Mengatur Hak Waralaba Lanjutan dalam Perjanjian

Ketika bisnis mulai diwaralabakan, calon mitra mungkin meminta hak untuk merekrut penerima waralaba lain. Permintaan ini berbeda dari izin membuka beberapa gerai sendiri: ada pihak baru yang akan bergantung pada sistem, merek, dan dukungan usaha Anda. Dalam komunitas waralaba, hak waralaba lanjutan perlu dirancang secara tegas agar pertumbuhan jaringan tidak melampaui kemampuan memberikan dukungan.

Bedakan pengelolaan gerai dan pemberian waralaba lanjutan

Mitra yang mengoperasikan beberapa gerai sendiri tidak otomatis memperoleh hak menawarkan waralaba kepada pihak lain. Begitu pula, hak menjalankan usaha dalam wilayah tertentu tidak seharusnya ditafsirkan sebagai izin merekrut penerima waralaba lanjutan.

Sebelum menyusun klausul, tentukan bentuk pengembangan yang benar-benar Anda kehendaki:

• Pengoperasian langsung: mitra membuka dan mengelola gerainya sendiri sesuai perjanjian.
• Pengenalan calon mitra: mitra hanya memperkenalkan calon penerima, sedangkan penilaian dan perjanjian tetap ditangani pemberi waralaba awal.
• Pemberian waralaba lanjutan: mitra memperoleh hak yang diatur secara tegas untuk menjadi pemberi waralaba lanjutan kepada pihak lain.

Jangan menggunakan istilah seperti “mitra utama” atau “pengelola daerah” tanpa menjelaskan kewenangannya. Nama komersial tidak menjawab siapa yang boleh menawarkan bisnis, menandatangani perjanjian, menerima pembayaran, dan memberikan dukungan.

Jika bisnis belum siap menggunakan waralaba lanjutan, tuliskan bahwa hak tersebut tidak diberikan. Larangan perlu mencakup tindakan menawarkan atau menjanjikan hak waralaba kepada pihak ketiga, bukan hanya penandatanganan perjanjiannya.

Pahami kedudukan pemberi waralaba lanjutan

Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2024 tentang Waralaba mengenal pemberi waralaba lanjutan dan penerima waralaba lanjutan. Peraturan ini mengatur bahwa kegiatan waralaba didasarkan pada perjanjian antara pemberi dan penerima waralaba, atau antara pemberi dan penerima waralaba lanjutan, dengan kedudukan hukum setara dan berlaku hukum Indonesia.

Artinya, waralaba lanjutan bukan sekadar saluran pencarian calon mitra. Pihak yang menjalankannya perlu memahami kewajiban sebagai pemberi waralaba lanjutan, termasuk pemenuhan kriteria waralaba dan penyediaan informasi penawaran.

Menurut PP tersebut, pemberi waralaba lanjutan wajib memiliki Surat Tanda Pendaftaran Waralaba atau STPW sebelum membuat perjanjian waralaba. Permohonannya dilakukan dengan melampirkan bukti prospektus penawaran waralaba. Prospektus juga harus disampaikan kepada calon penerima waralaba lanjutan paling lambat 14 hari kalender sebelum penandatanganan perjanjian.

Jangan menganggap STPW pemberi waralaba awal menggantikan kewajiban pihak yang menjadi pemberi waralaba lanjutan. Jangan pula menggunakan prospektus pemberi awal begitu saja tanpa memeriksa kesesuaiannya dengan identitas, legalitas, sistem bisnis, dan keadaan pihak yang menawarkan waralaba lanjutan.

Ketentuan tersebut merupakan kewajiban hukum. Sementara itu, pembatasan kewenangan, proses persetujuan, dan pembagian pekerjaan di bawah ini merupakan hal yang perlu dirancang sesuai model bisnis serta diperiksa oleh penasihat hukum.

Tetapkan batas hak dan pembagian pekerjaan

Mulailah dari pertanyaan sederhana: apa yang boleh dilakukan mitra atas nama sendiri, dan apa yang tetap membutuhkan persetujuan pemberi waralaba awal? Jawabannya perlu tertuang dalam perjanjian, bukan hanya bahan presentasi penjualan.

Susun matriks kewenangan yang mencakup empat kelompok pekerjaan:

1. Penawaran dan penerimaan calon mitra. Tentukan pihak yang menilai calon penerima lanjutan, menyetujui penawaran, dan memastikan informasi yang diberikan tidak menyesatkan.
2. Penggunaan kekayaan intelektual. Pastikan hak yang diberikan memungkinkan penggunaan merek oleh penerima lanjutan dalam batas yang disepakati. Jangan menjanjikan hak yang tidak Anda kuasai.
3. Pelatihan dan pendampingan. Jelaskan siapa yang melatih tim, membantu persiapan pembukaan, menjawab persoalan operasional, dan menanggung biaya pekerjaannya.
4. Pengawasan dan tindak lanjut. Tentukan pihak yang memeriksa kepatuhan gerai serta siapa yang wajib menindaklanjuti penyimpangan.

Hindari pembagian tanggung jawab dengan kalimat “akan dibicarakan kemudian”. Penerima lanjutan perlu mengetahui kepada siapa mereka meminta bantuan, sedangkan pemberi awal perlu mengetahui apakah standar bisnis benar-benar dijalankan.

Periksa pula aliran pembayaran. Apabila pemberi waralaba lanjutan menerima biaya dari penerima lanjutan, pastikan kewajiban dukungannya selaras dengan pendapatan tersebut. Jangan membangun skema yang memberi insentif besar untuk merekrut, tetapi tidak menyediakan sumber daya untuk pendampingan setelah gerai dibuka.

Uji kesiapan sebelum mengaktifkan hak

Hak waralaba lanjutan sebaiknya tidak diberikan hanya karena calon mitra menawarkan pertumbuhan cepat. Uji apakah calon pemberi lanjutan mempunyai tim, kemampuan pelatihan, administrasi, dan kapasitas keuangan untuk melayani pihak lain.

Sebagai pengendalian internal, Anda dapat merancang persetujuan bertahap sebelum penawaran lanjutan dimulai. Contohnya, periksa kesiapan penanggung jawab dukungan, kelengkapan dokumen penawaran, pemenuhan kewajiban pendaftaran, serta mekanisme penanganan masalah gerai. Jelaskan bahwa pemeriksaan internal ini tidak menggantikan persyaratan hukum.

Lakukan juga simulasi: jika penerima lanjutan mengalami masalah operasional, siapa yang merespons? Jika hubungan dengan pemberi lanjutan berakhir, bagaimana dukungan kepada penerima lanjutan ditangani? Jangan menjanjikan pengambilalihan otomatis tanpa memastikan dasar kontrak dan kemampuan pelaksanaannya.

Langkah praktis: sebelum menyetujui waralaba lanjutan, buat satu matriks berisi hak, penanggung jawab, kewajiban hukum, dan bukti kesiapan. Jika masih ada pekerjaan penting tanpa penanggung jawab, tunda pemberian hak tersebut.