Pagtatala ng Benta Bago Iprangkisa ang Negosyo

Bago iprangkisa ang umiiral mong negosyo, tiyaking pareho ninyong mauunawaan ng magiging katuwang kung ano ang ituturing na benta. Kapag nakabatay sa benta ang regular na bayad sa prangkisa, maaaring pagmulan ng pagtatalo ang kanseladong order, diskuwento, at perang hindi pa naipapadala ng tagapamagitan. Sa komunidad ng prangkisa, ang maayos na talaan ay pundasyon ng tiwala, hindi lamang paraan ng paniningil.

1. Tukuyin kung aling benta ang pagbabatayan

Huwag makuntento sa katagang “porsiyento ng kabuuang benta.” Gumawa ng malinaw na depinisyon na susuriin ng abogado at tagapagtala ng kuwenta, saka isama ito sa kontrata at kaugnay na pamamaraan ng pag-uulat.

Sagutin muna ang mga sumusunod:

• Kasama ba o hindi ang buwis sa halagang pagbabatayan?
• Paano ibabawas ang lehitimong diskuwento at ibinalik na bayad?
• Kailan kikilalanin ang bentang dumaan sa aplikasyon ng paghahatid?
• Ibabawas ba ang komisyon ng tagapamagitan sa pagbabatayan ng bayad?
• Paano itatala ang paunang bayad, kupon, at order na hindi natuloy?

Halimbawa, magkaiba ang halagang binayaran ng mamimili at ang halagang natanggap ng sangay matapos kaltasin ang komisyon sa paghahatid. Hindi awtomatikong nangangahulugang ang natanggap na pera lamang ang pagbabatayan ng bayad sa prangkisa. Kailangang malinaw ang napagkasunduan.

Ihiwalay din ang depinisyon para sa kontrata sa wastong pag-uulat para sa buwis. Hindi maaaring baguhin ng kasunduan ninyo ang mga obligasyon sa ilalim ng batas sa pagbubuwis.

2. Bumuo ng iisang daloy ng talaan

Ilista ang lahat ng pinanggagalingan ng benta: kahera, sariling pahina ng pag-order, aplikasyon ng paghahatid, at maramihang order. Bawat transaksiyon ay dapat may pagkakakilanlang magagamit sa pagtutugma ng order, pagbabayad, pagsasauli, at pagpasok ng pera.

Magtakda ng arawang pagsasara ng talaan. Dapat makita rito ang kabuuang transaksiyon, mga kanselasyon, diskuwento, ibinalik na bayad, at paghahati ayon sa paraan ng pagbabayad. Ihiwalay ang perang inaasahang matatanggap sa perang aktuwal nang pumasok.

Mahalaga ang magkahiwalay na pahintulot sa sistema. Maaaring tumanggap ng bayad ang kahera, ngunit ang pagbura ng transaksiyon o pag-apruba ng malaking pagsasauli ay dapat may hiwalay na awtorisasyon. Panatilihin ang kasaysayan ng pagbabago: sino ang gumawa, kailan, at bakit.

Kung mawalan ng koneksiyon, dapat may pansamantalang talaan at tuntunin sa pagpasok nito kapag bumalik ang sistema. Gumamit ng pagkakakilanlang makakaiwas sa dobleng pagtatala. Ang layunin ay mapanatili ang tuloy-tuloy na ebidensiya, hindi basta magkaroon ng kabuuang bilang sa pagtatapos ng araw.

3. Subukan ang pagtutugma sa sariling sangay

Bago gamitin sa katuwang, ipatakbo muna ang buong proseso sa sariling operasyon. Pumili ng panahong may karaniwang benta, diskuwento, pagsasauli, at pagbabayad sa pamamagitan ng tagapamagitan. Huwag puro maayos na transaksiyon ang subukan.

Sa bawat pagsasara ng kuwenta, pagtugmain ang tatlong bagay:

1. Talaan ng order: ano ang naibenta at alin ang binago o kinansela.
2. Talaan ng bayad: magkano ang nakolekta at sa anong paraan.
3. Patunay ng pagpasok ng pera: magkano ang naideposito o naipadala, at anong kaltas ang inilapat.

Gumawa ng talaan ng pagkakaiba. Maaaring dahil ito sa pagkaantala ng pagpapadala ng pera, maling petsa, dobleng pagpasok, o hindi naitalang pagsasauli. Hindi lahat ng pagkakaiba ay pandaraya; kailangan muna ng paliwanag at dokumento.

Ipagawa ang pagsusuri sa taong hindi naghanda ng orihinal na ulat. Kapag kailangan pa rin ng personal mong paliwanag upang makuha ang tamang resulta, may kulang sa pamamaraan. Ayusin ito bago ipasa sa magiging katuwang.

4. Ilagay sa kontrata ang pagsusuri at pagwawasto

Itakda ang iskedyul ng pag-uulat, mga dokumentong maaaring hingin, paraan ng pagsusuri, at panahon ng pagsagot sa pagkakaiba. Linawin kung paano itatama ang sobrang singil o kulang na bayad. Huwag gawing awtomatikong paglabag ang anumang hindi pagtutugma nang walang pagkakataong magpaliwanag.

Sa Pilipinas, walang iisang komprehensibong batas sa prangkisa. Gayunman, may tiyak na tuntunin ang Kautusang Tagapagpaganap Blg. 169, serye ng 2022, para sa mga kasunduan sa prangkisa na may kasamang mikro, maliit, at katamtamang negosyo. Nagtatakda ito ng mga pinakamababang probisyon sa kasunduan at pagpaparehistro ng mga saklaw na kasunduan sa DTI. Ipasuri ang naaangkop na obligasyon at kasalukuyang pamamaraan bago mag-alok.

Mahalaga rin ang Kodigo Sibil sa bisa at pagtupad ng kontrata. Ang Republic Act No. 9178 ay batas para sa mga negosyong mikro sa barangay, hindi isang batas sa prangkisa. Para sa mga talaang may personal na impormasyon, sundin din ang Republic Act No. 10173: limitahan ang datos at pag-access sa talagang kailangan.

Praktikal na hakbang: Bago maningil sa unang katuwang, gumawa ng isang kumpletong halimbawang ulat mula order hanggang pagkukuwenta ng bayad. Kung hindi ito maipaliwanag at mapatunayan ng magkabilang panig, ayusin muna ang sistema.