Franchising-ketjun työnantajavastuut: sovi selkeä työnjako

Kun laajennat olemassa olevaa yritystäsi franchising-yhteisöksi, oma tapasi johtaa henkilöstöä ei voi siirtyä sellaisenaan itsenäisten yrittäjien yksiköihin. Yhteinen asiakaslupaus tarvitsee yhtenäiset toimintatavat, mutta työnantajan päätökset ja velvollisuudet kuuluvat lähtökohtaisesti työntekijän palkanneelle yritykselle. Selkeä työnjako kannattaa rakentaa ennen ensimmäisen yrittäjävetoisen yksikön avaamista.

1. Erota konseptin ohjaaminen työnantajan päätöksistä

Omassa yrityksessäsi olet voinut päättää samalla kertaa palvelutavasta, työvuoroista, palkoista ja työntekijöiden tehtävistä. Franchising-yhteisössä nämä päätökset on eroteltava. Franchising-antaja määrittelee sopimuksen mukaiset konseptivaatimukset, kun taas yrittäjä vastaa oman yrityksensä henkilöstöstä ja liiketoimintariskeistä.

Yhteinen työasu, palveluprosessi tai tuotteen valmistusohje ei itsessään tee franchising-antajasta yrittäjän työntekijöiden työnantajaa. Epäselvyyksiä syntyy kuitenkin helposti, jos ketjun perustaja jatkaa kaikkien yksiköiden johtamista kuten omia toimipisteitään: hyväksyy lomat, määrää yksittäiset työvuorot tai puuttuu suoraan työntekijän työsuhteen ehtoihin.

Laadi siksi vastuumatriisi, jossa jokaiselle henkilöstöpäätökselle nimetään päätöksentekijä. Lähtökohtainen jako voi olla seuraava:

• Franchising-antaja: kuvaa konseptin osaamisvaatimukset, palvelustandardit ja yhteiset toimintamenetelmät.
• Yrittäjä työnantajana: rekrytoi työntekijät, tekee työsopimukset, päättää palkkauksesta sovellettavien normien rajoissa ja järjestää työvuorot.
• Yhdessä sovittava tuki: ketju voi tarjota rekrytointipohjia, koulutusaineistoja ja henkilöstösuunnittelun työkaluja.

Kirjaa myös, kuka hyväksyy päätökset. Valmis työsopimuspohja ei tarkoita, että franchising-antaja hyväksyy työntekijän palkkaamisen tai vastaa yksittäisen työsopimuksen sisällöstä.

Hyvä tarkistuskysymys on tämä: pystyykö yrittäjä ratkaisemaan tavallisen henkilöstötilanteen ilman, että hän joutuu kysymään ketjun perustajalta lupaa työnantajan päätökseen? Jos ei, työnjako kaipaa täsmennystä.

2. Tunnista Suomessa sovellettavat velvoitteet

Suomessa ei ole erityistä franchisinglakia, franchising-sopimusten pakollista rekisteröintiä eikä erillistä lakisääteistä franchising-ennakkotietoasiakirjaa. Yritysten yhteistyöhön sovelletaan muun muassa oikeustoimilakia, kilpailulakia ja lakia sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa. Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät lainsäädäntöä.

Henkilöstöasioissa keskeisiä ovat työsopimuslaki, työaikalaki, vuosilomalaki, työturvallisuuslaki ja työterveyshuoltolaki. Lisäksi on selvitettävä sovellettava työehtosopimus. Myös yleissitova työehtosopimus voi velvoittaa työnantajaa, vaikka tämä ei kuuluisi työnantajaliittoon. Ketjuun kuuluminen ei syrjäytä näitä velvoitteita.

Yrittäjän yritys vastaa työnantajana esimerkiksi palkanmaksusta, työaikakirjanpidosta, lakisääteisten vakuutusten järjestämisestä ja ehkäisevän työterveyshuollon järjestämisestä työntekijöilleen. Franchising-antajan tarjoama hallinnollinen palvelu ei sellaisenaan siirrä lakisääteistä työnantajavastuuta palvelun tarjoajalle.

