Pilotdrift inför franchise: testa konceptet utan grundaren

Ett framgångsrikt företag är inte automatiskt ett koncept som andra kan driva. Kundrelationer, problemlösning och vardagsbeslut kan fortfarande vila på grundaren. Innan du bygger en franchisegemenskap behöver du därför testa om arbetssättet går att överföra. En avgränsad pilotdrift hjälper dig att skilja ett fungerande koncept från en verksamhet som fungerar tack vare just dig.

1. Bestäm vad piloten ska bevisa

Pilotens viktigaste fråga är inte om din befintliga enhet kan fortsätta sälja. Frågan är om en annan ansvarig person kan driva den med de instruktioner, verktyg och stöd som du faktiskt tänker erbjuda framtida franchisetagare.

Skriv en enkel testplan före starten. Den bör ange vilken del av verksamheten som prövas, vilka förutsättningar som gäller och vilka observationer som ska styra beslutet om nästa steg. Undvik att försöka testa alla tänkbara etableringsformer samtidigt.

Välj exempelvis att pröva om:

• den ansvariga kan planera och genomföra en normal arbetsvecka utan grundarens löpande beslut,
• kundärenden och vanliga avvikelser kan hanteras med tillgängliga instruktioner,
• beställningar, leveranser och administration fungerar med ordinarie verktyg,
• stödet kan ges på distans i den omfattning som är tänkt för franchisegemenskapen.

Bestäm också vad som ska leda till paus. Återkommande fel som påverkar kundsäkerhet eller lagkrav ska inte accepteras bara för att försäljningen ser bra ut. Sätt bedömningskriterierna i förväg, så att entusiasm inte ersätter utvärdering.

2. Skapa realistiska förutsättningar

En egen enhet kan användas som pilot, men förutsättningarna behöver vara tydliga. Utse en operativt ansvarig person och låt grundaren lämna den dagliga problemlösningen. Behåll samtidigt nödvändig tillsyn och möjlighet att ingripa vid allvarliga risker. Testet ska inte utsätta kunder eller medarbetare för onödiga problem.

Låt den ansvariga använda det stödmaterial som faktiskt finns, inte grundarens outtalade kunskap. När en fråga saknar svar ska det registreras. Om grundaren ändå måste ingripa bör både orsaken och arbetsinsatsen dokumenteras.

Var särskilt uppmärksam på fördelar som en framtida enhet kanske inte får: långvariga kundrelationer, ovanligt gynnsam hyra, hjälp från huvudkontorets personal eller leverantörsvillkor som bygger på personliga kontakter. Sådant gör inte piloten värdelös, men begränsar vad den kan bevisa.

Välj en testperiod som fångar verksamhetens relevanta variationer. En lugn period säger lite om hur konceptet klarar belastningstoppar. En stark lanseringsvecka visar inte hur återkommande arbete fungerar. Dokumentera vilka situationer som har prövats och vilka som återstår, i stället för att behandla ett visst antal veckor som en kvalitetsstämpel.

3. Följ beroenden, inte bara försäljning

Försäljning är ett resultatmått, men förklarar sällan varför verksamheten fungerar. Följ därför även sådant som visar hur överförbart konceptet är: antalet stödfrågor, återkommande missförstånd, omarbete, väntetider och beslut som bara grundaren kan fatta.

Använd en gemensam avvikelselogg med fyra enkla fält:

• Situation: Vad inträffade och i vilket arbetsmoment?
• Tillgängligt stöd: Vilken instruktion eller kontaktväg fanns?
• Åtgärd: Hur löstes problemet och av vem?
• Nästa test: Vad behöver ändras och prövas igen?

Skilj mellan brister i konceptet och brister i genomförandet. Om flera personer tolkar samma instruktion fel kan instruktionen behöva ändras. Om ett arbetsmoment bara fungerar när grundaren använder sitt personliga kontaktnät kan själva lösningen behöva byggas om.

Räkna även synlig och dold stödtid. Ett kort telefonsamtal kan följas av omfattande arbete hos franchisegivaren. Den totala insatsen visar om stödet går att upprepa när fler självständiga företag ansluter. Använd däremot inte en lyckad pilot som garanti för framtida resultat på andra orter.

4. Avsluta med ett dokumenterat expansionsbeslut

Sammanställ vad piloten har visat, vilka ändringar som gjorts och vad som fortfarande är osäkert. Välj därefter mellan att gå vidare, göra ett nytt avgränsat test eller pausa expansionen. Kritiska förändringar bör prövas i praktiken innan de betraktas som lösta.

Skilj också mellan intern pilotdrift och ett test med en självständig företagare. Ett upplägg kan omfattas av franchisereglerna även om avtalet kallas pilotavtal. Det är innehållet, inte rubriken, som är avgörande.

Sverige har lag (2006:484) om franchisegivares informationsskyldighet. Den kräver klar och begriplig skriftlig information i god tid innan franchiseavtalet ingås. Om pilotupplägget är ett franchiseavtal gäller skyldigheten redan inför det avtalet. Låt därför en franchisekunnig jurist bedöma upplägget innan en extern företagare börjar. Sverige saknar en heltäckande franchiselag; även bland annat avtalslagen och konkurrenslagen kan vara relevanta.

Praktisk slutsats: Testa om någon annan kan driva konceptet med det stöd du verkligen kan leverera. Expandera först när centrala grundarberoenden har identifierats, åtgärdats och prövats på nytt.