Cambios al contrato de franquicia en Colombia: cómo pactarlos

Al convertir un negocio colombiano en franquicia, no basta con preparar un contrato y adjuntar documentos. También debe decidir cómo podrán cambiar esos compromisos durante la relación. Una nueva herramienta informática, un procedimiento o una obligación adicional pueden generar desacuerdos si nadie sabe quién puede aprobarlos. Para crecer dentro de la comunidad de franquicias, conviene establecer desde el principio un sistema de modificaciones claro, verificable y proporcionado.

1. Entienda qué permite el marco colombiano

En Colombia, el contrato de franquicia es atípico: no cuenta con una regulación legal específica e integral que determine su contenido y sus modificaciones. Se aplican los acuerdos válidos entre las partes, las reglas generales de obligaciones y contratos del Código de Comercio y, cuando corresponda, del Código Civil.

La libertad contractual no elimina los límites legales. El artículo 871 del Código de Comercio exige ejecutar los contratos de buena fe. El artículo 863 exige buena fe exenta de culpa durante la etapa precontractual. Por eso, una facultad de actualización no debería presentarse como meramente técnica si permite alterar compromisos económicos relevantes.

Además, siguen aplicándose las normas pertinentes de libre competencia y propiedad industrial, entre otras. La Decisión 486 de la Comunidad Andina regula los derechos sobre marcas y sus licencias; una modificación contractual no puede desconocer ese régimen.

No confunda una propuesta normativa con una obligación vigente. El proyecto publicado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en 2021 contemplaba una Circular de Oferta de Franquicia y un plazo de veinte días hábiles. Ese texto no debe utilizarse como si fuera una ley vigente. Tampoco un código deontológico privado sustituye la legislación: su alcance depende de la adhesión y de los compromisos asumidos.

2. Ordene los documentos antes de ofrecer la franquicia

El primer riesgo aparece cuando contrato, anexos y comunicaciones comerciales dicen cosas distintas. Antes de incorporar al primer franquiciado, haga un inventario de los documentos que pretenda volver obligatorios.

Para cada uno, registre:

• Nombre, fecha y número de versión.
• Materia que regula y responsable de su administración.
• Forma de entrega y constancia de recepción.
• Procedimiento necesario para modificarlo.

Después, pacte un orden de prevalencia documental. Por ejemplo, puede establecer que las modificaciones bilaterales posteriores prevalezcan sobre el texto original en los puntos expresamente modificados, y que los documentos operativos no alteren las condiciones económicas pactadas. Es una decisión de diseño contractual, no una jerarquía impuesta específicamente por la legislación de franquicias.

Identifique también qué documentos son informativos y cuáles contienen obligaciones. Evite incorporar mediante una frase genérica “todas las políticas presentes y futuras”. El franquiciado debería poder reconocer qué acepta y dónde consultarlo, sin perjuicio de las responsabilidades que puedan derivarse de promesas o información precontractual.

3. Separe las actualizaciones de las modificaciones esenciales

No todos los cambios requieren el mismo tratamiento. Conviene acordar una clasificación antes de que aparezca la necesidad de modificar algo.

Actualizaciones operativas previstas. Pueden comprender ajustes de formularios, instrucciones de presentación o procedimientos que no alteren sustancialmente las cargas acordadas. El contrato debe delimitar la facultad de actualización, el aviso y el tiempo de implementación.

Cambios materiales. Una nueva obligación de pago, una ampliación de responsabilidades o una modificación del alcance de los derechos concedidos no debería introducirse como una simple actualización documental. Establezca que estos cambios se tramiten mediante una modificación expresa aceptada por las partes.

Adaptaciones por exigencias legales. Prevea cómo identificar la norma aplicable, comunicar su efecto y coordinar el cumplimiento. La necesidad de cumplir una ley no significa que cualquier gasto o decisión comercial asociada quede automáticamente autorizado.

Por ejemplo, sustituir un formato de reporte puede ser un ajuste operativo. Exigir una plataforma de pago obligatorio, con un proveedor y una permanencia nuevos, requiere examinar las obligaciones originales y el impacto económico antes de decidir cómo formalizarlo.

4. Cree un procedimiento que deje evidencia

Asigne a una persona la coordinación de los cambios, aunque intervengan responsables jurídicos, comerciales y operativos. Cada propuesta debería explicar qué se modifica, por qué, a quién afecta y desde cuándo se pretende aplicar.

Antes de comunicarla, revise su compatibilidad con los contratos firmados. Distintas generaciones de contratos pueden conceder facultades diferentes; no presuponga que una circular sirve para toda la comunidad.

Cuando corresponda un acuerdo bilateral, documente la aceptación de representantes con facultades suficientes. Distinga entre recibir un aviso y consentir una modificación: una confirmación de lectura no debe tratarse automáticamente como aceptación contractual.

Conserve el texto anterior, el nuevo, las comunicaciones y las aprobaciones. Así podrá reconstruir las obligaciones aplicables en cada momento.

Conclusión práctica: antes de franquiciar, prepare una matriz que indique qué puede actualizarse, quién debe aprobarlo y cómo se acredita. Revísela con asesoría jurídica y conviértala en un procedimiento contractual, no en una decisión improvisada.