Franchise och personalansvar: skilj stöd från arbetsledning

När du bygger en franchisegemenskap av ett befintligt företag förändras din chefsroll. I egna enheter kan du leda personalen direkt. Hos en franchisetagare samarbetar du i stället med ett självständigt företag. Därför behöver du före expansionen bestämma hur konceptets krav ska förmedlas utan att du samtidigt tar över franchisetagarens dagliga arbetsledning. Här är ett praktiskt sätt att dra gränsen.

1. Utgå från vem som faktiskt är arbetsgivare

Franchising bygger på samarbete mellan självständiga parter. När franchisetagarens företag anställer personal är det företaget arbetsgivare. Att personalen arbetar under ditt varumärke gör inte i sig ditt företag till deras arbetsgivare.

Det här blir särskilt viktigt om du tidigare har skött alla personalfrågor själv. Vanan att ringa en medarbetare och ändra dagens bemanning kan följa med in i franchisesamarbetet, trots att ansvarsfördelningen nu ser annorlunda ut.

Gör därför en förteckning över de personalbeslut som förekommer i din nuvarande verksamhet:

• Vem rekryterar och skriver under anställningsavtal?
• Vem beslutar om lön, schema, semester och frånvaro?
• Vem leder arbetet och hanterar konflikter?
• Vem ansvarar för arbetsmiljöarbetet och följer upp risker?

Ange sedan vilken organisation som ska hantera varje fråga i franchiseupplägget. Skilj mellan att tillhandahålla hjälpmedel och att fatta beslut. Du kan exempelvis erbjuda en intervjumall utan att själv välja vem franchisetagaren ska anställa.

Förlita dig inte enbart på att avtalet kallar parterna självständiga. Även hur samarbetet faktiskt fungerar kan få betydelse vid en rättslig bedömning.

2. Beskriv konceptkrav utan att skriva personalens schema

En franchisegemenskap behöver gemensamma arbetssätt. Det betyder däremot inte att franchisegivaren behöver bestämma varje medarbetares arbetsuppgifter varje dag.

Börja med att skilja mellan krav på verksamheten och beslut om personalen. Ett konceptkrav kan exempelvis vara att en viss tjänst bara får utföras av någon med dokumenterad kompetens. Franchisetagaren får då planera rekrytering, utbildning och bemanning så att kravet uppfylls.

Ett annat exempel är kundmottagandet. Du kan beskriva vilken service kunden ska möta och vilka moment som ingår. Franchisetagaren organiserar arbetet för att leverera detta inom de avtalsramar som gäller.

Gå igenom dina befintliga chefsinstruktioner och sortera dem i tre grupper:

• Gemensamma konceptkrav: sådant enheten ska uppfylla enligt avtalet.
• Rekommenderade verktyg: exempelvis bemanningsmallar och samtalsunderlag.
• Lokala arbetsgivarbeslut: sådant franchisetagaren själv ska hantera.

Markera skillnaden tydligt. En rekommenderad bemanningsmall bör inte presenteras som ett bindande schema. Undvik också att kalla ett personalbeslut för ett konceptkrav enbart för att få större inflytande.

Kontrollera att kraven går att förena med tillämplig arbetsrätt, arbetsmiljöregler och eventuella kollektivavtal. Franchisetagaren behöver kunna uppfylla både sina arbetsgivarskyldigheter och franchiseavtalet.

3. Bygg en kontaktväg som fungerar i vardagen

Utse en ansvarig kontaktperson hos franchisetagaren. Normalt bör frågor om bemanning, prestation och arbetsorganisation gå dit, inte direkt till enskilda medarbetare.

Anta att din konceptansvariga vid ett besök upptäcker att kundmottagandet inte fungerar. En lämplig rutin är att dokumentera iakttagelsen, beskriva vilket konceptkrav som berörs och be franchisetagaren återkomma med åtgärder. Att själv omfördela personalens arbetspass eller tillrättavisa en medarbetare riskerar däremot att göra ansvarsfördelningen otydlig.

Det utesluter inte direktkontakt. Gemensam utbildning, teknisk hjälp och praktiska demonstrationer kan vara värdefulla. Förklara då kontaktens syfte och vem som fattar efterföljande personalbeslut.

Bestäm också hur akuta situationer ska hanteras. En omedelbar säkerhetsrisk ska inte lämnas utan åtgärd i väntan på ett ordinarie möte. Ha en rutin för att varna berörda, kontakta ansvarig arbetsledning och dokumentera vad som hänt. Rutinen ersätter inte respektive aktörs lagstadgade skyldigheter.

Utbilda även dina egna stödfunktioner. En tydlig ansvarsfördelning hjälper föga om dina medarbetare fortsätter att agera som chefer över franchisetagarens personal.

4. Förankra ansvarsfördelningen före avtal

Sverige har ingen heltäckande särskild franchiselagstiftning. Däremot gäller lag (2006:484) om franchisegivares informationsskyldighet. Den kräver att franchisegivaren i god tid innan franchiseavtalet ingås lämnar skriftlig, klar och begriplig information om avtalets innebörd och relevanta förhållanden.

Beskriv därför hur personalrelaterat stöd fungerar när det är betydelsefullt för samarbetet. Om franchisetagaren måste köpa utbildning eller andra tjänster behöver det framgå tillsammans med relevanta ekonomiska villkor. Lova inte en central personalfunktion om erbjudandet i praktiken bara omfattar mallar och rådgivning.

Informationslagen ersätter inte andra regler. Avtalslagen är relevant för avtalsförhållandet, medan bland annat lagen om anställningsskydd, medbestämmandelagen och arbetsmiljölagen behöver beaktas i arbetsgivarfrågorna. Låt en jurist granska upplägg där du vill ha långtgående inflytande över franchisetagarens personal.

Praktisk slutsats: Skriv en enkel ansvarskarta före första etableringen. Ange vem som ställer konceptkrav, vem som ger stöd och vem som fattar personalbeslut. Prova den mot verkliga vardagssituationer innan samarbetet börjar.