Franchisen osto: sovi perehdytyksen sisältö ja vastuut

Franchising-yhteisöön liittyessäsi ostat myös mahdollisuuden oppia valmiin liiketoimintamallin. Pelkkä lupaus kattavasta perehdytyksestä ei kuitenkaan kerro, millä valmiuksilla aloitat tai kuka maksaa lisäkoulutuksen. Ennen franchisesopimuksen allekirjoittamista selvitä, mitä koulutetaan, kenelle, milloin ja millä ehdoilla. Hyvä perehdytyssuunnitelma yhdistää ketjun toimintatavat oman yrityksesi käytännön aloitukseen.

1. Muuta koulutuslupaus konkreettiseksi suunnitelmaksi

Suomi.fi:n franchising-ohjeessa alkukoulutus, konseptiin perehdyttäminen ja tarvittava jatkokoulutus kuvataan osaksi franchise-antajan tehtäviä. Yksittäisen ketjun koulutuksen tarkka sisältö on silti selvitettävä erikseen. Esittelymateriaalin maininta koulutuksesta ei vielä osoita, kuinka paljon käytännön harjoittelua saat tai millaista osaamista sinulta odotetaan jo valmiiksi.

Pyydä ennen sitoutumista kirjallinen koulutusohjelma. Sen pitäisi eritellä ainakin seuraavat asiat:

• koulutettavat henkilöt: yrittäjä, mahdollinen toinen vastuuhenkilö ja työntekijät
• opetettavat tehtävät, järjestelmät ja ketjun laatuvaatimukset
• lähiopetuksen, verkko-opiskelun ja käytännön harjoittelun osuudet
• kouluttajat, koulutuspaikat ja ajankohdat
• tehtävät, jotka osallistujan pitää hallita koulutuksen päättyessä.

Vertaa ohjelmaa omaan kokemukseesi. Asiakaspalvelun osaaminen ei välttämättä tarkoita, että osaat käyttää ketjun tilausjärjestelmää, hoitaa päivän sulkemistoimet tai ohjata työntekijöitä konseptin mukaisesti. Pyydä täydentämään ohjelmaa juuri niissä kohdissa, joissa osaamisvajeesi voisi haitata aloitusta.

Erota myös konseptikoulutus yrittäjän yleisistä velvollisuuksista. Ketjun perehdytys ei sellaisenaan korvaa tehtävissä tarvittavia pätevyyksiä tai oman yrityksen työnantajavelvoitteita. Selvitä, mitkä valmiudet hankit itse ja mitkä ketju opettaa. Näin kumpikaan osapuoli ei oleta toisen hoitavan puuttuvaa osuutta.

2. Laske koulutuksen koko kustannus ja ajantarve

Liittymismaksuun sisältyvä koulutus ei välttämättä tarkoita kulutonta perehdytysjaksoa. Matkat, majoitus, työntekijöiden palkat ja mahdolliset lisäpäivät voivat jäädä yrittäjän maksettaviksi. Pyydä erittely sisältyvistä palveluista ja erikseen laskutettavista osuuksista. Merkitse myös, sisältyykö ilmoitettuihin hintoihin arvonlisävero.

Laadi perehdytykselle oma kustannusrivi aloitusbudjettiin. Kirjaa siihen koulutusmaksujen lisäksi osallistujien matkakulut, majoitus ja palkkakulut. Huomioi myös oma toimeentulosi aikana, jolloin käytät työpäivät opiskeluun mutta yrityksesi ei vielä tuota myyntiä. Kyse ei ole vain kurssin hinnasta vaan aloitukseen sitoutuvasta rahasta ja ajasta.

Selvitä erityisesti lisäkoulutuksen hinnoittelu. Jos ensimmäinen harjoittelujakso ei riitä, saatat tarvita uuden koulutuspäivän tai henkilökohtaista ohjausta. Sovi etukäteen, milloin täydentävä opetus sisältyy sovittuun kokonaisuuteen ja milloin siitä veloitetaan. Pyydä samalla menettely, jolla maksullinen lisätyö hyväksytään ennen sen toteuttamista.

