Reševanje sporov pred prvo franšizo v Sloveniji

Pri širitvi obstoječega podjetja v franšizno skupnost ni dovolj določiti, kako bo sodelovanje potekalo, ko gre vse po načrtu. Potrebujete tudi dogovor, kaj storiti, ko partnerja različno razumeta račun, obljubljeno pomoč ali pogodbeno obveznost. Vnaprej pripravljen postopek reševanja sporov zmanjšuje negotovost in omogoča, da nesoglasje obravnavate, preden začne ogrožati vsakodnevno poslovanje.

1. Postopek naj temelji na pogodbi, ne na improvizaciji

Slovenija nima posebnega zakona o franšizingu, obveznega franšiznega registra ali posebnega zakonsko predpisanega razkritvenega dokumenta. Franšizna pogodba je neimenovana pogodba, ki povezuje različne pogodbene elemente. Za pogajanja in izpolnjevanje obveznosti je zato pomemben Obligacijski zakonik (OZ), med drugim načelo vestnosti in poštenja ter pravila o odgovornosti pri pogajanjih.

Odsotnost posebnega franšiznega zakona ne pomeni, da lahko pogodba izključi vsa zakonska pravila. Glede na vsebino razmerja veljajo tudi drugi predpisi, denimo konkurenčno pravo. Postopek reševanja sporov mora zato pregledati pravnik, ki razume celotno pogodbo, ne samo zadnjega člena o pristojnem sodišču.

Pred prvo ponudbo kandidatu se odločite, katera nesoglasja boste najprej poskusili rešiti operativno in katera zahtevajo takojšnjo pravno presojo. Napačno izstavljen račun ni isto kot domnevna nedovoljena uporaba znamke ali razkritje zaupnega znanja.

Ključna pogodbena pravila naj bodo v pogodbi. Kontaktni podatki in praktična navodila so lahko v prilogi, vendar način njihovega posodabljanja ne sme omogočati enostranskega spreminjanja bistvenih pravic partnerja.

2. Določite, kako se nesoglasje prijavi in dokumentira

Prvi korak naj bo jasno pisno obvestilo. Ne zahtevajte zapletenega obrazca, zaradi katerega partner težave ne bo prijavil. Zahtevajte pa dovolj podatkov, da bo mogoče razumeti očitek in preveriti dejstva.

Obvestilo naj vsebuje:

• opis dogodka in datum, ko je bil zaznan;
• navedbo obveznosti, za katero partner meni, da ni bila izpolnjena;
• razpoložljiva dokazila, na primer račun, naročilo ali zapis komunikacije;
• opis posledic za poslovanje;
• predlagano rešitev in označbo morebitne nujnosti.

Dogovorite naslov za pošiljanje obvestil, odgovorno osebo in nadomestni kontakt. S pravnikom uskladite tudi pravila prejema oziroma vročanja pogodbenih obvestil. Sporočilo prodajnemu svetovalcu ne sme ostati edini dokaz, da je druga stran sploh izvedela za težavo.

Ločite potrjevanje prejema od vsebinskega odgovora. Prvo pomeni, da je obvestilo prispelo; drugo mora pojasniti stališče in naslednji korak. Roke določite glede na dejanske zmožnosti ekipe ter nujnost posamezne vrste težave, ne po načelu, da je vsak primer enako zahteven.

Vzpostavite evidenco zadeve: kdo jo obravnava, katera dejstva so potrjena, kaj ostaja sporno in kaj je bilo dogovorjeno. Dostop omejite na osebe, ki podatke potrebujejo za obravnavo.

3. Pripravite kratko pot od pogovora do odločitve

Za manjša nesoglasja je smiselna prva obravnava med operativnima kontaktoma. Če rešitve ni, naj zadevo prevzameta osebi, ki lahko sprejmeta zavezujočo poslovno odločitev. Takšno stopnjevanje preprečuje, da bi se partner tedne pogovarjal z nekom, ki nima ustreznih pooblastil.

Na skupnem sestanku ločite tri vprašanja: kaj se je zgodilo, kaj zahteva pogodba in kakšna rešitev je izvedljiva. Zapisnik naj jasno razlikuje med dogovorjenimi dejstvi in stališči posamezne strani. Podpis zapisnika naj ne ustvarja nejasnosti glede tega, ali partner hkrati priznava odgovornost.

Primer: franšizojemalec ugovarja računu, ker meni, da določena storitev ni bila opravljena. Franšizodajalec predloži evidenco izvedbe, partner pa pojasni, kateri del manjka. Rešitev je lahko popravek računa, dodatna izvedba ali obrazložena zavrnitev ugovora. Vsaka rešitev potrebuje odgovorno osebo, rok in pisno potrditev.

Vnaprej uredite tudi ravnanje med sporom. Ali se nesporne obveznosti še naprej izpolnjujejo? Kako se obravnava sporni del računa? Ne predpostavljajte, da ugovor samodejno dovoljuje zadržanje vseh plačil ali da lahko druga stran brez pravne presoje prekine vse storitve.

4. Ohranite pot do neodvisnega reševanja

Če neposredni pogovor ne uspe, lahko pogodba predvidi poskus mediacije. Mediator partnerjema pomaga poiskati dogovor, ne odloči pa namesto njiju. Smiselno je določiti način izbire mediatorja, razdelitev stroškov in trenutek, ko lahko partner nadaljuje po drugi pravni poti.

Klavzulo o sodnem reševanju oziroma morebitni arbitraži pripravite posebej skrbno. Arbitraža ni drugo ime za mediacijo, zato vzorčnih določil ne prepisujte brez razumevanja njihovih posledic. Pri izbiri upoštevajte stroške, zahtevnost pričakovanih sporov in možnosti obeh partnerjev.

Pogodbeni pogovori ne smejo ustvariti lažnega občutka, da zakonski roki ne tečejo več. S pravnikom preverite vpliv izbranega postopka na roke in izrecno obravnavajte možnost nujnega sodnega varstva.

Praktični sklep: pred prvo franšizo preizkusite postopek na enem izmišljenem nesoglasju. Če ekipa ne zna povedati, kdo prejme obvestilo, kdo odloča in kako se rešitev zapiše, postopek še ni pripravljen za širitev franšizne skupnosti.