Franchisen osto: milloin neuvottelu muuttuu sitovaksi?

Franchiseyhteisöön liittymistä suunnitteleva yrittäjä voi ajatella, että sitoutuminen alkaa vasta allekirjoituksesta. Suomessa tämä ei ole turvallinen lähtökohta: myös viestinvaihto ja suullinen hyväksyntä voivat tilanteesta riippuen synnyttää sopimuksen. Siksi neuvottelujen pelisäännöt kannattaa sopia ennen kuin vahvistat aloituspäivän, hyväksyt tarjouksen tai annat ketjulle luvan käynnistää valmisteluja. Tavoitteena on tietää täsmällisesti, mihin olet jo sitoutunut ja mistä vasta keskustellaan.

1. Allekirjoituksen puuttuminen ei yksin suojaa

Suomessa ei ole erillistä franchisinglakia eikä yleistä lakisääteistä franchisingin ennakkotietoasiakirjaa tai erityistä franchise-rekisteröintiä. Tavalliset yrityksen rekisteröintivelvollisuudet ja toiminnan mahdolliset luvat koskevat silti yrittäjää. Franchisesuhteessa sovelletaan muun muassa oikeustoimilakia ja yleisiä sopimusoikeudellisia periaatteita sekä asian mukaan esimerkiksi kilpailu- ja tavaramerkkilainsäädäntöä.

Oikeustoimilain tarjous–vastausperiaatteet ovat tärkeitä jo neuvotteluissa. Riittävän täsmällisen tarjouksen hyväksyminen voi muodostaa sopimuksen ilman myöhemmin allekirjoitettavaa asiakirjaa. Kaikki myönteiset viestit eivät kuitenkaan ole hyväksyviä vastauksia: merkitystä on sanamuodoilla, sovituilla ehdoilla, avoimilla kysymyksillä ja osapuolten toiminnalla kokonaisuutena.

Esimerkiksi viesti ”hyväksyn ehdot, aloitetaan sovitusti” on eri asia kuin ”olen kiinnostunut jatkamaan neuvotteluja”. Jos keskeiset ehdot on jo käyty läpi, ensimmäiseen viestiin liittyy selvästi suurempi sitoutumisriski. Sähköpostin otsikko ”luonnos” ei yksin ratkaise asiaa, jos muu viestintä kertoo lopullisesta hyväksymisestä.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ohjaavat tarjoamaan sopimukset kirjallisesti ja ilmaisemaan oikeudet sekä velvollisuudet selkeästi. Ne ovat franchiseyhteisön itsesääntelyä, eivät laki. Säännöt eivät myöskään tule automaattisesti sopimuksen osaksi. Niiden kirjallisuutta koskeva ohjeistus ei siis tarkoita, että suullinen sopimus olisi aina vailla vaikutusta.

2. Sopikaa kirjallisesti, mikä on vasta valmistelua

Pyydä heti neuvottelujen alussa yhteinen kirjallinen vahvistus siitä, missä vaiheessa varsinainen franchisesopimus syntyy. Jos tarkoituksena on sitoutua vasta allekirjoittamalla, tämän on hyvä näkyä molempien osapuolten hyväksymässä neuvottelukäytännössä, ei vain omissa muistiinpanoissasi.

Keskustelun pohjaksi voi käyttää esimerkiksi tällaista muotoilua:

Osapuolet neuvottelevat mahdollisesta franchiseyhteistyöstä. Varsinainen franchisesopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Erillisistä sitovista valmisteluvelvoitteista sovitaan erikseen kirjallisesti.

Muotoilu on lähtökohta, ei kaikkiin tilanteisiin sopiva valmis sopimusehto. Juristin on syytä tarkistaa sen suhde muihin asiakirjoihin. Jos ketju on jo lähettänyt sitovan tarjouksen tai olet antanut hyväksyvän vastauksen, myöhempi varauma ei välttämättä poista syntynyttä velvoitetta.

Pidä myös oma toimintasi sovitun menettelyn mukaisena. Vältä lopullista hyväksymistä ilmaisevia viestejä ennen päätöstä. Merkitse kokousmuistioon, mitkä asiat jäivät avoimiksi, ja pyydä ketjua vahvistamaan yhteinen käsitys. Jos saat virheellisen muistion, oikaise se viipymättä kirjallisesti.

