Franchisen osto: varmista luvat ennen avaamista

Franchising-yhteisöön liittyminen tarjoaa valmiin toimintamallin, mutta ei automaattisesti oikeutta aloittaa toimintaa missä tahansa liiketilassa. Luvat, ilmoitukset ja tilan käyttötarkoitus voivat ratkaista, milloin ensimmäinen asiakas voidaan palvella. Ennen franchisen ostoa selvitä, mitkä edellytykset koskevat juuri omaa yritystäsi ja toimipaikkaasi sekä miten vastuut jaetaan ketjun kanssa.

1. Erota konseptin hyväksyntä viranomaisen luvasta

Franchise-antajan hyväksyntä tarkoittaa, että suunniteltu toimipaikka sopii ketjun vaatimuksiin. Se ei ole viranomaispäätös. Ketjun muualla käyttämä pohjaratkaisu, laitteisto tai palveluvalikoima ei myöskään yksin osoita, että sama kokonaisuus voidaan toteuttaa valitsemassasi osoitteessa.

Suomessa ei ole erillistä franchisinglakia, lakisääteistä franchisingin ennakkotietoasiakirjaa eikä franchisesopimusten erityistä rekisteröintimenettelyä. Sopimussuhteeseen sovelletaan yleistä lainsäädäntöä, kuten oikeustoimilakia, kilpailulakia ja lakia sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa. Franchising-yhteisön eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät viranomaislupia korvaavaa lainsäädäntöä.

Lisäksi omaan liiketoimintaasi sovelletaan sen sisältöä koskevia sääntöjä. Elintarviketoiminnassa keskeinen säädös on elintarvikelaki: toiminnasta riippuen kyse voi olla rekisteröinti-ilmoituksesta tai hyväksyntää edellyttävästä toiminnasta. Alkoholijuomien anniskelu puolestaan edellyttää alkoholilain mukaista lupaa. Rakentamislaki ja kaavoitus vaikuttavat siihen, voidaanko tila ottaa suunniteltuun käyttöön ja millaisia muutoksia siihen voidaan tehdä.

Kaikki vaatimukset eivät ole lupia. Mukana voi olla ilmoituksia, rekisteröintejä, omavalvontaa ja henkilöstön pätevyysvaatimuksia. Pyydä asianomaiselta viranomaiselta tieto siitä, mitä juuri suunniteltu toiminta edellyttää. Älä tyydy yleiseen toteamukseen, että ketjun muutkin toimipaikat toimivat samalla tavalla.

2. Tee toimipaikkakohtainen lupakartta

Aloita kuvaamalla toiminta riittävän tarkasti: mitä myydään, mitä valmistetaan paikan päällä, millaisia asiakastiloja tarvitaan ja tuleeko käyttöön esimerkiksi terassi. Pelkkä ketjun nimi tai yrityksen rekisteröity toimiala ei anna viranomaiselle riittäviä tietoja arviointiin.

Laadi sen jälkeen taulukko, jossa jokaisesta lupa- tai ilmoitusasiasta näkyvät:

• Vaatimus ja viranomainen: mitä selvitetään ja keneltä vastaus saadaan.
• Hakija tai ilmoittaja: oma yrityksesi, kiinteistön omistaja vai muu taho.
• Valmisteluvastuu: kuka kokoaa piirustukset, suunnitelmat ja muut liitteet.
• Aikataulu: milloin asiakirjat voidaan jättää ja mitä ennen aloittamista on tehtävä.
• Kustannukset: hakemusmaksut, asiantuntijatyö ja mahdolliset tilamuutokset.
• Todiste: päätös, ilmoituksen vastaanottovahvistus tai muu asianmukainen asiakirja.

Kysy käsittelyaikoja viranomaiselta, mutta käsittele arviota suunnittelutietona, älä avauspäivän takeena. Puutteelliset liitteet tai muuttuva suunnitelma voivat vaikuttaa aikatauluun. Selvitä myös, mitkä valmistelut voidaan tehdä rinnakkain ja mitkä edellyttävät ensin toisen asian ratkaisemista.

