Franchising-ketjun yrittäjäfoorumi: rakenna yhteistyö

Kun muutat toimivan yrityksesi franchising-ketjuksi, tarvitset tavan kuulla itsenäisiä yrittäjiä myös sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Franchising on yhteisö, jonka yhteinen osaaminen kasvaa jokaisessa yksikössä. Yrittäjäfoorumi tekee kokemusten jakamisesta säännöllistä ja auttaa erottamaan yksittäisen tukipyynnön koko ketjua koskevasta kysymyksestä. Sen tehtävä ja rajat kannattaa määritellä jo ensimmäisten yrittäjien liittyessä mukaan.

1. Anna yrittäjäfoorumille selkeä tehtävä

Yrittäjäfoorumi tarkoittaa tässä ketjun yhteistä keskustelu- ja valmisteluryhmää, johon osallistuvat franchising-antajan ja yrittäjien edustajat. Se ei ole automaattisesti yhtiön toimielin eikä sopimusosapuolten yläpuolella oleva päätöksentekijä. Sen valtuudet perustuvat siihen, mitä osapuolet ovat sopineet.

Toimivan yrityksen perustajana olet ehkä tottunut ratkaisemaan asiat itse. Ketjussa tarvitset lisäksi tietoa siitä, miten ratkaisut toimivat eri yrittäjien arjessa. Foorumi tarjoaa tähän järjestelmällisen kanavan ilman, että jokainen havainto muuttuu erilliseksi neuvotteluksi perustajan kanssa.

Määrittele foorumille esimerkiksi kolme tehtävää:

• kerätä toistuvia arjen havaintoja useasta yksiköstä;
• valmistella yhteisiä kehitysehdotuksia ketjun johdolle;
• seurata, miten aiemmin käsiteltyihin kysymyksiin on vastattu.

Pidä yksittäisen yrittäjän sopimusriita, maksuvaikeus tai työntekijää koskeva asia erillisessä, luottamuksellisessa käsittelyssä. Foorumi ei myöskään saa korvata yrittäjälle luvattua henkilökohtaista tukea. Jos kassajärjestelmä ei toimi, yrittäjä tarvitsee apua heti eikä seuraavan kokouksen jälkeen.

Kirjoita tarkoitus yhdelle sivulle. Hyvä tavoite on konkreettinen: yrittäjien toistuvat havainnot saavat nimetyn käsittelijän ja perustellun vastauksen. Pelkkä lupaus hyvästä yhteishengestä ei vielä kerro, miten yhteistyö käytännössä toimii.

2. Sovi edustuksesta ja päätösvallasta kirjallisesti

Pienessä ketjussa kaikki yrittäjät voivat osallistua samaan tapaamiseen. Ketjun kasvaessa edustuksellinen ryhmä voi olla käytännöllisempi. Älä kuitenkaan valitse mukaan vain yrittäjiä, joiden kanssa yhteistyö on ennestään helppoa. Myös erilaiset toimintaympäristöt ja yrittäjyyden vaiheet tarvitsevat äänen.

Laadi toimintaperiaatteet, joissa vastataan ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Ketkä osallistuvat ja miten yrittäjäedustajat valitaan?
• Kuinka pitkä edustajan kausi on ja miten vaihtuvuus järjestetään?
• Miten kuka tahansa ketjun yrittäjä voi ehdottaa asiaa käsiteltäväksi?
• Kuka valmistelee kokoukset ja kirjaa sovitut jatkotoimet?
• Korvataanko osallistumisen matkoja tai ajankäyttöä?
• Mitkä asiat ovat luottamuksellisia ja mitä kerrotaan koko yhteisölle?

Erota toisistaan kuuleminen, valmistelu ja päätöksenteko. Jos foorumi antaa vain suosituksia, sano se suoraan. Kerro myös, kuka ratkaisee ehdotuksen ja miten ratkaisusta ilmoitetaan. Yrittäjän on voitava ymmärtää, onko hän vaikuttamassa päätökseen vai saamassa tietoa jo tehdystä ratkaisusta.

