Precontrato de franquicia en Colombia: anticipos y devoluciones

Cuando un candidato quiere asegurar su participación en una franquicia, recibir dinero puede parecer el siguiente paso natural. Sin embargo, cobrar antes del contrato definitivo crea obligaciones y expectativas que deben quedar claras. Para un negocio colombiano que empieza a crecer dentro de la comunidad de franquicias, el precontrato merece un procedimiento propio: qué se promete, para qué se recibe el anticipo y qué ocurre si la operación no continúa.

1. Defina qué compromiso quiere asumir

“Precontrato”, “reserva” y “carta de intención” no son etiquetas intercambiables. El alcance jurídico depende del contenido del documento y de los compromisos asumidos, no solamente de su nombre.

Antes de redactarlo, decida si busca dejar constancia de conversaciones, conceder un plazo para completar verificaciones o comprometer a las partes a celebrar posteriormente el contrato de franquicia. Si pretende una promesa de contrato, solicite una revisión jurídica de sus requisitos y exigibilidad: una plantilla comercial puede resultar insuficiente.

El documento debe explicar qué puede hacer el candidato durante esa etapa. Entregar un anticipo no debería interpretarse automáticamente como autorización para usar la marca, presentarse como franquiciado, abrir un establecimiento o recibir información operativa reservada.

Regla práctica: describa tanto lo que se concede como lo que todavía no se concede. Evite expresiones como “franquicia asegurada” si aún existen verificaciones pendientes.

2. Aplique el marco colombiano sin confundir proyectos con leyes

En Colombia, el contrato de franquicia es atípico: no cuenta con una regulación contractual específica e integral. Se rige por lo acordado entre las partes y por las normas generales aplicables, especialmente el Código de Comercio y, cuando corresponde, el Código Civil. La autonomía contractual no permite desconocer normas imperativas.

Para esta etapa resulta especialmente relevante el artículo 863 del Código de Comercio: las partes deben proceder de buena fe exenta de culpa durante el período precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que causen. Por eso, un documento que permita terminar las conversaciones no elimina por sí solo toda posible responsabilidad.

El proyecto de decreto publicado por MinCIT en 2021 propuso una Circular de Oferta de Franquicia y una entrega anticipada de veinte días hábiles. Ese proyecto no debe presentarse como una obligación vigente. No existe un plazo general obligatorio de divulgación de ese tipo para franquicias en Colombia; ello tampoco autoriza ocultar información relevante o inducir al candidato a error.

La afiliación a una asociación y sus códigos de conducta tampoco equivalen a un registro estatal de franquicias. Distinga las obligaciones legales, los compromisos asociativos aplicables y las buenas prácticas que decide adoptar.

3. Explique el destino del dinero y cuándo se devuelve

No reciba un “abono” sin identificar su función. Puede tratarse de un anticipo imputable al derecho de entrada o de una remuneración por actividades preliminares concretas. Si combina conceptos, sepárelos y explique su tratamiento con asesoría jurídica y contable.

El acuerdo debería precisar:

• Quién recibe: razón social, identificación y cuenta autorizada.
• Qué se paga: concepto y actividades que cubre, si las hay.
• Cómo se imputa: tratamiento del dinero si se firma la franquicia.
• Cuándo se devuelve: supuestos, procedimiento y plazo pactado.
• Qué puede descontarse: gastos previamente autorizados y forma de acreditarlos.

Evite declarar todo pago “no reembolsable” sin analizar su fundamento. Una retención no se vuelve jurídicamente válida solo porque figure en el documento.

Como política contractual, puede pactar devolución íntegra cuando la central decida no continuar por razones propias. Si el candidato se retira después de autorizar un trabajo específico, puede establecer un tratamiento diferente para ese costo, sujeto a revisión jurídica. Son decisiones que deben negociarse, no reglas legales automáticas.

4. Establezca un cierre verificable de la etapa preliminar

Asigne una fecha límite y condiciones objetivas para decidir si se firma el contrato definitivo. Cada condición debe indicar quién aporta la evidencia, quién la revisa y cómo se comunica el resultado. Evite dejar el anticipo indefinidamente sujeto a una “aprobación de la central”.

Organice un expediente con el acuerdo firmado, el comprobante de pago, las autorizaciones de gastos y las comunicaciones sobre cumplimiento o desistimiento. Las prórrogas también deben documentarse; el silencio no debería funcionar como renovación ambigua de la reserva.

Cuando la operación avance, deje constancia de cómo se aplica el anticipo al contrato definitivo. Si termina, documente la liquidación, los descuentos justificados y la devolución correspondiente, sin introducir renuncias generales improvisadas.

Conclusión práctica: antes de cobrar, pruebe tres escenarios: firma, retiro del candidato y decisión de la central de no continuar. Si el documento no permite determinar qué ocurre con el dinero en cada uno, todavía no está listo para utilizarse.