Rancang Pembaharuan Perjanjian Francais di Malaysia

Pemilik perniagaan yang mahu membina komuniti francais biasanya menumpukan perhatian pada pembukaan pertama. Namun, cara hubungan itu diteruskan selepas tempoh awal juga perlu dirancang sebelum perjanjian pertama ditandatangani. Pembaharuan yang kabur boleh mencetuskan pertikaian tentang syarat baharu, kos naik taraf dan hak meneruskan perniagaan. Panduan ini membantu bakal francaisor menyediakan proses pembaharuan yang jelas, boleh dilaksanakan dan sesuai dengan undang-undang Malaysia.

1. Bezakan tempoh perjanjian dengan pendaftaran

Francais di Malaysia dikawal oleh Akta Francais 1998 (Akta 590), termasuk pindaan yang berkuat kuasa pada 28 April 2022. Seksyen 25 menetapkan bahawa tempoh francais tidak boleh kurang daripada lima tahun. Oleh itu, jangan membina model yang memerlukan francaisi memperbaharui keseluruhan hak francais setiap tahun sebagai pengganti tempoh minimum tersebut.

Pada masa yang sama, tempoh sah pendaftaran francais dan tempoh perjanjian ialah dua perkara berbeza. Pendaftaran tertakluk pada urusan dengan Pendaftar Francais, manakala perjanjian mengatur hubungan antara francaisor dengan francaisi. Pembaharuan salah satu tidak boleh dianggap secara automatik memperbaharui yang satu lagi.

Sediakan daftar berasingan yang merekodkan:

• Tarikh mula dan tamat setiap perjanjian.
• Tarikh serta kaedah pemberian notis yang berkaitan.
• Tempoh sah pendaftaran francais yang berkenaan.
• Pegawai yang bertanggungjawab mengurus setiap tindakan.

Akta turut mengandungi peruntukan berkaitan pelanjutan tempoh francais. Minta peguam menyemak cara peruntukan tersebut terpakai sebelum menetapkan hak pembaharuan, syarat penolakan atau tarikh notis. Jangan menganggap tamat tempoh memberi kebebasan mutlak untuk menamatkan hubungan tanpa pertimbangan undang-undang.

2. Tetapkan proses, bukan sekadar janji pembaharuan

Ayat seperti “perjanjian boleh diperbaharui tertakluk pada persetujuan francaisor” tidak cukup untuk membimbing pasukan operasi. Sebelum menawarkan francais, tentukan perjalanan permohonan dari penerimaan notis hingga keputusan bertulis.

Seksyen 18 Akta Francais 1998 menghendaki perjanjian francais dibuat secara bertulis dan memasukkan perkara wajib tertentu, termasuk terma berkaitan pembaharuan atau pelanjutan. Maka, proses dalaman perlu menyokong perjanjian yang disemak peguam, bukan mewujudkan syarat tambahan yang tidak pernah dijelaskan kepada francaisi.

Susun proses kepada empat peringkat: penerimaan permohonan, pengumpulan maklumat, penilaian bersama dan pengeluaran keputusan. Bagi setiap peringkat, nyatakan siapa yang bertindak, dokumen yang diperlukan dan cara komunikasi direkodkan.

Bezakan juga antara pelanjutan perjanjian sedia ada dengan penandatanganan perjanjian baharu. Kedua-duanya mungkin mempunyai kesan dokumentasi dan pematuhan yang berbeza. Jika struktur pembaharuan melibatkan perjanjian baharu, dapatkan nasihat tentang kewajipan penzahiran serta urusan pendaftaran yang mungkin berkenaan; jangan menganggap hubungan lama mengecualikan semua formaliti.

Elakkan kakitangan menjanjikan pembaharuan melalui perbualan atau mesej ringkas. Semua penerangan kepada calon francaisi perlu berpandukan terma bertulis dan tidak menggambarkan pembaharuan sebagai sesuatu yang terjamin tanpa syarat.

3. Gunakan penilaian yang boleh dibuktikan

Pembaharuan tidak sepatutnya bergantung pada hubungan peribadi dengan pengasas. Bina kriteria yang berkaitan dengan keupayaan francaisi meneruskan perniagaan mengikut sistem, tertakluk pada hak dan kewajipan di bawah Akta serta perjanjian.

Antara perkara yang boleh dinilai ialah kedudukan bayaran, pematuhan kewajipan kontrak, keupayaan pengurusan dan keadaan aset yang diperlukan untuk operasi. Gunakan rekod sepanjang tempoh hubungan, bukan hanya satu lawatan menjelang tarikh tamat.

Sediakan fail penilaian yang mengandungi bukti, penjelasan francaisi dan tindakan susulan. Jika terdapat kelemahan, bezakan perkara yang telah diselesaikan daripada perkara yang masih belum selesai. Aduan yang belum disahkan tidak wajar dipersembahkan sebagai pelanggaran yang terbukti.

Berikan ruang untuk francaisi membetulkan kesilapan fakta dalam rekod. Contohnya, tunggakan yang dipaparkan oleh sistem mungkin berpunca daripada bayaran yang belum dipadankan. Semakan bersama membantu mengelakkan keputusan berdasarkan data yang salah.

Pastikan pegawai komersial tidak membuat keputusan bersendirian apabila terdapat isu undang-undang. Keputusan tidak memperbaharui memerlukan semakan khusus; proses pembaharuan bukan jalan pintas untuk mengelakkan perlindungan yang diberikan oleh Akta.

4. Jelaskan pelaburan semula sebelum keputusan dibuat

Pembaharuan mungkin memerlukan penggantian peralatan, pembaikan premis atau penggunaan sistem teknologi yang masih disokong. Keperluan ini perlu diterangkan lebih awal supaya francaisi dapat menilai kemampuan kewangannya.

Sediakan senarai kerja yang membezakan keperluan wajib daripada penambahbaikan pilihan. Bagi setiap kerja, jelaskan sebab, skop, pihak yang menanggung kos dan jangka masa pelaksanaan. Jangan menggunakan istilah umum seperti “mengikut konsep terkini” tanpa menerangkan kesannya kepada operasi.

Jika terdapat bayaran pembaharuan, nyatakan asas kontraknya dan perkara yang diliputi. Elakkan mengenakan bayaran yang tidak pernah dipersetujui atau menggambarkan semua kos naik taraf sebagai bayaran pembaharuan. Anggaran daripada pembekal juga perlu dikenal pasti sebagai anggaran, bukan harga muktamad.

Sebelum keputusan ditandatangani, bentangkan ringkasan bertulis: tempoh yang dicadangkan, perubahan terma, komitmen pelaburan dan tindakan pematuhan. Beri ruang untuk semakan profesional dan jangan mendesak francaisi membuat keputusan hanya kerana tarikh tamat semakin hampir.

Tindakan praktikal: Sebelum merekrut francaisi pertama, sediakan satu kalendar pembaharuan, satu borang penilaian dan satu ringkasan komitmen pelaburan. Minta peguam menyemak ketiga-tiganya bersama perjanjian supaya pembaharuan menjadi proses yang telus, bukan rundingan tergesa-gesa.