Pamamahala ng Pondo sa Anunsiyo ng Prangkisa sa Pilipinas

Kapag ipina-prangkisa ang umiiral mong negosyo, maaaring kailanganin ang pinagsamang pondo para sa pagpapakilala ng tatak. Ngunit hindi sapat ang pagsasaad lamang ng kontribusyon sa kontrata. Kailangan ding malinaw kung sino ang magpapasya, anong gastusin ang pinapayagan, at paano makikita ang resulta. Sa komunidad ng prangkisa, ang maayos na pamamahala ng pondong ito ay paraan ng pangangalaga sa tiwala ng bawat katuwang.

1. Ihiwalay ang layunin ng pondo sa karaniwang kita

Bago tumanggap ng unang kontribusyon, gumawa ng nakasulat na patakaran sa paggamit ng pondo. Ang sentrong tanong: para ba ito sa pag-akit ng mamimili sa mga sangay, o sa pagbebenta ng panibagong prangkisa? Hindi dapat basta paghaluin ang dalawang layunin.

Maaaring kabilang sa pinahihintulutang gastos ang pagkuha ng larawan ng produkto, paggawa ng materyales na magagamit ng mga sangay, at pagbili ng puwang para sa anunsiyo. Tukuyin naman kung hindi saklaw ang paghahanap ng bagong kukuha ng prangkisa, personal na pagpapakilala sa may-ari, o pangkalahatang gastusin ng punong tanggapan.

Kung sisingilin sa pondo ang oras ng kawani o bayad sa nangangasiwa ng kampanya, ilahad ang batayan at limitasyon nito. Huwag itago ang ganitong singil sa malabong kategoryang “iba pang gastos.”

Gumamit ng hiwalay na talaan sa aklat ng kuwenta. Makabubuti rin ang hiwalay na kuwenta sa bangko kung praktikal, ngunit huwag itong ilarawang pangkalahatang legal na obligasyon. Ang mahalaga ay madaling matunton ang bawat kontribusyon, pagbabayad, at natitirang balanse.

2. Magtakda ng badyet at malinaw na kapangyarihang magpasya

Bumuo ng badyet bago magsimula ang takdang panahon ng pangongolekta. Ipakita ang inaasahang kontribusyon, nakaplanong kampanya, gastos sa paggawa ng materyales, at pondong ilalaan para sa hindi inaasahang pangangailangan. Ihiwalay ang aprubadong badyet sa aktuwal na nagastos.

Hindi kailangang ipaboto ang bawat maliit na anunsiyo. Gayunman, dapat alam ng mga katuwang kung sino ang may kapangyarihang mag-apruba at kailan kailangan ang konsultasyon. Maaaring magtalaga ng maliit na pangkat ng mga kinatawan ng sangay upang magbigay ng puna nang hindi inaagaw ang pang-araw-araw na pagpapasya ng may-ari ng tatak.

Isama sa patakaran ang mga sumusunod:

• Sino ang humihiling, nag-aapruba, at nagbabayad ng gastos.
• Kailan kailangang kumuha ng magkakaibang alok mula sa mga tagapagbigay ng serbisyo.
• Paano ipapaalam ang malaking pagbabago sa badyet.
• Paano hahawakan ang transaksiyon sa kumpanyang pag-aari ng kamag-anak o kaugnay na negosyo.
• Ano ang mangyayari sa hindi nagastos na balanse.

Halimbawa, kung sariling ahensiya ng may-ari ang gagawa ng anunsiyo, dapat ipaliwanag ang ugnayan at batayan ng presyo. Hindi awtomatikong bawal ang ganitong kaayusan, ngunit kailangan nitong masusing pagsusuri at malinaw na dokumentasyon.

3. Iayon ang patakaran sa kontrata at batas sa Pilipinas

Hindi tumpak na sabihing walang anumang tiyak na regulasyon sa prangkisa sa Pilipinas. Ang Kautusang Tagapagpaganap Blg. 169, serye ng 2022, ay nagtatakda ng mga proteksiyon para sa mga negosyong mikro, maliit, at katamtaman na kumukuha ng prangkisa. Kabilang dito ang pinakamababang nilalaman ng kasunduan, kabilang ang buong paglalahad ng mga bayarin, at ang pagbuo ng talaan ng mga kasunduan sa DTI.

Para sa mga kasunduang saklaw nito, may mga kahingian din tungkol sa nakasulat at notaryadong kasunduan. Ipasuri sa abogadong pamilyar sa prangkisa ang saklaw ng kautusan at ang umiiral na pamamaraan ng pagpapatala sa DTI. Huwag ipagpalagay na sapat na ang karaniwang pagpaparehistro ng negosyo.

Walang pangkalahatang sapilitang dokumento ng paunang paglalahad na kapareho ng sistemang ginagamit sa Estados Unidos. Gayunman, hindi nito inaalis ang mga obligasyon sa ilalim ng naturang kautusan at ng Kodigo Sibil tungkol sa kontrata, katapatan, at pananagutan.

Sa kasunduan, tukuyin ang pinapayagang paggamit ng pondo, karapatang tumingin sa kaugnay na tala, paghawak sa kakulangan o sobrang balanse, at paraan ng pagbabago ng patakaran. Huwag gamitin ang manwal upang basta magdagdag ng obligasyong pinansiyal na walang sapat na batayan sa kontrata.

4. Mag-ulat ng paggastos at resulta nang magkahiwalay

Ang patunay na nailabas ang pera ay hindi pa patunay na naging mabisa ang kampanya. Maghanda ng regular na ulat na may dalawang bahagi: saan napunta ang pondo at ano ang naobserbahang resulta.

Sa unang bahagi, ilagay ang panimulang balanse, kontribusyong natanggap, gastusin ayon sa kategorya, obligasyong hindi pa nababayaran, at panghuling balanse. Sa ikalawa, ipakita ang layunin ng kampanya at ang angkop na panukat, gaya ng paggamit ng kupon o pagtatanong na natanggap ng mga sangay.

Huwag ipangakong pantay ang makukuhang benta ng lahat. Maaaring magkakaiba ang pakinabang ayon sa lokasyon at uri ng mamimili. Ipaliwanag kung pambansa, panrehiyon, o para sa piling sangay ang kampanya, at itala ang dahilan ng pagpili.

Praktikal na aral: Bago mangolekta, ihanda ang patakaran, badyet, at halimbawang ulat. Kung hindi mo maipaliwanag kung saan mapupunta ang pera at paano ito susuriin, ayusin muna ang pamamahala bago simulan ang pondo.