Tavoitteena kannattaa olla, ettei yhden tapahtuman selvittäminen pysäytä koko tilitystä. Kirjaa myös, miten muutoksista tilitysaikatauluun ilmoitetaan ja millä ehdoilla aikataulua voidaan muuttaa.

Testaa järjestely konkreettisella esimerkillä. Pyydä ketjua näyttämään, miten tavallinen ostos etenee asiakkaan maksusta tilitysraportille ja yrityksesi pankkitilille. Tee sama palautukselle ja epäonnistuneelle maksulle. Näin epäselvät käsitteet tulevat näkyviin ennen kuin niistä syntyy rahallinen erimielisyys.

3. Arvioi viiveen ja maksukyvyttömyyden vaikutukset

Tilitysväli on myös rahoituskysymys. Yrityksesi voi joutua maksamaan työntekijöille ja tavarantoimittajille ennen kuin asiakkaiden jo maksamat rahat tulevat tilille. Tee siksi kassavirtalaskelma todellisten tilityspäivien, älä pelkkien myyntipäivien perusteella.

Laadi rinnalle häiriötilanne, jossa yksi tilitys viivästyy. Tarkista, mitkä maksut erääntyvät odotusaikana ja miten yritys hoitaa ne. Tarkoitus ei ole ennustaa ketjun ongelmia vaan tunnistaa, kuinka riippuvainen oma toimintasi on yhden maksuketjun toimivuudesta.

Kysy myös, säilytetäänkö yrittäjille kuuluvat rahat erillään maksun vastaanottajan omista varoista ja mihin järjestely perustuu. Pelkkä erillinen seurantatili tai sopimuksen sana ”asiakasvarat” ei yksin osoita, että rahat olisivat suojassa vastaanottajan maksukyvyttömyystilanteessa. Suojan arviointi edellyttää todellisen sopimus- ja tilijärjestelyn tarkastamista.

Jos ketju vastaanottaa merkittävästi yrityksellesi kuuluvia maksuja, pyydä juristia selvittämään asemasi mahdollisessa konkurssissa. Arvioitavana voi olla esimerkiksi se, onko yritykselläsi saatava ketjulta vai oikeus tiettyihin erillään pidettyihin varoihin. Tarkista lisäksi, voiko maksupalveluntarjoaja pidättää varoja ja kuka kantaa pidätyksen vaikutuksen.

4. Varmista todennettavuus ja oikeudellinen perusta

Suomessa ei ole erityistä franchising-lakia, lakisääteistä franchising-sopimusten rekisteröintiä eikä määrämuotoista franchisingin ennakkotietoasiakirjaa. Sopimussuhteeseen sovelletaan muun muassa oikeustoimilakia ja lakia sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa sekä tilanteen mukaan muuta yleistä lainsäädäntöä. Sopimuksen tarkkuus on siksi tärkeä, vaikka pakottavaa lainsäädäntöä ei voida syrjäyttää sopimalla.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat jäsenistöä velvoittavaa itsesääntelyä, eivät laki tai viranomaisen hyväksyntä maksujärjestelylle. Selvitä ketjun sitoutuminen sääntöihin, mutta tarkasta tilitysehdot silti erikseen.

Kirjanpitolaki koskee myös franchising-yrittäjän yritystä. Yhteinen järjestelmä ei poista yrityksesi kirjanpitovelvollisuutta. Varmista kirjanpitäjän kanssa, että saat tapahtumista riittävät tositteet ja raportit sekä pystyt täsmäyttämään myynnin pankkiin saapuneisiin maksuihin. Sovi aineiston saatavuudesta myös järjestelmän vaihtuessa tai yhteistyön päättyessä.

Kirjaa lopuksi viimeisen tilityksen aikataulu ja mahdollisten pidätysten perusteet. Avoimet maksut eivät saa jäädä ilman sovittua selvitysmenettelyä vain siksi, että ketjuyhteistyö päättyy.

Käytännön muistilista: Älä allekirjoita ennen kuin tiedät, kuka pitää rahojasi, milloin saat ne, mitä niistä voidaan vähentää ja miten tarkistat jokaisen tilityksen.