Franchising: predisporre la mediazione delle controversie

Trasformare un’attività esistente in una comunità di franchising significa prepararsi anche ai disaccordi che non si risolvono con una telefonata. Prima di sottoscrivere i primi contratti, conviene organizzare la gestione della mediazione: non un semplice canale per i reclami, ma un procedimento disciplinato dalla legge, nel quale le parti cercano un accordo con l’aiuto di un terzo imparziale. Predisporlo bene evita decisioni improvvisate quando il rapporto è già sotto pressione.

1. Conoscere il quadro italiano prima di scrivere la clausola

In Italia l’affiliazione commerciale è regolata dalla legge 6 maggio 2004, n. 129, che richiede il contratto scritto a pena di nullità e disciplina, tra l’altro, contenuti contrattuali e obblighi informativi. La gestione delle controversie richiede però di considerare anche il decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, dedicato alla mediazione civile e commerciale.

Dal 30 giugno 2023, per effetto della riforma introdotta dal decreto legislativo n. 149/2022, le controversie in materia di franchising rientrano tra quelle per cui il tentativo di mediazione è, di regola, condizione di procedibilità della domanda giudiziale. Esistono eccezioni e regole particolari per determinati procedimenti: prima di intraprendere un’azione, il legale deve verificare il caso concreto.

Obbligatorietà del tentativo non significa obbligo di raggiungere un accordo. Il mediatore non decide chi abbia ragione come farebbe un giudice; aiuta le parti a cercare una soluzione. Nella mediazione obbligatoria le parti sono assistite dai rispettivi avvocati.

L’articolo 7 della legge n. 129/2004 contempla inoltre una clausola di previo tentativo di conciliazione presso la camera di commercio territorialmente competente. Questa previsione va coordinata con la disciplina attuale: non basta inserire una generica frase sulla conciliazione per considerare risolto ogni adempimento.

2. Far progettare una clausola utilizzabile, non ornamentale

Chi sta preparando il primo contratto dovrebbe chiedere al proprio legale di distinguere tre momenti: confronto diretto, mediazione e possibile giudizio. Una trattativa interna può essere utile, ma non sostituisce automaticamente il procedimento richiesto dalla legge.

La clausola deve chiarire come attivare il percorso senza creare ostacoli artificiosi. In particolare, occorre verificare:

• il coordinamento tra eventuale negoziazione preliminare e mediazione obbligatoria;
• i criteri per individuare l’organismo di mediazione, verificandone l’iscrizione nel registro del Ministero della giustizia;
• la compatibilità con le regole sulla competenza territoriale;
• il rapporto con la clausola sul foro competente e con eventuali previsioni arbitrali;
• la salvaguardia delle iniziative urgenti consentite dalla legge.

Non copiare una clausola da un vecchio contratto commerciale. Potrebbe richiamare procedure non aggiornate oppure prevedere passaggi incompatibili tra loro. Anche scegliere un organismo lontano da tutti gli affiliati solo per comodità della casa madre merita una valutazione legale e pratica, non una decisione automatica.

3. Preparare documenti e poteri di rappresentanza

La preparazione comincia quando si costruisce la comunità, non quando arriva la prima contestazione. Per ogni affiliato serve un fascicolo ordinato che permetta di ricostruire fatti, obblighi e comunicazioni senza affidarsi alla memoria del fondatore.

Il fascicolo dovrebbe contenere contratto e allegati sottoscritti, prova della consegna precontrattuale, versioni delle procedure applicabili, registrazioni della formazione, interventi di assistenza, fatture e comunicazioni rilevanti. Non occorre accumulare indiscriminatamente dati personali: accessi, conservazione e condivisione devono rispettare la normativa sulla protezione dei dati.

Per esempio, davanti a una contestazione sull’assistenza promessa, una cronologia con richieste, risposte e attività svolte è più utile di una cartella di messaggi non ordinati. Vanno conservati anche i documenti sfavorevoli alla propria posizione: nasconderli al consulente impedisce una valutazione realistica.

Definisci inoltre chi può negoziare e con quali poteri. La partecipazione personale è la regola; rappresentanza e deleghe devono rispettare i requisiti applicabili. Per una società, chi partecipa deve conoscere i fatti e disporre dei poteri necessari per comporre la controversia. Una delega generica non va considerata sufficiente senza verifica.

4. Valutare l’accordo e renderlo attuabile

Prima dell’incontro, prepara con il legale una valutazione delle richieste, delle prove disponibili, dei costi e delle conseguenze operative. Stabilisci quali concessioni richiedano un’autorizzazione ulteriore e chi possa concederla tempestivamente.

Un’intesa utile deve essere concreta: importi, scadenze, attività da eseguire, responsabili e modalità di verifica. Se prevede il proseguimento del rapporto, occorre capire come saranno rispettati gli impegni senza introdurre obblighi contraddittori o impossibili da sostenere. Il legale curerà anche i requisiti necessari per l’eventuale efficacia esecutiva dell’accordo.

La riservatezza del procedimento va rispettata: verbali e dichiarazioni non devono diventare materiale da condividere liberamente nella comunità. Gli insegnamenti organizzativi possono invece tradursi in miglioramenti generali, senza diffondere informazioni protette.

Da fare prima della prima affiliazione: fai verificare la clausola, crea il fascicolo documentale e individua chi avrà poteri negoziali. La mediazione funziona meglio quando l’organizzazione è pronta prima del conflitto.