Erota lisäksi päätöksenteko käytännön valmistelusta. Toimitilakäyntiin osallistuminen tai koulutusaikataulun selvittäminen ei saisi jäädä epäselväksi merkiksi siitä, että olet hyväksynyt koko yhteistyön. Kerro etukäteen, tehdäänkö nämä toimet vain vaihtoehdon arvioimiseksi.

3. Lue esisopimus itsenäisenä sitoumuksena

Esisopimus ei ole automaattisesti kevyempi tai vaarattomampi kuin lopullinen sopimus. Sen tarkoituksena voi olla velvoittaa osapuolet tekemään varsinainen franchisesopimus myöhemmin. Sitovuutta arvioidaan sisällön, ei pelkän otsikon perusteella. Myös ”aiesopimukseksi” nimetty asiakirja voi sisältää sitovia velvoitteita.

Tarkista asiakirjasta ainakin seuraavat asiat:

• Mihin sitoudut nyt? Lupaako kumpikin vain jatkaa keskusteluja vai myös tehdä lopullisen sopimuksen?
• Mikä lopullinen sopimus on kyseessä? Onko sen luonnos yksilöity ja käytettävissä, vai jäävätkö olennaiset ehdot myöhempään päätökseen?
• Mitkä kohdat sitovat erikseen? Esimerkiksi neuvotteluyksinoikeus tai valmistelukustannusten korvaaminen voi sitoa, vaikka itse franchiseyhteistyö jäisi avoimeksi.
• Milloin velvoitteet päättyvät? Onko neuvotteluille takaraja ja selkeä menettely, jos yhteistä ratkaisua ei synny?
• Mitä tapahtuu erimielisyydessä? Voiko toinen vaatia sopimuksen tekemistä tai vahingonkorvausta?

Älä hyväksy velvollisuutta allekirjoittaa myöhemmin ”ketjun kulloinkin käyttämä sopimus”, jos et tunne sen sisältöä. Tällainen ilmaisu jättää epäselväksi, millaisiin oikeuksiin ja velvoitteisiin olet jo suostumassa.

Pyydä juristilta nimenomaan arvio esisopimuksen sitovuudesta. Pelkkä lopullisen franchisesopimuksen tarkastaminen ei riitä, jos ratkaiseva sitoumus on tehty jo aiemmin.

4. Rajaa valmistelukulut ja dokumentoi lopettaminen

Vaikka lopullista sopimusta ei syntyisi, valmistelusta voi aiheutua kustannuksia. Ketju saattaa tilata suunnittelua, varata koulutusta tai hankkia avausmateriaaleja. Selvitä ennen tilausten käynnistämistä, kuka toimii tilaajana ja kuka vastaa laskusta, jos neuvottelut päättyvät.

Sopikaa, että sinun maksettavaksesi tulevat valmistelutoimet edellyttävät erillistä hyväksyntääsi. Yksilöikää hyväksynnässä työn sisältö, kustannusarvio tai enimmäismäärä sekä mahdolliset peruutuskulut. Pelkkä suostumus ”valmistelujen aloittamiseen” voi jättää vastuun liian avoimeksi.

Sopimusneuvottelut eivät yleensä velvoita tekemään lopullista sopimusta. Neuvotteluvapaus ei kuitenkaan oikeuta harhaanjohtavaan menettelyyn. Perusteettomien odotusten synnyttäminen tai muu moitittava toiminta voi tietyissä tilanteissa johtaa neuvotteluvastuuseen. Korvausvastuu ei synny automaattisesti vain siksi, että päätät olla liittymättä ketjuun.

Jos lopetat neuvottelut, ilmoita päätös kirjallisesti. Pyydä vahvistamaan erillisten valmistelutöiden tilanne ja mahdolliset avoimet kustannukset. Säilytä sopimusversiot, hyväksynnät ja viestit, jotta tapahtumien kulku voidaan tarvittaessa osoittaa.

Käytännön muistilista: sovi sitoutumisen hetkestä, tarkistuta esisopimus ja hyväksy maksulliset valmistelut erikseen. Näin voit arvioida franchiseyhteisöön liittymistä rauhassa ilman epäselvyyttä siitä, oletko jo sanonut sitovan kyllä.