Menetapkan Batas Kegiatan Usaha dalam Perjanjian Waralaba

Ketika bisnis mulai diwaralabakan, pemilik sering menganggap mitra akan menjalankan usaha persis seperti gerai miliknya. Padahal, mitra mungkin ingin menambah layanan, menerima pesanan khusus, atau menjual produk lain di tempat yang sama. Sebelum merekrut mitra, tetapkan batas kegiatan usaha secara jelas. Dalam komunitas waralaba, kejelasan ini membantu menjaga identitas bisnis sekaligus memberi mitra ruang usaha yang dapat dipahami sejak awal.

1. Bedakan kegiatan usaha dari hak memakai merek

Hak memakai merek tidak dengan sendirinya menjawab seluruh pertanyaan tentang kegiatan yang boleh dilakukan mitra. Sebuah gerai minuman, misalnya, mungkin diperbolehkan menjual minuman dan makanan pendamping, tetapi belum tentu diperbolehkan menyelenggarakan kelas berbayar dengan nama merek yang sama.

Indonesia mengatur waralaba secara khusus melalui Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2024 tentang Waralaba, yang menggantikan PP Nomor 42 Tahun 2007. Peraturan tersebut menetapkan bahwa perjanjian waralaba memuat paling sedikit sejumlah materi, termasuk kegiatan usaha, sistem bisnis, kekayaan intelektual yang masih dalam masa pelindungan, serta hak dan kewajiban para pihak.

Artinya, mencantumkan nama merek dan kalimat umum seperti “menjalankan usaha sesuai konsep pemberi waralaba” belum tentu cukup membantu pelaksanaan sehari-hari. Kegiatan usaha perlu diterjemahkan menjadi batas yang dapat dikenali oleh pengelola gerai.

Pisahkan tiga hal dalam rancangan perjanjian:

• Kegiatan usaha: barang atau layanan apa yang boleh ditawarkan kepada pelanggan.
• Penggunaan merek: untuk kegiatan apa nama, simbol, dan identitas merek boleh digunakan.
• Sistem bisnis: bagaimana kegiatan yang diizinkan tersebut harus dijalankan.

Ketiganya saling terkait, tetapi tidak sebaiknya diperlakukan sebagai satu ketentuan yang kabur. Persetujuan pemberi waralaba juga bukan pengganti perizinan usaha yang mungkin diperlukan untuk kegiatan tambahan.

2. Buat daftar kegiatan berdasarkan praktik gerai sendiri

Mulailah dari kegiatan nyata bisnis Anda, bukan dari contoh kontrak merek lain. Catat apa yang dibeli pelanggan, bagaimana layanan diberikan, dan siapa yang bertanggung jawab atas hasilnya. Perhatikan pula layanan sampingan yang selama ini hanya ditangani langsung oleh pemilik.

Kelompokkan kegiatan menjadi tiga kategori berikut.

Diizinkan sejak awal. Ini merupakan kegiatan inti yang memang menjadi bagian dari penawaran waralaba. Untuk usaha penatu, contohnya dapat berupa pencucian dan penyetrikaan pakaian sesuai jenis layanan yang disepakati.

Memerlukan persetujuan tertulis terlebih dahulu. Kategori ini menampung kegiatan yang masih berhubungan dengan usaha inti, tetapi menimbulkan kebutuhan kapasitas, kompetensi, atau tanggung jawab tambahan. Contohnya adalah penanganan cucian dalam jumlah besar berdasarkan kontrak dengan pelanggan usaha.

Tidak termasuk hak waralaba. Misalnya, membuka pelatihan berbayar menggunakan nama merek atau menjual hak penggunaan merek kepada pihak lain. Jangan mengandalkan larangan lisan untuk hal yang berpotensi dianggap sebagai peluang usaha oleh mitra.

Uji daftar tersebut dengan pertanyaan sederhana: apakah pengelola gerai dapat menentukan kategorinya tanpa menelepon pendiri? Jika belum, tambahkan contoh dan batas yang lebih konkret. Hindari istilah “layanan sejenis” tanpa penjelasan karena tafsirnya mudah melebar.

3. Atur usaha campuran dan permohonan pengecualian

Satu lokasi dapat menampung lebih dari satu kegiatan bisnis. Mitra mungkin ingin menaruh etalase produk miliknya di dekat kasir atau menggunakan ruang belakang untuk menerima pekerjaan di luar layanan waralaba. Persoalannya bukan hanya persaingan, melainkan juga kemungkinan pelanggan menganggap seluruh kegiatan itu dijamin oleh merek.

Tentukan sejak awal apakah usaha campuran diperbolehkan. Jika diperbolehkan, jelaskan pemisahan yang dibutuhkan, seperti area pelayanan, identitas penjual pada bukti transaksi, penggunaan peralatan, serta penugasan karyawan. Ketentuan ini merupakan pilihan pengaturan operasional dan kontraktual, bukan daftar kewajiban khusus yang otomatis ditetapkan PP 35 Tahun 2024.

Untuk permohonan kegiatan tambahan, gunakan formulir singkat yang meminta:

• uraian barang atau layanan yang akan ditawarkan;
• kelompok pelanggan dan perkiraan beban kerja;
• penggunaan ruang, peralatan, karyawan, dan merek;
• kebutuhan izin serta pihak yang akan mengurusnya;
• risiko terhadap layanan inti dan cara mengendalikannya.

Tetapkan siapa yang berwenang memberi keputusan dan bagaimana keputusan dicatat. Jangan membiarkan persetujuan percakapan pribadi dianggap sebagai perluasan hak permanen. Jika izin dibatasi untuk kegiatan atau periode tertentu, tuliskan batasnya serta cara evaluasinya. Kegiatan yang mengubah cakupan hak dalam perjanjian perlu dituangkan melalui dokumen perubahan yang sesuai.

4. Jelaskan batas sebelum mitra mengambil keputusan

Batas kegiatan usaha memengaruhi cara calon mitra menilai peluang pendapatan. Karena itu, sampaikan sejak tahap pembahasan penawaran, bukan setelah mereka menyiapkan tempat dan merekrut karyawan.

PP 35 Tahun 2024 mewajibkan pemberi waralaba menyampaikan prospektus penawaran waralaba kepada calon penerima paling lambat 14 hari kalender sebelum penandatanganan perjanjian. Gunakan masa penelaahan ini untuk membahas kegiatan inti dan kegiatan tambahan yang direncanakan calon mitra, tanpa menjadikannya sekadar formalitas penyerahan dokumen.

Pastikan penjelasan tim perekrutan tidak memberi kesan bahwa semua kegiatan tambahan otomatis diperbolehkan. Bahas contoh konkret, lalu catat pertanyaan dan keputusan penting. Mintalah penelaah hukum memeriksa konsistensi batas kegiatan dengan klausul merek, hak dan kewajiban, serta sistem bisnis.

Langkah praktis: sebelum menawarkan waralaba, susun satu halaman berisi kegiatan yang diizinkan, memerlukan persetujuan, dan tidak termasuk hak mitra. Gunakan daftar itu untuk menyelaraskan penawaran, perjanjian, dan pengarahan pengelola gerai.