Försenad franchisestart: fördela kostnader och ansvar

När du gör ditt befintliga företag till en franchisegemenskap behöver du planera även för en start som blir försenad. En utebliven leverans, en ofärdig lokal eller ett system som inte fungerar kan skjuta upp öppningen medan kostnaderna fortsätter. Bestäm därför redan före avtalsskrivningen vem som ska agera, vilka betalningar som påverkas och när parterna måste fatta ett nytt beslut.

Skilj på planerad öppning och bindande åtaganden

Ett datum i en etableringsplan är inte nödvändigtvis samma sak som en avtalad skyldighet att öppna. Om skillnaden är oklar kan franchisegivaren räkna med intäkter samtidigt som franchisetagaren tror att tidsplanen fortfarande är preliminär.

Dela därför upp starten i tydliga hållpunkter:

• Planerad öppning: det datum som parterna arbetar mot.
• Förutsättningar för öppning: vad som måste vara klart för att verksamheten ska kunna ta emot kunder.
• Beslut om uppskjuten öppning: vem som fattar beslutet och hur det dokumenteras.
• Yttersta tidpunkt för omprövning: när parterna ska bedöma om etableringen fortfarande är genomförbar.

Utgå från hur ditt befintliga företag faktiskt fungerar. Vilka leveranser är nödvändiga för att kunna sälja? Vilka moment måste komma i en viss ordning? En utbildning i kassasystemet kan exempelvis tappa värde om systemet sedan byts ut före öppningen.

Gör en enkel etableringslista med aktivitet, ansvarig part, sista datum och vilket underlag som visar att momentet är klart. Den ska synliggöra beroenden, inte bara samla önskade slutdatum.

Fördela ansvar efter vad parterna kan påverka

Undvik en generell skrivning om att franchisetagaren ansvarar för alla förseningar. Den blir svår att tillämpa om öppningen i praktiken är beroende av franchisegivarens leveranser eller godkännanden.

Skilj i stället mellan tre situationer: förseningen ligger hos franchisegivaren, hos franchisetagaren eller hos en utomstående aktör. Beskriv också hur ni hanterar flera samtidiga orsaker. Att en leverantör är anvisad av franchisegivaren avgör inte ensamt vem som juridiskt ansvarar för leveransen; även beställningen och leverantörsavtalet behöver granskas.

För varje kritiskt moment bör ni ange:

• vem som beställer och följer upp arbetet,
• vem som ska underrättas vid risk för försening,
• vilka åtgärder respektive part ska försöka vidta,
• vem som får godkänna en alternativ lösning.

Bestäm en skriftlig rutin för tidig varning. Meddelandet bör beskriva hindret, beräknad påverkan och föreslagna åtgärder. Vänta inte tills öppningsdatumet redan har passerat.

Om franchisegivaren måste godkänna något före öppning bör även granskningsprocessen vara tydlig. Ange vilket underlag som krävs och hur återkoppling ska lämnas. Franchisetagaren ska inte behöva gissa varför ett besked dröjer.

Bestäm vad förseningen betyder ekonomiskt

En uppskjuten öppning kan skapa utgifter utan motsvarande försäljning. Det räcker därför inte att avtalet anger avgifternas storlek. Det behöver också framgå vilken händelse som utlöser respektive betalning.

Gå igenom inträdesavgift, löpande franchiseavgift, eventuella minimiavgifter och betalning för system eller andra tjänster. Ska betalning börja vid undertecknandet, när tjänsten blir tillgänglig eller när enheten öppnar? Olika poster kan behöva olika lösningar.

Skilj mellan betalning för redan utfört arbete och för framtida prestationer. En genomförd utbildning är inte samma sak som ett planerat öppningsstöd som ännu inte har levererats. Skriv uttryckligen om uppskov, avräkning eller återbetalning kan bli aktuellt och under vilka förutsättningar.

Ta också ställning till merkostnader. En ombokad utbildning, en extra resa eller förlängd lagring av utrustning kan annars bli en oväntad konflikt. Bestäm hur sådana kostnader ska godkännas och dokumenteras, utan att framställa varje försening som en automatisk rätt till ersättning.

Pröva sedan villkoren mot ett konkret scenario: öppningen flyttas fram, personal är anställd och systemen faktureras redan. Kan båda parter förstå vad de ska betala och göra enbart genom att läsa villkoren?

Informera före avtalet och skapa en väg vidare

Sverige har en särskild lag (2006:484) om franchisegivares informationsskyldighet, men ingen heltäckande lag som reglerar hela franchiseförhållandet. Även bland annat avtalslagen är relevant för parternas villkor.

Informationslagen kräver att franchisegivaren i god tid före franchiseavtalet lämnar klar och begriplig skriftlig information. Den ska bland annat omfatta ersättningar och övriga ekonomiska villkor samt avtalstid, uppsägningsvillkor och ekonomiska konsekvenser av en uppsägning. Villkor som får betydelse vid försenad start behöver därför framgå tydligt när de påverkar dessa frågor. Lagen bestämmer däremot inte någon generell kostnadsfördelning vid förseningar.

Låt en jurist granska hur förseningsvillkoren fungerar tillsammans med avtalets övriga regler. Skilj mellan att flytta öppningsdatumet, pausa vissa åtaganden och avsluta samarbetet. Ange också om en senare öppning påverkar avtalets slutdatum; utgå inte från att avtalstiden automatiskt förlängs.

Praktiskt att ta med: Gör en ansvarsfördelad etableringsplan och provräkna en försenad start innan första avtalet skrivs. En trygg franchisegemenskap behöver gemensamma spelregler även när öppningen inte går enligt plan.