Apertura de franquicias en Colombia: condiciones para autorizar

Al franquiciar un negocio existente, fijar una fecha de inauguración no basta. Es necesario establecer qué condiciones debe cumplir cada nueva unidad antes de atender al público y quién comprobará su cumplimiento. Un protocolo de autorización de apertura ayuda a crecer con orden dentro de la comunidad de franquicias, sin convertir una aprobación comercial en una supuesta garantía de cumplimiento legal.

1. Separa la autorización de marca de los permisos legales

En Colombia, el contrato de franquicia es atípico: no cuenta con una regulación contractual especial e integral. Se rige por lo pactado y por las normas generales civiles y comerciales aplicables. Entre ellas están los deberes de buena fe de los artículos 863 y 871 del Código de Comercio, relevantes durante la negociación y la ejecución del contrato.

El proyecto de decreto sobre franquicias publicado por MinCIT en 2021 no debe tratarse como una norma vigente. En particular, su propuesta de circular de oferta con veinte días hábiles de anticipación no constituye, por sí sola, una obligación legal exigible.

Para abrir una unidad existen dos planos distintos:

• Autorización contractual: el franquiciante comprueba que se cumplen las condiciones de apertura acordadas para utilizar su marca y sistema.
• Cumplimiento legal: el operador acredita los requisitos exigibles a su actividad y establecimiento ante las autoridades correspondientes.

La aprobación del franquiciante no reemplaza obligaciones mercantiles, tributarias, sanitarias, urbanísticas o de seguridad que resulten aplicables. Tampoco todos los negocios necesitan los mismos permisos. La matriz debe construirse según la actividad y el municipio, con asesoría local cuando sea necesario.

2. Convierte las condiciones en una matriz verificable

Antes de ofrecer la franquicia, prepara una matriz de preapertura que distinga requisito, responsable, evidencia, plazo y persona encargada de verificar. Evita condiciones vagas como «estar completamente listo» o «cumplir a satisfacción de la marca».

Puedes organizarla en cuatro bloques:

• Habilitación del operador: documentación empresarial y tributaria pertinente, además de las verificaciones legales aplicables al establecimiento.
• Preparación técnica: equipos instalados y probados, servicios disponibles y herramientas de cobro funcionando.
• Preparación operativa: inventario inicial, turnos definidos y personal que haya completado las actividades de preparación acordadas.
• Identidad comercial: elementos de marca instalados conforme a las especificaciones autorizadas.

Cada evidencia debe demostrar algo concreto. Una factura de compra no prueba que una máquina funcione; una fotografía no acredita una condición sanitaria. Cuando corresponda una evaluación especializada, identifica quién debe realizarla y cuál será el soporte aceptable.

Clasifica también los pendientes. Un detalle decorativo subsanable puede permitir una apertura condicionada; la ausencia de un requisito legal indispensable o una falla que comprometa la seguridad no debe recibir ese tratamiento. Deja esta distinción escrita antes de evaluar la primera unidad.

3. Lleva el procedimiento al contrato y sus anexos

El contrato debe indicar cómo se solicita la revisión, qué documentos se entregan, cuánto tiempo tiene el franquiciante para responder y cómo se comunican las correcciones. La lista técnica puede incorporarse como anexo identificado por fecha y versión.

Incluye una regla para las modificaciones: quién puede proponerlas, cómo se notifican y cómo se manejan sus efectos sobre el presupuesto y el calendario. No conviene introducir exigencias nuevas cuando el franquiciado ya compró equipos conforme a las instrucciones aceptadas.

Distingue entre fecha estimada de apertura y autorización efectiva. Si se anuncia una inauguración antes de cerrar las verificaciones, ambas partes pueden asumir compromisos difíciles de cumplir.

También debe pactarse qué ocurre ante un retraso atribuible a cada parte o a terceros. Por ejemplo, una entrega tardía del franquiciante requiere un tratamiento diferente de una solicitud incompleta del franquiciado. Precisa cómo afecta el retraso al inicio de los cobros y a las obligaciones vinculadas a la apertura, sin dejarlo a decisiones improvisadas.

4. Cierra la revisión con una decisión documentada

Usa un acta de preapertura que registre las evidencias revisadas, los pendientes y la decisión: autorización, autorización condicionada o aplazamiento motivado. Identifica quién puede firmarla por cada parte.

Si quedan pendientes admisibles, asigna responsable y fecha de cierre. Evita aprobaciones informales por mensajes que contradigan el expediente. Conserva las pruebas y entrega copia del acta al franquiciado.

La firma no debe presentarse como una exoneración general de responsabilidad. Cada parte conserva las obligaciones que le correspondan por ley y por contrato; el franquiciante también responde por sus propios compromisos.

En la práctica: antes de comprometer una inauguración, acuerda una matriz de requisitos, un procedimiento de revisión y un acta de autorización. Abrir debe ser una decisión verificable, no una consecuencia automática del calendario.