Foorumin enemmistöpäätös ei sellaisenaan muuta yksittäisen yrittäjän franchising-sopimusta. Jos ryhmälle halutaan antaa todellista päätösvaltaa esimerkiksi rajatun yhteisen toiminnan järjestämisessä, valtuudet ja niiden suhde sopimuksiin on tarkistettava juristin kanssa. Älä lupaa rekrytoinnissa yrittäjille yhteistä päätösvaltaa, jos käytännössä tarkoitat vain palautekanavaa.

3. Rajaa tiedonvaihto Suomen sääntöjen mukaan

Suomessa ei ole erillistä franchising-lakia, lakisääteistä franchising-rekisteriä eikä erityistä franchisingin ennakkotietolakia. Yhteistyöhön sovelletaan yleistä lainsäädäntöä. Foorumin toimintaa suunniteltaessa merkityksellisiä ovat erityisesti sopimusoikeudelliset periaatteet, oikeustoimilaki, kilpailulaki sekä henkilötietoja käsiteltäessä EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät laki. Niiden noudattamiseen sitoutuminen on erotettava lakisääteisistä velvoitteista. Yrittäjäfoorumi ei puolestaan ole Suomessa franchising-ketjun lakisääteinen toimielin, vaan vapaaehtoinen tapa järjestää yhteisön yhteistyötä.

Kilpailuoikeus on kokouskäytännöissä erityisen tärkeä. Ketjun yrittäjät ovat itsenäisiä yrityksiä, ja ne voivat olla keskenään kilpailijoita. Yhteinen tunnus tai konsepti ei anna yleistä lupaa vaihtaa kilpailullisesti arkaluonteista tietoa. EU:n kilpailusäännöt voivat tulla sovellettaviksi, jos yhteistyö voi vaikuttaa jäsenvaltioiden väliseen kauppaan.

Älä käytä foorumia yrittäjien tulevien myyntihintojen, alennusten, asiakasjaon tai tarjouskilpailukäyttäytymisen sopimiseen. Myös yksikkökohtaisten tulevien kaupallisten suunnitelmien jakaminen voi olla ongelmallista. Historiallinen tai koottu tieto ei sekään ole automaattisesti sallittua: arvioinnissa vaikuttavat tiedon sisältö, tunnistettavuus ja markkinatilanne.

Tee siksi sallituista kokousaiheista ohje ja tarkistuta tarvittaessa raportointimalli kilpailuoikeuden asiantuntijalla. Jos keskustelu siirtyy kiellettyyn aiheeseen, puheenjohtajan tulee katkaista se. Asiakastapauksia kannattaa käsitellä ilman tunnistetietoja, eikä henkilöstöasioita pidä jakaa ryhmälle vain kiinnostavuuden perusteella.

4. Muuta keskustelu seurattaviksi teoiksi

Foorumin hyöty ratkaistaan kokousten välillä. Kerää aiheet etukäteen ja pyydä ehdottajaa kuvaamaan havainto, sen vaikutus sekä toivottu käsittely. Näin keskustelu kohdistuu ratkaistavaan ongelmaan eikä jää yleiseksi tyytymättömyydeksi.

Esimerkiksi usean yrittäjän havainto epäselvistä kampanjaohjeista sopii yhteiseen käsittelyyn. Foorumi voi täsmentää, missä kohtaa ohje aiheuttaa lisätyötä, ja ehdottaa selkeämpää esitystapaa. Sen ei tarvitse ryhtyä päättämään yrittäjien kampanjahinnoista.

Kirjaa jokaisesta käsiteltävästä asiasta vastuuhenkilö, seuraava toimenpide ja tavoiteajankohta. Julkaise koko ketjulle tiivis yhteenveto, josta luottamukselliset tiedot on poistettu. Kerro myös hylätyistä ehdotuksista perusteluineen: kuulluksi tuleminen ei tarkoita jokaisen toiveen toteuttamista.

Arvioi säännöllisesti, pääsevätkö eri yrittäjät esittämään asioita ja valmistuvatko luvatut jatkotoimet. Pelkkä kokousten määrä ei osoita yhteistyön toimivuutta.

Käytännön takeaway: laadi ennen ensimmäistä tapaamista yhden sivun toimintaperiaatteet. Määrittele tarkoitus, osallistujat, päätösvallan rajat, turvallisen tiedonvaihdon säännöt ja jatkotoimien seuranta. Näin yrittäjäfoorumista tulee franchising-yhteisön toimiva yhteistyökanava, ei pelkkä keskustelutilaisuus.