Franchising-ketjun jatkokoulutus: rakenna osaamisen vuosikello

Kun muutat toimivan yrityksesi franchising-yhteisöksi, osaamisen ylläpito tarvitsee oman suunnitelmansa. Ensimmäinen perehdytys auttaa yrittäjää alkuun, mutta myöhemmin vastaan tulevat harvinaiset asiakastilanteet, unohtuvat työvaiheet ja muuttuvat vaatimukset. Jatkokoulutuksen vuosikello tekee oppimisesta ennakoitavaa: yrittäjä tietää, mitä häneltä odotetaan, ja sinä pystyt varaamaan kouluttamiseen tarvittavan ajan ennen uusien yksiköiden avaamista.

1. Erota jatkokoulutus perehdytyksestä ja päivittäisestä neuvonnasta

Suomi.fi:n franchising-ohjeessa franchising-antajan tehtäviin kuuluvat alkukoulutuksen lisäksi tarvittava jatkokoulutus sekä jatkuva ohjaus ja tuki. Ketjua rakentavan yrityksen kannattaa kuitenkin määritellä nämä erikseen. Muuten jokainen puhelu voi muuttua koulutukseksi, eikä kukaan tiedä, mitä osaamista yhteisesti kehitetään.

Alkukoulutuksessa opetetaan toiminnan käynnistämiseen tarvittavat valmiudet. Päivittäinen neuvonta ratkaisee yksittäisen tilanteen. Jatkokoulutuksessa puolestaan vahvistetaan tai päivitetään osaamista suunnitelmallisesti. Esimerkiksi yhden reklamaation käsittely on neuvontaa, kun taas toistuvien reklamaatiotilanteiden yhteinen harjoittelu on jatkokoulutusta.

Aloita oman yrityksesi arjesta. Kirjaa tilanteet, joissa kokenutkin työntekijä pyytää perustajalta apua. Selvitä, johtuuko avuntarve puuttuvasta tiedosta, epäselvästä ohjeesta vai taidosta, joka vaatii harjoittelua. Kaikkia ongelmia ei kannata ratkaista uudella koulutuksella: joskus oikea toimenpide on yksiselitteisempi työohje.

Jaa koulutustarpeet kolmeen ryhmään:

• Kerrattavat taidot: tärkeät mutta harvoin käytettävät toimintatavat.
• Syvennettävä osaaminen: esimerkiksi asiakastilanteiden johtaminen tai työn suunnittelu.
• Päivitettävä tieto: toimintaan vaikuttavat muuttuneet velvoitteet tai käytännöt.

Määrittele jokaiselle aiheelle tavoite tekemisen kautta. ”Yrittäjä tuntee reklamaatioprosessin” on epätarkka tavoite. ”Yrittäjä osaa ratkaista harjoitustapauksen ja tunnistaa, milloin asia siirretään eteenpäin” kertoo jo, mitä koulutuksella tavoitellaan.

2. Sovi osallistumisesta ja kustannuksista etukäteen

Suomessa ei ole erillistä franchising-lakia, lakisääteistä franchising-rekisteriä eikä franchisingille omaa määrämuotoista ennakkotietomenettelyä. Sopimussuhteeseen sovelletaan muun muassa oikeustoimilakia, lakia elinkeinonharjoittajien välisten sopimusehtojen sääntelystä sekä kilpailulainsäädäntöä. Oikeustoimilain nojalla kohtuutonta sopimusehtoa voidaan sovitella tai jättää huomioon ottamatta.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät lainsäädäntöä. Niiden merkitystä ei pidä sekoittaa viranomaisen hyväksyntään tai lakisääteiseen koulutusohjelmaan. Jatkokoulutuksen sisältö ja osapuolten velvollisuudet on siksi kuvattava selkeästi sopimuskokonaisuudessa.

Määrittele franchising-sopimuksessa ainakin koulutuksen periaatteet: mitä franchising-antaja järjestää, mihin yrittäjä sitoutuu osallistumaan ja millä perusteilla koulutus on pakollista. Käytännön toteutusta voidaan täsmentää koulutussuunnitelmassa, mutta olennaisia uusia maksuja tai velvoitteita ei pidä piilottaa myöhemmin päivitettävään kalenteriin.

Erittele myös taloudellinen vastuu. Sisältyykö koulutus yhteistyömaksuun? Kuka maksaa matkat, majoituksen ja mahdolliset sijaisjärjestelyt? Onko yrittäjän henkilöstön osallistuminen mahdollista, ja veloitetaanko siitä erikseen? Koulutus voi olla osallistujalle maksuton mutta aiheuttaa silti merkittävän poissaolon yksikön arjesta.

