Franchiseråd: ge franchisetagare inflytande från start

När ditt befintliga företag blir en franchisegemenskap får du samarbetspartner som investerar egna pengar och möter kunderna varje dag. Deras erfarenheter behöver en tydlig väg in i utvecklingsarbetet. Ett franchiseråd kan skapa den vägen, men bara om deltagarna vet vad de får påverka, vem som beslutar och hur förslag följs upp. Här är en praktisk modell att förbereda redan före det första franchiseavtalet.

1. Bestäm rådets uppgift och gränser

Ett franchiseråd är här ett organiserat forum där franchisegivaren och representanter för franchisetagarna diskuterar gemensamma frågor. Det behöver inte vara en separat organisation. I en liten franchisegemenskap kan alla franchisetagare delta i ett återkommande möte.

Börja med att formulera syftet i en mening: exempelvis att samla erfarenheter från den lokala driften och ge underlag för förbättringar. Undvik breda löften om att deltagarna ska ”bestämma tillsammans” om du egentligen avser samråd.

Skilj mellan tre funktioner:

• Information: franchisegivaren förklarar ett förhållande eller ett redan fattat beslut.
• Samråd: franchisetagarna lämnar synpunkter innan den ansvariga parten beslutar.
• Gemensamt beslut: parterna har uttryckligen kommit överens om att en viss fråga kräver gemensamt godkännande.

Ett rådgivande råd bör inte beskrivas som ett beslutande organ. Om du vill ge rådet verklig beslutanderätt behöver mandat, representation och rättsverkan granskas juridiskt. En omröstning på ett möte ersätter inte automatiskt ett samtycke som krävs enligt ett enskilt franchiseavtal.

Låt inte heller rådet bli en mottagning för allt. En enskild avtalstvist eller ett akut driftproblem behöver en egen kontaktväg, inte vänta på nästa rådsmöte.

2. Skriv enkla spelregler före rekryteringen

Sverige har ingen heltäckande särskild franchiselagstiftning. Däremot gäller lag (2006:484) om franchisegivares informationsskyldighet. Den kräver att franchisegivaren i god tid innan franchiseavtalet ingås lämnar skriftlig, klar och begriplig information om avtalets innebörd och andra förhållanden som behövs med hänsyn till omständigheterna.

Lagen kräver inte att du inrättar ett franchiseråd. Men om inflytande genom ett råd ingår i ditt erbjudande behöver beskrivningen vara rättvisande och stämma med de villkor som faktiskt erbjuds. Låt inte ett rekryteringssamtal utlova vetorätt när avtalet endast ger möjlighet att lämna synpunkter.

Även allmänna regler, bland annat avtalslagen och konkurrenslagen, är relevanta. Rådets möten är alltså inte en frizon från de regler som gäller mellan självständiga företag.

Skriv en kort arbetsordning som besvarar följande:

• Vilka får delta och hur utses representanter?
• Hur länge gäller ett uppdrag och hur byts en representant ut?
• Vem kallar till möten och tar emot förslag?
• Vilka frågor hör hemma i rådet?
• Vem dokumenterar diskussioner och återkopplar beslut?
• Vilken sekretess gäller och vad får delas med övriga franchisetagare?

Bestäm också vem som står för resor och andra deltagandekostnader. Börja enkelt, men gör villkoren kända innan någon accepterar ett uppdrag.

3. Skapa representation utan att tysta små enheter

När gemenskapen växer kan det bli opraktiskt att alla deltar vid varje möte. Då behöver du en modell som inte enbart ger plats åt de största enheterna eller de mest högljudda personerna.

Överväg representation från olika typer av orter, verksamhetsstorlekar och erfarenhetsnivåer. En ny franchisetagare ser ofta andra problem än någon som har drivit sin enhet länge. Beskriv urvalet öppet och bestäm när modellen ska ses över.

Ge alla franchisetagare möjlighet att skicka in frågor, även om de inte sitter i rådet. Använd gärna en enkel förslagsmall:

• Vad är problemet i den dagliga verksamheten?
• Vilka konsekvenser får det?
• Vilken förbättring föreslås?
• Vilka andra enheter kan beröras?

Representanten ska kunna lyfta gemensamma erfarenheter utan att lämna ut enskilda företags känsliga uppgifter. Planera därför dagordningen med konkurrensreglerna i åtanke. Diskussioner om framtida lokala försäljningspriser, kunduppdelning eller andra konkurrenskänsliga förhållanden kan vara problematiska. Be en konkurrensrättskunnig jurist bedöma mötesrutinerna och vilken information som får delas.

4. Gör återkopplingen viktigare än mötesantalet

Ett råd bygger förtroende först när deltagarna ser vad som händer efter mötet. För därför en enkel förslagslogg med frågan, ansvarig person, nästa steg och tidpunkt för återkoppling.

Skilj tydligt i protokollet mellan en synpunkt, en rekommendation och ett fattat beslut. Ange också vem som har fattat beslutet. Formuleringen ”rådet godkände” kan annars skapa missförstånd om både mandat och ansvar.

Återkoppla även när ett förslag avslås. Förklara exempelvis att nyttan är för begränsad, att underlaget behöver kompletteras eller att förslaget ligger utanför franchisegivarens ansvar. Ett motiverat nej är mer användbart än tystnad.

Utvärdera arbetssättet efter de första mötena. Kommer frågorna från flera enheter? Får även frånvarande franchisetagare återkoppling? Leder diskussionerna till tydliga nästa steg? Justera formen om mötena mest består av envägskommunikation.

Praktisk slutsats: Förbered en kort arbetsordning, en förslagsmall och en rutin för återkoppling innan du lovar inflytande. Ett fungerande franchiseråd ger franchisegemenskapen en röst utan att sudda ut varje företagares ansvar.