Semak Lesen Premis Sebelum Membuka Cawangan Francais Malaysia

Apabila perniagaan sedia ada bersedia membina komuniti francais, lesen premis sering dianggap urusan kecil yang boleh diselesaikan selepas pengubahsuaian. Anggapan ini boleh menyebabkan pembukaan tertangguh walaupun perjanjian sudah ditandatangani dan pekerja sudah diambil. Sebelum menyerahkan cawangan kepada francaisi, bina proses yang membezakan pendaftaran francais daripada kebenaran menjalankan aktiviti di premis tertentu. Matlamatnya ialah memastikan setiap pihak tahu perkara yang perlu diluluskan, siapa yang menguruskannya dan bila operasi boleh bermula.

1. Bezakan pendaftaran francais daripada lesen operasi

Malaysia mengawal selia francais melalui Akta Francais 1998 (Akta 590), termasuk pindaan yang berkuat kuasa pada 28 April 2022. Di bawah seksyen 6, francaisor perlu mendaftarkan francais dengan Pendaftar Francais sebelum mengendalikan perniagaan francais atau menawarkan penjualan francais.

Namun, pendaftaran tersebut tidak menggantikan lesen atau permit untuk menjalankan perniagaan di sesuatu premis. Pendaftaran syarikat dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia juga bukan pengganti kepada kelulusan operasi yang berkenaan.

Keperluan premis bergantung pada aktiviti sebenar, lokasi dan pihak berkuasa yang mempunyai bidang kuasa. Antaranya mungkin melibatkan lesen premis perniagaan, lesen atau permit papan tanda, serta kelulusan berkaitan pengubahsuaian dan penggunaan bangunan. Jangan menganggap semua pihak berkuasa tempatan menggunakan nama lesen, borang atau syarat yang sama.

Bagi perniagaan makanan, semakan turut perlu mengambil kira Akta Makanan 1983 dan Peraturan-Peraturan Kebersihan Makanan 2009, termasuk kewajipan berkaitan premis makanan dan pengendali makanan yang terpakai. Ini berasingan daripada kewajipan di bawah Akta Francais.

Prinsip penting: lesen cawangan milik pengasas tidak boleh dianggap meliputi cawangan francaisi atau boleh dipindahkan secara automatik kepada entiti lain.

2. Bina matriks kelulusan berdasarkan aktiviti sebenar

Mulakan dengan senarai aktiviti yang akan berlaku di cawangan, bukan sekadar nama konsep perniagaan. Sebuah kedai yang hanya menjual makanan berbungkus mungkin mempunyai keperluan berbeza daripada premis yang memasak, menyimpan bahan mentah dan menyediakan tempat makan.

Gunakan matriks ringkas dengan medan berikut:

• Aktiviti: perkara yang benar-benar dilakukan di premis.
• Pihak berkuasa: agensi atau pihak berkuasa tempatan yang perlu dirujuk.
• Keperluan: lesen, permit, pendaftaran atau pemeriksaan yang berkenaan.
• Pemohon: entiti yang perlu dinamakan dalam permohonan.
• Dokumen sokongan: pelan, maklumat syarikat atau bukti lain yang diminta.
• Kebergantungan: kelulusan yang perlu diperoleh sebelum langkah seterusnya.
• Bukti penyelesaian: dokumen yang menunjukkan syarat telah dipenuhi.

Dapatkan pengesahan daripada pihak berkuasa berkaitan apabila skop aktiviti tidak jelas. Simpan jawapan bertulis jika tersedia, bersama tarikh semakan dan butiran pegawai atau saluran rasmi yang dirujuk.

Sebagai contoh, penambahan dapur pada konsep jualan minuman bukan sekadar perubahan susun atur. Ia boleh menimbulkan keperluan tambahan berkaitan pengudaraan, kebersihan atau kerja bangunan. Semak kesannya sebelum francaisi membuat tempahan peralatan yang sukar dibatalkan.

Jadikan matriks ini templat untuk komuniti francais anda, tetapi wajibkan pengesahan khusus bagi setiap cawangan. Pengalaman premis asal ialah titik permulaan, bukan jaminan kelulusan di tempat lain.

3. Bahagikan tanggungjawab sebelum perbelanjaan dibuat

Frasa seperti “francaisor membantu mendapatkan lesen” terlalu kabur untuk dijadikan panduan kerja. Jelaskan sama ada bantuan itu bermaksud menyediakan pelan, menyemak dokumen, mengatur perunding atau mengemukakan permohonan bagi pihak francaisi apabila dibenarkan.

Dalam perjanjian francais dan senarai tugas pembukaan, tentukan siapa yang menanggung fi permohonan, kos pemeriksaan, pembetulan kerja serta permohonan semula. Bezakan fi pihak berkuasa daripada caj perkhidmatan perunding atau kontraktor. Elakkan menyatakan jumlah tetap sebelum memperoleh maklumat yang berkaitan dengan premis sebenar.

Susun jadual mengikut kebergantungan, bukannya tarikh pelancaran yang diingini semata-mata. Kenal pasti dokumen yang diperlukan sebelum permohonan boleh dibuat dan pemeriksaan yang hanya boleh berlaku selepas kerja tertentu siap.

Tetapkan juga tindakan jika kelulusan tertangguh atau permohonan ditolak. Siapa berhubung dengan pihak berkuasa? Siapa meluluskan perubahan reka bentuk? Bilakah francaisi perlu menangguhkan pembelian stok atau pengumuman pembukaan?

Minta peguam menyemak pembahagian tanggungjawab tersebut. Perjanjian boleh mengagihkan kerja dan kos antara pihak, tetapi tidak boleh mengetepikan kewajipan undang-undang atau menjamin keputusan pihak berkuasa.

4. Wujudkan semakan wajib sebelum pintu dibuka

Jangan menerima kenyataan “permohonan sudah dihantar” sebagai bukti bahawa operasi sudah dibenarkan. Sebelum pembukaan, pegawai yang ditetapkan perlu menyemak salinan kelulusan dan syaratnya.

Pastikan nama entiti, alamat, aktiviti yang diluluskan dan tempoh sah sepadan dengan operasi cawangan. Semak juga syarat yang masih perlu dipenuhi. Persetujuan dalaman francaisor untuk membuka cawangan bukan kelulusan pihak berkuasa.

Rekodkan keputusan pembukaan secara bertulis. Jika sesuatu keperluan masih belum selesai, tentukan sama ada ia menghalang operasi berdasarkan pengesahan pihak berkuasa atau nasihat profesional yang sesuai, bukan andaian pasukan jualan.

Selepas dibuka, masukkan tarikh luput, tanggungjawab pembaharuan dan tempat penyimpanan dokumen dalam daftar cawangan. Semak semula keperluan apabila berlaku pertukaran entiti, perubahan aktiviti atau pengubahsuaian besar.

Kesimpulan praktikal: sebelum membenarkan cawangan francais pertama dibuka, lengkapkan satu matriks kelulusan dan satu fail bukti premis. Proses yang jelas melindungi francaisi daripada perbelanjaan pramatang serta membantu komuniti francais berkembang dengan lebih teratur.