Mengatur Penjualan Daring dalam Perjanjian Waralaba

Bisnis yang ramai melalui aplikasi pesan antar atau lokapasar belum tentu siap membagikan kanal tersebut kepada mitra waralaba. Ketika akun, pesanan, dan potongan biaya masih dikelola secara informal, pembukaan gerai mitra bisa menimbulkan perselisihan baru. Sebelum mewaralabakan bisnis, tetapkan aturan penjualan daring yang menjelaskan siapa berwenang menjual, siapa menerima pembayaran, dan siapa menanggung biaya. Kejelasan ini membantu membangun hubungan yang sehat dalam komunitas waralaba.

1. Tentukan kanal yang termasuk dalam hak mitra

Mulailah dengan memetakan seluruh kanal penjualan: situs milik merek, aplikasi pesan antar, lokapasar, akun media sosial, serta layanan pemesanan melalui pesan instan. Jangan menganggap izin menggunakan merek otomatis memberikan hak membuka toko pada semua platform.

Untuk setiap kanal, tentukan apakah pengelolaannya dilakukan oleh pusat, oleh masing-masing gerai, atau melalui pembagian tugas. Misalnya, pusat mengelola situs pemesanan, sedangkan mitra mengelola akun aplikasi pesan antar untuk gerainya sendiri. Ini merupakan pilihan desain bisnis, bukan ketentuan yang seragam bagi semua waralaba.

Buat daftar tertulis yang mencakup:

• Kanal yang boleh digunakan mitra dan yang memerlukan persetujuan terlebih dahulu.
• Produk atau layanan yang boleh ditawarkan melalui setiap kanal.
• Nama akun, identitas penjual, dan gerai yang melayani pesanan.
• Pihak yang berwenang mengaktifkan, menangguhkan, atau menutup kanal.
• Prosedur permohonan jika mitra ingin menggunakan platform baru.

Di Indonesia, Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2024 tentang Waralaba mengatur bahwa perjanjian waralaba paling sedikit memuat, antara lain, kegiatan usaha, sistem bisnis, serta hak dan kewajiban para pihak. Pengaturan penjualan daring dapat memperjelas unsur-unsur tersebut. Namun, PP ini tidak menetapkan satu model pembagian kanal daring yang wajib digunakan semua merek.

2. Pisahkan kendali akun dari hak menerima pembayaran

Akun yang menggunakan nama merek tidak selalu terdaftar atas nama pemberi waralaba. Platform dapat meminta identitas pelaku usaha, rekening penerima pembayaran, dan dokumen gerai tertentu. Karena itu, periksa ketentuan platform sebelum menjanjikan bahwa seluruh akun akan dimiliki atau dapat dipindahkan oleh pusat.

Buat lembar pengaturan akun untuk setiap kanal. Cantumkan pihak yang terdaftar sebagai penjual, alamat surel pemulihan, nomor telepon verifikasi, pemegang akses administrator, dan rekening tujuan pencairan dana. Hindari penggunaan nomor pribadi pegawai sebagai satu-satunya sarana pemulihan akun.

Bedakan tiga kewenangan: mengelola tampilan toko, mengubah pengaturan pembayaran, dan melihat data transaksi. Ketiganya tidak harus diberikan kepada orang yang sama. Mitra perlu akses yang memadai untuk menjalankan gerainya, sedangkan pusat memerlukan kendali yang sesuai untuk menjaga penggunaan merek.

Atur pula apa yang terjadi ketika pengelola gerai berganti. Sebagai langkah operasional, siapkan prosedur pencabutan akses pegawai, penggantian kontak pemulihan, dan pemeriksaan rekening. Jangan menjanjikan pengalihan akun secara otomatis apabila platform mensyaratkan verifikasi atau pendaftaran baru.

3. Uji pembagian pesanan dan biaya dengan transaksi nyata

Pesanan daring bisa diterima pusat tetapi dipenuhi gerai mitra. Tanpa aturan yang jelas, kedua pihak dapat memiliki pemahaman berbeda tentang penjualan siapa yang tercatat dan biaya siapa yang dipotong.

Tentukan dasar penugasan pesanan, misalnya ketersediaan stok, jam layanan, kemampuan memenuhi pesanan, atau pilihan pelanggan. Jelaskan langkah yang berlaku apabila gerai menolak pesanan, sedang tutup, atau tidak memiliki produk yang diminta. Pembagian pesanan sebaiknya dapat ditelusuri, bukan diputuskan melalui percakapan informal setiap kali ada masalah.

Selanjutnya, susun simulasi perhitungan untuk beberapa keadaan:

• Transaksi normal tanpa promosi.
• Transaksi dengan diskon yang dibiayai pusat.
• Transaksi dengan diskon yang dibiayai gerai.
• Transaksi dengan subsidi platform.
• Transaksi yang dibatalkan atau dikembalikan dananya.

Untuk setiap simulasi, tunjukkan nilai penjualan, sumber pendanaan diskon, komisi platform, potongan lain yang berlaku, dan dana bersih yang diterima gerai. Jika transaksi daring masuk dalam dasar perhitungan royalti, pastikan perlakuannya konsisten dengan ketentuan pembayaran dalam perjanjian.

Uji mekanismenya sebelum ditawarkan kepada mitra. Gunakan transaksi pada kanal bisnis yang sudah berjalan, lalu cocokkan catatan pesanan dengan laporan pencairan platform. Tujuannya bukan menetapkan tarif baru, melainkan memastikan pembagian hak dan biaya benar-benar dapat dilaksanakan.

4. Tuangkan kesepakatan dalam dokumen yang tepat

Masukkan hak penggunaan kanal, kewenangan atas akun, tanggung jawab biaya, dan prinsip pembagian pesanan ke dalam perjanjian atau lampiran yang menjadi bagian darinya. Petunjuk teknis, seperti langkah mengunggah produk atau memproses pesanan, dapat ditempatkan dalam prosedur operasional.

Jangan menyembunyikan kewajiban komersial penting dalam petunjuk aplikasi. Apabila pusat dapat menjalankan promosi yang membebani gerai, batas kewenangan dan mekanisme persetujuannya perlu dinyatakan secara jelas. Tetapkan juga akses masing-masing pihak terhadap data transaksi tanpa menganggap data pribadi pelanggan bebas digunakan untuk pemasaran.

PP Nomor 35 Tahun 2024 mewajibkan penyampaian Prospektus Penawaran Waralaba paling lambat 14 hari kalender sebelum penandatanganan perjanjian. Gunakan proses penjelasan penawaran untuk memastikan calon mitra memahami model penjualan daring, terutama biaya dan ketergantungan pada platform. Pemberi waralaba juga wajib memiliki STPW sebelum membuat perjanjian waralaba.

Langkah praktis: sebelum merekrut mitra, selesaikan satu matriks kanal, satu daftar kewenangan akun, dan satu simulasi pencairan dana. Jika ketiganya belum selaras, aturan penjualan daring belum siap dijanjikan kepada mitra.