Beli Waralaba: Perjelas Tanggung Jawab atas Karyawan Gerai

Paket waralaba yang menawarkan bantuan perekrutan sering terasa lebih mudah dijalankan. Namun, bantuan mencari dan melatih karyawan tidak otomatis berarti pemberi waralaba menanggung gaji, perselisihan kerja, atau biaya pemutusan hubungan kerja. Dalam komunitas waralaba, pembagian tanggung jawab yang jelas melindungi hubungan antarmitra sekaligus pekerja. Sebelum membeli, pastikan siapa pemberi kerja dan bagaimana kewajibannya memengaruhi biaya gerai Anda.

1. Bedakan bantuan perekrutan dari hubungan kerja

Kalimat “karyawan disediakan pusat” belum cukup untuk menjelaskan hubungan hukum. Pusat mungkin hanya memasang lowongan dan menyeleksi pelamar. Bisa pula pekerja merupakan karyawan pusat yang ditugaskan sementara, atau tenaga dari perusahaan penyedia jasa. Setiap pengaturan membutuhkan pemeriksaan berbeda.

Minta penjelasan tertulis mengenai pihak yang menandatangani perjanjian kerja, membayar upah, mendaftarkan kepesertaan jaminan sosial, memberikan instruksi, dan menangani keluhan pekerja. Jangan hanya mengandalkan seragam, alamat surel, atau nama merek pada materi perekrutan.

Gunakan daftar pertanyaan berikut ketika bertemu calon pemberi waralaba:

• Nama badan usaha siapa yang tercantum sebagai pemberi kerja?
• Siapa yang menetapkan upah, jadwal, cuti, dan lembur?
• Siapa yang boleh menjatuhkan sanksi atau mengakhiri hubungan kerja?
• Jika pusat menugaskan pekerja, berapa lama penugasannya dan siapa yang menanggung biayanya?
• Siapa yang menyimpan dokumen ketenagakerjaan dan bukti pembayaran?

Kontrak waralaba dan perjanjian kerja harus selaras dengan pelaksanaan sehari-hari. Bila dokumennya menyebut Anda sebagai pemberi kerja, tetapi pusat mengendalikan seluruh keputusan personalia, mintalah penasihat hukum menilai pembagian kewenangan tersebut sebelum Anda menyetujuinya.

2. Pisahkan aturan waralaba dari kewajiban ketenagakerjaan

Indonesia mengatur waralaba secara khusus melalui Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2024 tentang Waralaba, yang menggantikan PP Nomor 42 Tahun 2007. Salah satu kewajibannya adalah penyampaian Prospektus Penawaran Waralaba kepada calon penerima paling lambat 14 hari kalender sebelum penandatanganan Perjanjian Waralaba.

Manfaatkan waktu tersebut untuk meminta rancangan pengaturan tenaga kerja, contoh perjanjian kerja tanpa data pribadi, dan rincian layanan perekrutan. Penjelasan tentang dukungan pusat perlu diterjemahkan menjadi kewajiban yang dapat diperiksa, bukan sekadar janji “dibantu sampai siap”.

Namun, kepatuhan terhadap aturan waralaba tidak menggantikan kewajiban ketenagakerjaan. Hubungan kerja antara lain tunduk pada Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana telah diubah, termasuk melalui Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023. PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur antara lain perjanjian kerja waktu tertentu, alih daya, waktu kerja dan istirahat, serta pemutusan hubungan kerja.

Artinya, kesepakatan bahwa “semua masalah karyawan ditanggung pusat” tidak dengan sendirinya menghapus kewajiban hukum pihak yang sebenarnya menjadi pemberi kerja. Begitu pula, berakhirnya kontrak waralaba bukan alasan untuk menganggap seluruh hubungan kerja otomatis selesai tanpa kewajiban lanjutan. Minta pemeriksaan hukum sesuai bentuk hubungan kerja yang direncanakan.

3. Hitung biaya tenaga kerja, bukan hanya gaji bulanan

Mintalah simulasi susunan pekerja berdasarkan jam buka, pola pergantian giliran, hari istirahat, dan kebutuhan pengganti. Jumlah orang dalam proposal belum tentu cukup untuk menjalankan gerai sesuai standar tanpa lembur berlebihan.

Susun anggaran dengan memisahkan komponen berikut:

• Upah dan tunjangan sesuai ketentuan yang berlaku di lokasi gerai.
• Lembur apabila diperlukan dan memenuhi ketentuan.
• Tunjangan hari raya serta iuran jaminan sosial yang menjadi kewajiban pemberi kerja.
• Perekrutan, seragam, pemeriksaan kesehatan bila diperlukan, dan pelatihan pengganti.
• Kewajiban ketika hubungan kerja berakhir, sesuai jenis hubungan kerja dan alasan pengakhirannya.

Jika pusat memungut biaya pengelolaan karyawan, tanyakan apa yang sudah termasuk. Apakah biaya tersebut hanya untuk administrasi penggajian, atau juga mencakup pencarian pengganti? Apakah ada tagihan tambahan ketika pekerja mengundurkan diri?

Uji pula situasi ketika seorang kepala gerai berhenti dan pekerja lain harus menjalani pelatihan. Catat siapa yang membayar pelatihan, perjalanan, penginapan, serta tenaga pengganti. Jangan memasukkan tenaga kerja pemilik atau anggota keluarga sebagai sumber daya gratis tanpa menghitung keterbatasan waktunya.

4. Tulis pembagian tugas dan prosedur ketika masalah muncul

Buat tabel pembagian tanggung jawab yang disepakati kedua pihak. Untuk setiap kegiatan—perekrutan, penggajian, pencatatan kehadiran, penanganan keluhan, dan penghentian hubungan kerja—tentukan pelaksana, pemberi persetujuan, penanggung biaya, serta dokumen buktinya.

Perjelas juga batas kewenangan pusat. Misalnya, ketika hasil audit merek meminta seorang pekerja tidak lagi melayani pelanggan, siapa yang mengambil keputusan ketenagakerjaan? Permintaan operasional dari pusat tidak boleh langsung diperlakukan sebagai dasar pemecatan tanpa pemeriksaan prosedur dan hak pekerja.

Jika pekerja ditugaskan oleh pusat, sepakati mekanisme penggantian, pelaporan insiden, dan penyelesaian tagihan. Pastikan Anda menerima bukti pelaksanaan kewajiban yang relevan tanpa mengakses data pribadi pekerja secara berlebihan.

Langkah praktis: sebelum menandatangani, minta tiga hal: contoh dokumen hubungan kerja, anggaran tenaga kerja lengkap, dan tabel tanggung jawab yang disepakati. Tunda keputusan bila pihak yang menanggung kewajiban karyawan masih dijawab dengan “nanti diatur setelah buka”.