Mengatur Jumlah Gerai dalam Perjanjian Waralaba

Ketika bisnis mulai diwaralabakan, calon mitra mungkin ingin langsung mengelola beberapa gerai. Tawaran ini menarik, tetapi persetujuan yang terlalu umum dapat menimbulkan perbedaan harapan: apakah mitra sudah membeli hak atas seluruh gerai, hanya mendapat kesempatan mengajukan tambahan, atau wajib membuka semuanya? Dalam komunitas waralaba, kejelasan jumlah gerai membantu pemilik bisnis menjaga pertumbuhan tetap seimbang dengan kemampuan mitra dan kapasitas operasionalnya sendiri.

1. Bedakan jumlah gerai, hak ekspansi, dan kewajiban pembukaan

Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2024 tentang Waralaba mensyaratkan perjanjian waralaba memuat, antara lain, jumlah gerai atau tempat usaha yang akan dikelola oleh penerima waralaba atau penerima waralaba lanjutan. Artinya, jumlah gerai bukan sekadar angka dalam proposal penjualan; hal ini perlu menjadi bagian yang jelas dalam perjanjian.

Ketentuan tersebut tidak berarti setiap mitra wajib memperoleh beberapa gerai. Pemilik bisnis perlu memilih bentuk kerja sama yang benar-benar dapat dijalankan. Secara praktis, ada tiga susunan yang bisa dipertimbangkan:

• Hak satu gerai: perjanjian hanya memberikan hak mengoperasikan satu tempat usaha. Penambahan membutuhkan kesepakatan tertulis baru.
• Hak beberapa gerai yang telah disepakati: jumlah gerai ditentukan sejak awal, disertai rincian hak dan kewajiban untuk masing-masing gerai.
• Satu gerai dengan peluang penambahan: hak awal terbatas pada satu gerai, sedangkan gerai berikutnya bergantung pada penilaian dan persetujuan tertulis.

Ketiga susunan tersebut merupakan pilihan perancangan kontrak, bukan kategori resmi yang ditetapkan PP tersebut. Jangan mencampurkannya dalam ungkapan seperti “paket hingga beberapa gerai” tanpa penjelasan. Kata “hingga” belum menjawab apakah tambahan gerai merupakan hak yang sudah diperoleh atau hanya kemungkinan.

2. Tentukan apa yang dihitung sebagai satu gerai

Sebelum menuliskan jumlahnya, sepakati unit usaha yang dihitung. Satu gerai dapat berbentuk toko, kios, atau tempat usaha lain sesuai sistem bisnis Anda. Persoalan muncul ketika mitra menambah titik penjualan kecil, dapur khusus pesanan antar, atau tempat pengambilan barang dan menganggapnya sebagai bagian dari gerai lama.

Buat definisi yang sesuai dengan model bisnis, bukan definisi umum yang disalin dari kontrak lain. Jelaskan apakah suatu titik dihitung sebagai gerai tersendiri berdasarkan tempat operasional, fasilitas produksi, tim pengelola, atau kegiatan penjualannya. Tentukan pula perlakuan terhadap kegiatan sementara, seperti stan pameran dan penjualan di acara tertentu.

Gunakan lampiran daftar gerai agar cakupan hak mudah diperiksa. Untuk setiap gerai, catat:

• identitas atau kode gerai;
• format tempat usaha yang diperbolehkan;
• status haknya, misalnya sudah diberikan atau masih berupa rencana;
• dokumen yang menjadi dasar pemberian hak;
• pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaannya.

Jika lokasi belum ditentukan, tulis keadaan tersebut secara terbuka. Jangan membuat alamat perkiraan terlihat seperti lokasi yang sudah disetujui. Daftar ini berfungsi sebagai catatan cakupan kerja sama, bukan pengganti perizinan yang diperlukan untuk setiap kegiatan usaha.

3. Hubungkan penambahan gerai dengan kesiapan nyata

Untuk bisnis yang baru mulai diwaralabakan, pemberian hak secara bertahap dapat membantu membatasi beban ekspansi. Gerai pertama menjadi dasar untuk menilai kemampuan mitra mengelola usaha sebelum kedua pihak menyepakati penambahan.

Tetapkan syarat penambahan yang dapat dibuktikan. Misalnya, mitra memiliki calon penanggung jawab khusus bagi gerai baru, menyediakan modal kerja yang terpisah dari kebutuhan gerai berjalan, serta menyampaikan rencana pengelolaan beberapa tempat usaha. Hindari persyaratan kabur seperti “kinerja memuaskan” tanpa menerangkan cara penilaiannya.

Kesiapan pemberi waralaba juga perlu diuji. Apakah tim Anda mampu menyiapkan pembukaan tambahan tanpa mengurangi layanan kepada gerai yang sudah beroperasi? Jangan memberikan hak pembukaan serentak apabila kemampuan pelaksanaannya belum tersedia.

Alur persetujuan sebaiknya tertulis: mitra mengajukan rencana, penanggung jawab menelaah bukti kesiapan, lalu pihak yang berwenang menyampaikan keputusan beserta alasannya. Tegaskan apakah terpenuhinya syarat otomatis memberikan hak tambahan atau masih memerlukan kesepakatan kedua pihak.

Untuk susunan yang memberikan hak bertahap, jelaskan pula bahwa penilaian kesiapan bukan dengan sendirinya pemberian hak gerai baru. Hak tersebut baru berlaku setelah dokumen penambahannya disepakati. Mekanisme ini harus selaras dengan hak yang telah dijanjikan dalam perjanjian awal.

4. Selaraskan perjanjian dengan penawaran dan administrasi

Periksa kembali proposal, ringkasan paket, prospektus, dan rancangan perjanjian. Jangan sampai presentasi menyebut hak beberapa gerai, sedangkan kontrak hanya memberikan satu gerai tanpa menjelaskan perbedaannya.

PP Nomor 35 Tahun 2024 juga mewajibkan prospektus penawaran waralaba disampaikan kepada calon penerima paling lambat 14 hari kalender sebelum penandatanganan perjanjian. Gunakan tahap penjelasan sebelum penandatanganan untuk memastikan calon mitra memahami cakupan hak yang ditawarkan. Bedakan jumlah gerai dalam jaringan yang diungkapkan pada prospektus dari jumlah gerai yang menjadi hak calon mitra dalam kontraknya.

Saat menyepakati tambahan, tentukan apakah dokumennya berupa perubahan perjanjian atau perjanjian tersendiri. Periksa bersama penasihat hukum akibatnya terhadap masa berlaku, pembayaran, dan kewajiban administrasi. Jangan menganggap satu kontrak atau satu STPW otomatis menyelesaikan seluruh kebutuhan perizinan tempat usaha tambahan.

Langkah praktis: sebelum menawarkan paket beberapa gerai, buat satu lembar ringkasan yang menjawab tiga hal: berapa gerai yang sudah menjadi hak mitra, apa syarat penambahannya, dan dokumen apa yang membuat hak tambahan itu berlaku.