Myös yrittäjän oma asema on arvioitava oikein. Sopimuksen nimeäminen franchising-sopimukseksi ei yksin ratkaise sitä, onko kyse yrittäjyydestä vai työsuhteesta. Jos järjestely käytännössä täyttää työsuhteen tunnusmerkit, arvio perustuu todellisiin olosuhteisiin ja tarvittaessa kokonaisharkintaan. Tarkistuta malli juristilla etenkin silloin, kun yrittäjän on tarkoitus tehdä henkilökohtaisesti työtä hyvin tiukan päivittäisen ohjauksen alaisena.

3. Rakenna henkilöstöohjeisiin kaksi erillistä tasoa

Ketjun käsikirjassa kannattaa erottaa konseptia koskevat velvoitteet työnantajalle tarkoitetuista tukimateriaaleista. Näin yrittäjä näkee, mikä on yhteisen toiminnan vaatimus ja mikä muokattava apuväline oman yrityksen johtamiseen.

Konseptiohje voi esimerkiksi määritellä, mitä työntekijän on osattava ennen itsenäistä asiakaspalvelua. Työnantajan tehtäväksi jää varmistaa perehdytys, arvioida osaaminen ja järjestää työ turvallisesti. Ketjun verkkokurssi voi tukea tätä, mutta pelkkä kurssimerkintä ei korvaa työpaikkakohtaista opastusta.

Tee työnjako näkyväksi ainakin seuraavissa tilanteissa:

• Uusi työntekijä aloittaa: kuka kouluttaa konseptiin ja kuka perehdyttää työpaikan riskeihin?
• Työmenetelmä muuttuu: kuka toimittaa ohjeen ja kuka varmistaa sen turvallisen käyttöönoton?
• Työntekijän toiminnassa havaitaan puute: kenelle ketjun edustaja raportoi havainnon?
• Yksikköön tarvitaan sijainen: kuka palkkaa hänet ja järjestää perehdytyksen?

Tavanomaiset henkilöstöhuomiot kannattaa käsitellä yrittäjän tai tämän nimeämän esihenkilön kautta, ei ketjun edustajan suorina työnjohdollisina käskyinä. Välittömään turvallisuusvaaraan on silti puututtava tilanteen edellyttämällä tavalla.

Jos tarjoat yhteisiä henkilöstöhallinnon malleja, nimeä niiden ylläpitäjä ja tarkistusajankohta. Vanhentunut lomake voi levitä koko yhteisöön nopeasti. Kerro selvästi, milloin yrittäjän on tarkistettava mallin soveltuvuus esimerkiksi oman työehtosopimuksensa perusteella.

4. Testaa työnjako arjen poikkeustilanteilla

Ennen yrittäjävetoisen toiminnan käynnistämistä käy työnjako läpi pöytäharjoituksena. Valitse tilanteita, jotka nykyisessä yrityksessäsi ratkaiset lähes automaattisesti. Tarkoituksena on paljastaa päätökset, jotka ovat tähän asti riippuneet sinusta henkilönä.

Esimerkiksi työntekijä sairastuu ennen avaamista. Ketjun konsepti voi edellyttää sovittujen aukioloaikojen noudattamista, mutta yrittäjä ratkaisee työnantajana sijaisjärjestelyt ja huolehtii työaikasäännösten noudattamisesta. Sopikaa erikseen, miten mahdollisesta palvelukatkosta ilmoitetaan ketjulle ja asiakkaille.

Toisessa tilanteessa ketjun asiantuntija huomaa toistuvan palveluvirheen. Hän dokumentoi havainnon ja käy korjaustarpeen läpi yrittäjän kanssa. Yrittäjä selvittää, johtuuko ongelma osaamisesta, ohjeesta, työvälineestä vai työn järjestämisestä, ja päättää mahdollisista työnjohdollisista toimista.

Kirjatkaa harjoituksen jälkeen puuttuvat päätösoikeudet, ilmoitusreitit ja yhteyshenkilöt. Varmistakaa, että franchising-sopimus, käsikirja ja käytännön toiminta kuvaavat samaa työnjakoa. Jos toimintatapa edellyttää jatkuvasti poikkeamista kirjatuista vastuista, korjatkaa mallia ennen laajentumista.

Käytännön muistilista: nimeä työnantaja, erottele konseptivaatimukset henkilöstöpäätöksistä ja testaa vastuut arjen häiriötilanteissa. Kestävä franchising-yhteisö yhdistää yhteiset toimintatavat yrittäjän selkeään työnantajarooliin.