Olemassa olevan franchiseyrityksen ostossa pyydä nähtäväksi voimassa olevat päätökset, viimeisimmät tarkastuskertomukset ja mahdolliset korjausmääräykset. Tarkista, vastaako todellinen toiminta asiakirjoissa kuvattua toimintaa. Esimerkiksi myöhemmin lisätty palvelu tai muutettu tila voi vaatia erillisen selvityksen.

Älä oleta lupien siirtyvän kaupassa automaattisesti. Osakekaupassa toiminnanharjoittajayhtiö yleensä säilyy samana, kun taas liiketoimintakaupassa toiminnanharjoittaja vaihtuu. Kummassakin tilanteessa voi syntyä ilmoitus- tai selvitysvelvollisuuksia. Varmista menettely lupakohtaisesti ennen kuin hinnoittelet kohteen heti avattavaksi yritykseksi.

3. Kirjaa ketjun ja yrittäjän työnjako

Ilmaus ”ketju auttaa lupa-asioissa” ei vielä kerro, mitä saat. Apu voi tarkoittaa yleistä muistilistaa, hakemuksen valmistelua tai yhteydenpitoa suunnittelijaan. Nämä ovat eri palveluja ja jättävät yrittäjälle erilaisen työmäärän.

Sovi kirjallisesti, kuka selvittää tilan soveltuvuuden, kuka tilaa tarvittavat suunnitelmat ja kuka tarkistaa hakemusten liitteet. Nimeä myös henkilö, joka seuraa etenemistä ja välittää viranomaisen lisäselvityspyynnöt oikealle osapuolelle. Jos ketju käyttää ulkopuolista konsulttia, selvitä tämän toimeksiantaja ja laskun maksaja.

Sopimuksen sisäinen työnjako ei sellaisenaan muuta viranomaiseen nähden määräytyvää lakisääteistä vastuuta. Jos yrityksesi on toiminnanharjoittaja, et voi olettaa vapautuvasi velvoitteista sillä perusteella, että ketju lupasi hoitaa paperit. Säilytä siksi hakemukset, päätökset ja viranomaisviestit myös oman yrityksesi saatavilla.

Sovi lisäksi, kuka korjaa ketjun toimittamissa suunnitelmissa havaitut puutteet ja miten korjauksista aiheutuvat kustannukset käsitellään. Erota suunnitelmien korjaaminen viranomaisen päätöksen takaamisesta: franchise-antaja ei voi luvata myönteistä viranomaisratkaisua tämän puolesta.

4. Päätä etukäteen, mitä viivästyminen tarkoittaa

Lupaprosessin taloudellinen riski ei rajoitu hakemusmaksuun. Yritykselle voi syntyä henkilöstö-, varastointi- ja laitekustannuksia ennen kuin myynti alkaa. Selvitä, mitä maksuja ketju perii valmisteluvaiheessa ja muuttuuko niiden alkaminen, jos avaaminen lykkääntyy lupa-asian vuoksi.

Neuvottele sopimukseen menettely tilanteeseen, jossa tarvittavaa lupaa ei saada tai sen ehdot muuttavat toteutusta olennaisesti. Ratkaistavia kysymyksiä ovat esimerkiksi lisäselvitysten määräaika, vaihtoehtoisen tilan etsiminen sekä mahdollisuus päättää järjestely. Kirjaa myös, miten jo maksetut maksut ja tilatut työt käsitellään. Palautusoikeutta ei pidä olettaa ilman asianmukaista perustetta.

Tee ennen avaamista asiakirjoihin perustuva tarkistus: tarvittavat päätökset on saatu, ilmoitukset on tehty säädetyssä ajassa ja aloittamisen muut edellytykset täyttyvät. Ketjun avauskampanja tai laitteiden toimitus ei korvaa tätä tarkistusta. Myös lupiin mahdollisesti sisältyvät ehdot on käytävä läpi, ei vain päätöksen lopputulos.

Käytännön muistilista: älä perusta ostopäätöstä lupaukseen valmiista toimipaikasta. Varmista lupa kerrallaan vastuuhenkilö, kustannus, aikataulu ja asiakirja, jolla toiminnan aloittamisen edellytykset voidaan osoittaa.