Kytke koulutus avauksen aikatauluun. Jos koulutus siirtyy ketjun vuoksi, yrityksellesi voi silti syntyä kuluja. Kirjaa, miten uusi ajankohta sovitaan ja miten viivästyksen seurauksia käsitellään. Älä oleta automaattista korvausta, vaan varmista vastuunjako sopimuksesta.

3. Sovi osaamisen arvioinnista ja avauksen tuesta

Ketju voi edellyttää, että yrittäjä osoittaa hallitsevansa konseptin ennen toiminnan aloittamista. Tällainen arviointi kannattaa erottaa koulutukseen osallistumisesta: läsnäolo ei välttämättä tarkoita hyväksyttyä suoritusta. Ostajan on tiedettävä arviointiperusteet ennen kuin hän sitoutuu maksuihin ja avauspäivään.

Pyydä kirjattavaksi, kuka arvioi osaamisen, miten arviointi tehdään ja milloin tulos annetaan. Selvitä myös, miten mahdolliset puutteet dokumentoidaan, kuinka ne korjataan ja järjestetäänkö uusi arviointi. Jos hyväksyntä on avaamisen edellytys, sen tulisi perustua etukäteen tunnettuihin vaatimuksiin eikä avoimeksi jäävään harkintaan.

Esimerkiksi kassajärjestelmän harjoittelu voi sujua rauhallisessa koulutustilanteessa mutta muuttua vaikeaksi avauspäivän ruuhkassa. Siksi kannattaa erottaa alkukoulutus varsinaisesta avaustuesta. Kysy, onko ketjun edustaja paikalla, kuinka pitkään hän auttaa ja mitä tehtäviä hän hoitaa. Pelkkä puhelinnumero ei vastaa lupausta paikan päällä annettavasta ohjauksesta.

Varmista myös ensimmäisten toimintaviikkojen yhteydenpitotapa. Sopikaa nimetty yhteyshenkilö tai tukikanava, palveluajat ja kiireellisten tilanteiden käsittely. Jatkokoulutuksesta kannattaa kirjata ainakin järjestämistapa, osallistujat ja kustannusvastuu. Näin alkuperehdytys ei jää irralliseksi tapahtumaksi, jonka jälkeen yrittäjä joutuu selvittämään kaiken yksin.

4. Vie koulutusvelvoitteet sopimukseen

Suomessa ei ole erityistä franchisinglakia, franchisesopimusten pakollista rekisteröintiä eikä erillistä lakisääteistä, määrämuotoista franchising-ennakkotietoasiakirjaa. Koulutuspaketille ei siten ole franchisinglaissa määriteltyä vähimmäissisältöä. Sopimuksen sanamuodolla on suuri merkitys sen arvioinnissa, mitä ketju on luvannut toimittaa.

Sopimussuhteeseen sovelletaan muun muassa oikeustoimilakia ja yleisiä sopimusoikeudellisia periaatteita. Laki sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa kieltää hyvän liiketavan vastaisen menettelyn sekä laissa tarkoitetut totuudenvastaiset tai harhaanjohtavat ilmaisut. Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat franchising-yhteisön itsesääntelyä, eivät lainsäädäntöä. Ne eivät korvaa yksilöityä koulutuslupausta.

Liitä sovittu koulutussuunnitelma sopimukseen ja yksilöi sen versio. Tarkista, ettei konkreettinen lupaus muutu sopimuksessa pelkäksi mahdollisuudeksi saada tukea saatavuuden mukaan. Sovi lisäksi, miten koulutuksen puutteesta ilmoitetaan ja missä ajassa ketju täydentää suoritustaan. Tarkistuta merkittävät vastuu- ja hyvitysehdot franchisingiin perehtyneellä juristilla.

Käytännön muistilista: hyväksy perehdytyskokonaisuus vasta, kun tiedät sen sisällön, kokonaiskulut, hyväksymisperusteet ja avauksen tukijärjestelyt. Hyvä koulutuslupaus voidaan todentaa tehtävinä, aikatauluna ja vastuina.