Kerro ennen sopimuksen tekemistä myös arvio koulutukseen tarvittavasta ajasta ja toteutustavoista. Erota suunniteltu vuosiohjelma mahdollisista kiireellisistä lisäkoulutuksista. Tarkistuta velvoitteiden sanamuodot juristilla, jotta sopimus, koulutussuunnitelma ja yrittäjälle annetut lupaukset vastaavat toisiaan.

3. Rakenna vuosikello yrittäjän arjen ympärille

Hyvä vuosikello ei ole mahdollisimman täysi kalenteri. Se on toteuttamiskelpoinen suunnitelma, jossa tärkeät taidot käsitellään oikeaan aikaan. Huomioi oman konseptisi sesongit ja yrittäjän mahdollisuus irrottautua asiakastyöstä. Kiireisimpään viikkoon sijoitettu koulutus jää helposti muodolliseksi osallistumiseksi.

Laadi jokaisesta koulutuksesta lyhyt kuvaus, jossa näkyvät aihe, kohderyhmä, tavoite, toteutustapa, ennakkotehtävä ja vastuuhenkilö. Ilmoita lisäksi arvioitu kokonaisajankäyttö. Pelkkä verkkotapaamisen kesto ei kerro työmäärää, jos osallistujalta odotetaan valmistautumista ja myöhempää käytännön harjoitusta.

Valitse toteutustapa opittavan asian perusteella. Tiedon päivittämiseen voi riittää lyhyt tallenne ja tarkistustehtävä. Vuorovaikutustaito vaatii keskustelua ja harjoittelua. Käytännön työvaihetta kannattaa harjoitella ympäristössä, jossa se oikeasti tehdään.

Varaa kalenteriin myös mahdollisuus korvaavaan suoritukseen. Sairastuminen tai yksikön äkillinen ongelma ei saa katkaista oppimista. Sovi, kuka seuraa puuttuvia suorituksia ja miten yrittäjä osoittaa osaamisensa myöhemmin.

Testaa suunnitelman työmäärä omassa yrityksessäsi ennen kuin lupaat saman kokonaisuuden kaikille yrittäjille. Laske valmistelu, toteutus, palaute ja materiaalien ylläpito mukaan kouluttajan aikaan. Yhden tapaamisen järjestäminen on eri asia kuin toistettavan koulutusohjelman ylläpitäminen.

4. Seuraa osaamista, älä vain osallistumista

Osallistumismerkintä kertoo läsnäolosta, ei vielä oppimisesta. Liitä koulutukseen pieni käytännön näyttö: tapaustehtävä, toimintasuunnitelma tai harjoitus, jonka toteutuksesta osallistuja saa palautetta. Pidä arviointi suhteessa aiheen merkitykseen, jotta seurannasta ei synny tarpeetonta hallinnollista taakkaa.

Sovi etukäteen, mitä tapahtuu, jos tavoite ei täyty. Ensimmäinen ratkaisu voi olla lisäharjoitus tai henkilökohtainen ohjaus. Erota osaamisen puute siitä, että yrittäjä tietoisesti jättää sovitun velvoitteen noudattamatta. Mahdollisten sopimusseuraamusten tulee perustua sovittuihin ehtoihin, ei kouluttajan jälkikäteen keksimään käytäntöön.

Hyödynnä franchising-yhteisön kokemuksia koulutusten kehittämisessä. Pyydä yrittäjiä tuomaan yhteisiin tapaamisiin anonymisoituja arjen tapauksia ja toimivia ratkaisuja. Franchising-antaja vastaa siitä, että jaettavat käytännöt ovat konseptin mukaisia; vertaisoppiminen ei tarkoita ohjeistusvastuun siirtämistä osallistujille.

Arvioi jokaisen koulutuksen jälkeen, muuttuiko työskentely tavoitellulla tavalla. Jos sama kysymys toistuu edelleen, tarkista opetuksen lisäksi ohjeet ja työvälineet. Koulutus ei korjaa prosessia, jota on käytännössä mahdoton noudattaa.

Käytännön muistilista: valitse ensin tärkeimmät jatkuvan oppimisen tarpeet, sovi vastuut ja kustannukset sekä julkaise realistinen vuosikello. Varmista lopuksi yhdellä käytännön tehtävällä, että koulutus siirtyy yrittäjän arkeen.