Tetapkan Asas Pengiraan Royalti Francais di Malaysia

Apabila perniagaan sedia ada bersedia membina komuniti francais, menetapkan kadar royalti sahaja belum mencukupi. Kedua-dua pihak juga perlu memahami angka jualan yang menjadi asas pengiraan. Pesanan melalui aplikasi, baucar, pembatalan dan bayaran balik boleh menghasilkan jumlah berbeza walaupun kadar yang digunakan sama. Panduan ini menumpukan cara membina asas pengiraan royalti yang jelas, boleh disemak dan mudah dilaksanakan sebelum francaisi pertama mula beroperasi.

1. Bezakan kadar royalti daripada asas pengiraan

Kadar royalti menjawab soalan “berapa peratus atau berapa jumlah yang dikenakan?”. Asas pengiraan pula menjawab “jumlah itu dikenakan terhadap angka yang mana?”. Kekaburan pada soalan kedua sering menyebabkan pertikaian walaupun kadar telah dipersetujui.

Di Malaysia, komuniti francais dikawal selia secara khusus melalui Akta Francais 1998 [Akta 590]. Seksyen 21 menetapkan bahawa jika francaisi dikehendaki membayar fi francais atau royalti kepada francaisor, kadarnya hendaklah seperti yang dinyatakan dalam dokumen penzahiran. Seksyen 18 pula menghendaki perjanjian francais dibuat secara bertulis.

Oleh itu, jangan menyerahkan maksud “jualan” kepada kebiasaan kakitangan akaun. Nyatakan asas pengiraan dalam perjanjian, dengan penzahiran yang berkaitan, dan terangkan kaedah pelaksanaannya dalam prosedur kewangan. Dapatkan peguam untuk menyemak bahawa rumusan tersebut mematuhi Akta serta tidak mewujudkan kewajipan bercanggah.

Jika royalti berasaskan peratusan jualan, formula kerjanya boleh ditulis sebagai jualan yang layak dikenakan royalti × kadar yang dipersetujui. Ini ialah rangka kerja pengiraan, bukannya kadar atau formula wajib yang ditetapkan oleh undang-undang.

2. Tentukan layanan setiap jenis transaksi

Mulakan dengan senarai transaksi sebenar daripada perniagaan sedia ada. Jangan hanya menggunakan contoh jualan tunai di kaunter jika pelanggan turut membeli melalui aplikasi penghantaran atau saluran dalam talian.

Bagi setiap jenis transaksi, putuskan sama ada nilainya termasuk dalam asas royalti, dikecualikan atau memerlukan pelarasan. Beri perhatian kepada perkara berikut:

• Diskaun: Bezakan potongan yang ditanggung francaisi daripada subsidi promosi yang dibayar oleh pihak lain.
• Bayaran balik: Tetapkan bukti yang diperlukan dan tempoh pelaporan untuk menolak jualan yang telah dipulangkan kepada pelanggan.
• Pembatalan: Bezakan pesanan batal sebelum pembayaran daripada transaksi yang telah dibayar dan kemudian dibatalkan.
• Baucar atau kad hadiah: Tentukan titik pengiktirafan supaya nilai sama tidak dikira ketika dijual dan sekali lagi ketika ditebus.
• Cukai dan caj: Jelaskan layanan cukai yang dipungut, caj perkhidmatan serta caj penghantaran mengikut aliran transaksi sebenar.
• Komisen platform: Tentukan sama ada asasnya nilai jualan sebelum komisen atau jumlah selepas potongan yang dipersetujui.

Sebagai contoh, wang yang masuk daripada platform penghantaran mungkin sudah ditolak komisen dan pelarasan promosi. Jumlah deposit bank itu tidak semestinya sama dengan jualan yang menjadi asas royalti.

Tiada satu pilihan komersial yang sesuai untuk semua model. Yang penting, pilihan tersebut dinyatakan dengan jelas dan boleh dihasilkan daripada rekod perniagaan tanpa tekaan bulanan.

3. Bina aliran pelaporan dan semakan bulanan

Selepas takrif dipersetujui, tentukan sumber data utama. Sistem jualan boleh menjadi rekod transaksi, manakala laporan platform menerangkan potongan dan penyata bank mengesahkan penerimaan wang. Ketiga-tiganya mempunyai fungsi berbeza; jangan menganggap satu rekod menggantikan semuanya.

Sediakan templat laporan royalti yang memaparkan jualan mengikut saluran, pelarasan yang dibenarkan, asas pengiraan akhir, kadar dan jumlah royalti. Setiap pelarasan perlu mempunyai rujukan transaksi serta sebab yang boleh disemak.

Tetapkan juga urutan kerja yang praktikal:

1. Francaisi menutup rekod jualan bagi tempoh berkenaan.
2. Pegawai yang ditetapkan menyemak transaksi luar biasa dan dokumen sokongan.
3. Laporan dikemukakan kepada francaisor untuk semakan.
4. Perbezaan diselesaikan atau direkodkan sebagai perkara belum diputuskan.
5. Bayaran dibuat mengikut tarikh dan kaedah dalam perjanjian.

Nyatakan siapa boleh meluluskan pelarasan dan bagaimana pembetulan selepas penutupan bulan akan direkodkan. Elakkan perubahan senyap pada laporan lama; gunakan rekod pembetulan supaya kedua-dua pihak dapat menjejaki kesannya.

Hak mendapatkan rekod sokongan, tempoh penyimpanan dan kaedah menyelesaikan perbezaan juga wajar dipersetujui. Hadkan akses kepada data yang diperlukan untuk semakan royalti dan lindungi maklumat pelanggan serta pekerja.

4. Uji pengiraan sebelum kutipan pertama

Gunakan satu set transaksi sebenar yang telah dinyahkenal pasti untuk menguji formula. Minta dua orang membuat pengiraan secara berasingan menggunakan arahan yang sama. Jika jawapannya berbeza, cari puncanya: takrif kabur, laporan tidak lengkap atau pelarasan yang tidak diterangkan.

Masukkan keadaan sukar seperti bayaran balik pada bulan berikutnya, baucar ditebus di cawangan lain dan promosi yang dibiayai bersama. Ujian ini bukan untuk menilai prestasi cawangan, tetapi memastikan aturan royalti memberikan jawapan yang konsisten.

Sediakan contoh pengiraan sebagai bahan penerangan kepada bakal francaisi. Jelaskan bahawa contoh membantu memahami formula, bukan menjanjikan jualan atau keuntungan. Jika aturan kemudian hendak diubah, semak keperluan kontrak dan kelulusan Pendaftar yang berkaitan sebelum melaksanakannya.

Inti praktikal: Sebelum kutipan pertama, pastikan satu transaksi menghasilkan pengiraan royalti yang sama di tangan francaisor dan francaisi. Takrif yang jelas, bukti yang tersusun dan proses pembetulan yang telus membantu menjaga kepercayaan dalam komuniti francais.