Franchiser au Canada : encadrer les dépôts de réservation

Un candidat souhaite réserver une future franchise et propose de verser un dépôt. Pour une entreprise qui prépare son développement en franchise, cette somme peut sembler rassurante. Pourtant, l’accepter trop tôt peut compromettre la conformité de la démarche. Dans la communauté de la franchise au Canada, une réservation doit être organisée autour des règles provinciales de divulgation, et non simplement des habitudes commerciales de l’entreprise.

1. Distinguer la réservation de l’engagement financier

Avant de demander de l’argent, précisez ce que vous souhaitez obtenir : une manifestation d’intérêt, une période d’examen du dossier ou un engagement contractuel. Ces objectifs ne nécessitent pas forcément un paiement.

Une entreprise habituée à recevoir des acomptes de ses clients ne doit pas transposer automatiquement cette pratique à ses futurs franchisés. Le versement concerne ici l’acquisition d’une franchise et peut déclencher l’application de protections légales particulières.

Le nom donné au paiement ne suffit pas à déterminer son traitement juridique. « Dépôt de réservation », « frais de dossier » ou « avance » ne permettent pas, à eux seuls, de contourner les exigences de divulgation. Il faut examiner la fonction réelle du paiement, son destinataire et les conditions de remboursement.

Préparez une fiche interne répondant à quatre questions :

• Quel droit le candidat obtient-il en contrepartie?
• La somme est-elle intégralement remboursable, et dans quelles circonstances?
• À quel moment pourrait-elle devenir acquise au franchiseur?
• Sera-t-elle imputée sur un paiement ultérieur?

Si ces réponses restent incertaines, suspendez l’encaissement. Une simple inscription sur une liste de candidats peut suffire pendant l’analyse initiale, sans promettre une réservation exclusive.

2. Vérifier la règle provinciale avant tout encaissement

Au Canada, la réglementation propre aux franchises relève des provinces. Il ne faut donc pas utiliser une politique nationale de dépôts sans vérifier les règles applicables à chaque implantation.

En Ontario, la Loi Arthur Wishart de 2000 sur la divulgation relative aux franchises exige, sous réserve des exceptions légales, que le candidat reçoive le document d’information au moins quatorze jours avant la signature d’une entente relative à la franchise ou le versement d’une contrepartie. Certaines exceptions existent, mais leur application doit être validée avant de recevoir une somme ou de faire signer un document.

Au Manitoba, la Loi sur les franchises et le Règlement sur les franchises prévoient également une divulgation préalable. Le guide gouvernemental indique qu’un dépôt remboursable pouvant atteindre 100 000 $ est permis. Ce plafond n’est ni une recommandation commerciale ni une autorisation transposable ailleurs au Canada. Les modalités envisagées doivent respecter les conditions applicables à cette exception.

Au Nouveau-Brunswick, la Loi sur les franchises impose une réception du document d’information au moins quatorze jours avant le premier des événements visés : la signature d’une entente relative à la franchise ou le versement d’une contrepartie au franchiseur ou à une personne ayant un lien avec lui.

La méthode prudente consiste à ne solliciter aucun paiement avant l’expiration du délai applicable, sauf exception expressément confirmée par votre conseiller juridique. Faire encaisser la somme par une entreprise liée ne constitue pas une solution de contournement.

3. Rédiger une procédure de réservation compréhensible

Demandez à votre juriste de préparer les documents nécessaires et de vérifier aussi quand ils peuvent être signés. Une entente de réservation peut elle-même constituer une entente relative à la franchise : reporter l’encaissement ne règle donc pas nécessairement la question de la signature.

Lorsque la réservation est juridiquement possible, son fonctionnement doit être explicite. Précisez notamment sa durée, son objet, les engagements de chaque partie et les événements qui y mettent fin. Évitez de laisser entendre qu’un emplacement ou un territoire est définitivement attribué si ce n’est pas le cas.

Décrivez également la procédure de remboursement : personne à contacter, renseignements nécessaires, mode de restitution et délai de traitement annoncé. Ne présentez pas comme inconditionnellement remboursable un dépôt auquel vous comptez ensuite appliquer des retenues administratives.

Les conditions de réservation doivent être cohérentes avec le document d’information et les projets de contrats. Elles ne doivent pas chercher à faire renoncer le candidat aux protections impératives que lui accorde la loi.

4. Installer un contrôle entre recrutement et comptabilité

Avant de lancer votre offre, désignez une personne autorisée à approuver chaque demande de dépôt. L’équipe chargée du recrutement ne devrait pas pouvoir envoyer librement un lien de paiement dès qu’un candidat se montre intéressé.

La comptabilité doit recevoir une consigne claire : ne pas considérer automatiquement le dépôt comme un revenu disponible. Faites déterminer son traitement comptable et conservez un suivi distinct des sommes reçues, remboursées ou imputées sur les droits contractuels.

Testez enfin un scénario de désistement. Votre équipe sait-elle arrêter la réservation et restituer la somme sans négociation improvisée? Une procédure simple réduit les tensions et protège la confiance dès les premiers échanges.

À retenir : avant d’accepter un dépôt, validez la province concernée, le calendrier légal et les conditions de remboursement. Si l’argent n’est pas indispensable à cette étape, attendez.