Resultatkalkyl inför franchise: räkna med hela arbetsinsatsen

Ett lönsamt företag är inte automatiskt ett lönsamt franchisekoncept. När grundaren arbetar utan marknadsmässig ersättning eller huvudkontoret löser problem utan att kostnaden syns kan resultatet bli missvisande. Innan du bygger en franchisegemenskap behöver du därför en resultatkalkyl som visar vad en självständig franchisetagares verksamhet faktiskt måste bära. Här är arbetsgången för att skilja företagets historiska vinst från ett ekonomiskt underlag som går att använda inför expansion.

1. Synliggör arbetet bakom resultatet

Börja med en representativ period i den befintliga verksamheten, gärna ett helt verksamhetsår om det finns tydliga säsongsvariationer. Utgå från bokföringen, men komplettera med en kartläggning av vem som gör arbetet. Bokföringen visar inte alltid hela resursbehovet.

Grundaren kanske sköter inköp på kvällarna, en familjemedlem hjälper till vid arbetstoppar eller en annan del av företaget hanterar administrationen. Sådana insatser behöver beskrivas och värderas även när de inte belastar enhetens redovisade resultat.

Gör en enkel arbetslista med fyra uppgifter:

• Arbetsuppgift: vad måste bli gjort för att enheten ska fungera?
• Tidsåtgång: hur mycket arbete krävs under normala veckor och arbetstoppar?
• Utförare: vem gör arbetet i dag och vem ska göra det hos franchisetagaren?
• Kostnad: vilken rimlig kostnad innebär bemanning eller köpt hjälp?

Skilj särskilt på ersättning för ägarens arbete och avkastning på investerat kapital. En kalkyl där franchisetagarens heltidsarbete saknar kostnad kan visa ett överskott utan att verksamheten egentligen ger någon avkastning efter arbetsersättning. Visa gärna resultat både före och efter en tydligt angiven ersättning för ägarens arbete.

2. Gör kostnaderna jämförbara

Nästa steg är att justera historiken till de villkor en framtida franchisetagare faktiskt väntas möta. Målet är inte att förbättra resultatet på papperet, utan att göra skillnaderna synliga.

Den befintliga verksamheten kan ha en ovanligt låg hyra, äldre utrustning eller inköpsvillkor som inte blir tillgängliga för en ny enhet. Omvänt kan grundarens företag bära utvecklingskostnader som en franchisetagare inte ska betala direkt. Varje justering behöver därför ha en förklaring.

Använd tre kolumner: bokfört utfall, justering och beräknad kostnad för franchiseenheten. Behåll ursprungssiffrorna så att läsaren kan följa hur kalkylen har byggts.

Ta med de avtalade löpande franchiseavgifterna och andra obligatoriska kostnader utan att dubbelräkna tjänster. Om administration ingår i en avgift ska samma arbete inte samtidigt ligga kvar som en separat köpt tjänst. Om tjänsten däremot bara omfattar ett system behöver tiden för att använda systemet fortfarande räknas med.

Håll isär resultat och betalningsflöden. En investering kan påverka resultatet genom avskrivningar, medan själva betalningen påverkar likviditeten. Amortering är inte en rörelsekostnad. Resultatkalkylen ersätter alltså inte en finansierings- eller likviditetsplan.

3. Pröva omsättningen mot verklig kapacitet

Överför inte den befintliga enhetens försäljning rakt av. Grundarens personliga kundrelationer, lokalkännedom eller särskilda kompetens kan bidra till intäkter som en ny franchisetagare inte får från start.

Beskriv i stället vad omsättningsantagandet bygger på: antal köp eller uppdrag, genomsnittligt ordervärde, öppettider och tillgänglig kapacitet. Kontrollera att bemanningen i kostnadskalkylen faktiskt räcker för den försäljningsvolym som antas.

Bygg därefter ett grundscenario och ett försiktigare scenario. Visa vad som händer när exempelvis kundvolymen blir lägre eller behovet av betald personal större. Ange vilka kostnader som följer försäljningen och vilka som ligger kvar även vid svagare efterfrågan.

Beräkna också vilken försäljning som krävs för att täcka kostnaderna, inklusive den antagna ersättningen för ägarens arbete. Det gör kalkylen mer användbar än en ensam vinstsiffra. Frågan blir konkret: kan enheten nå den nödvändiga försäljningen med sin kapacitet och sina lokala förutsättningar?

4. Presentera antaganden utan att lova ett resultat

Sverige har ingen heltäckande särskild franchiselagstiftning. Däremot gäller lag (2006:484) om franchisegivares informationsskyldighet. Den kräver att franchisegivaren i god tid innan franchiseavtal ingås lämnar skriftlig, klar och begriplig information om avtalets innebörd och relevanta förhållanden. Bland annat ska ersättningar och andra ekonomiska villkor beskrivas. Allmänna regler, exempelvis avtalslagen, gäller också.

Lagen föreskriver inte den kalkylmodell som beskrivs här. Men när du presenterar ekonomiska beräkningar behöver mottagaren kunna förstå vad siffrorna faktiskt representerar. Märk därför tydligt vad som är historiskt utfall, justerade beräkningar respektive framtida antaganden.

Ange period, underlag, kostnadsavgränsningar och vilka lokala förutsättningar som ännu inte är kända. Undvik att framställa ett scenario som en utlovad intjäning. En allmän reservation ersätter inte tydliga förklaringar till siffrorna.

Låt en redovisningskunnig person granska beräkningarna och ge den tilltänkta franchisetagaren möjlighet att pröva dem med en egen rådgivare. Spara daterade versioner så att det går att se vilket underlag som presenterades.

Praktiskt att ta med: Räkna först fram resultatet efter rimlig ersättning för allt nödvändigt arbete. Om kalkylen bara fungerar när grundaren arbetar gratis behöver affärsmodellen utvecklas innan fler bjuds in i franchisegemenskapen.