Franczyzobiorca z zagranicy: sprawdź prawo do działalności

Gdy przekształcasz działającą firmę w model franczyzowy, pierwszym partnerem może zostać osoba z zagranicy mieszkająca w Polsce. Doświadczenie i kapitał nie rozstrzygają jednak, czy może ona prowadzić działalność w wybranej formie. Zanim ustalisz termin otwarcia, przygotuj prostą procedurę sprawdzania uprawnień. We wspólnocie franczyzowej taka kontrola ma usuwać przeszkody organizacyjne, a nie tworzyć dodatkowe bariery dla kandydatów.

1. Oddziel prawo do działalności od prawa do pobytu

Punktem wyjścia nie jest znajomość języka ani posiadanie polskiego adresu, lecz podstawa prawna prowadzenia działalności. Obywatele państw Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą zasadniczo podejmować ją na takich samych zasadach jak obywatele polscy. W przypadku innych obywatelstw znaczenie mogą mieć tytuł pobytowy, przepisy szczególne lub umowy międzynarodowe.

Legalny pobyt nie zawsze oznacza możliwość założenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Nie każdy dokument pobytowy daje identyczne uprawnienia. Nie wystarczy zatem odnotować, że kandydat „ma kartę pobytu”. Trzeba ustalić podstawę udzielonego zezwolenia i sprawdzić, czy umożliwia ono działalność w planowanej formie.

Przed rozpoczęciem przygotowań do otwarcia ustal:

• kto będzie przedsiębiorcą: osoba fizyczna czy spółka;
• jakie obywatelstwo i ewentualny status pobytowy mają znaczenie dla tej osoby;
• czy wybrana forma działalności jest dla niej dostępna;
• czy weryfikacja wymaga konsultacji z prawnikiem zajmującym się sprawami cudzoziemców.

Nie utożsamiaj również posiadania udziałów w spółce z prawem do osobistego wykonywania każdej pracy w jej placówce. Prawo pobytowe, zasady prowadzenia działalności oraz uprawnienia do pracy wymagają odrębnego sprawdzenia. Sama umowa franczyzy nie zastępuje żadnego z tych uprawnień.

2. Ustal przedsiębiorcę, zanim uruchomisz przygotowania

Jeżeli kandydat może prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą, właściwym rejestrem jest CEIDG. Spółki handlowe podlegające rejestracji wpisuje się do KRS. Nie należy przy tym automatycznie proponować spółki z o.o. jako rozwiązania wszystkich problemów związanych ze statusem cudzoziemca. Dopuszczalność udziału w spółce to tylko część oceny; pozostają kwestie reprezentacji, pobytu i wykonywania pracy.

Dla franczyzodawcy najważniejsze jest zachowanie spójności. Podmiot wskazany jako przyszły franczyzobiorca powinien być uwzględniony w planie najmu, rozliczeń, zatrudnienia i organizacji placówki. Jeżeli kandydat początkowo planował działalność jednoosobową, a ostatecznie zakłada spółkę, trzeba ponownie sprawdzić przygotowane dokumenty i harmonogram.

Przykładowo: osoba negocjuje lokal we własnym imieniu, ale placówkę ma prowadzić nowo utworzona spółka. Zanim centrala zamówi wdrożenie, należy wyjaśnić, kto będzie najemcą i kto poniesie zobowiązania. Samo późniejsze wpisanie spółki do umowy franczyzy nie przeniesie na nią wcześniejszych umów.

Przygotuj krótką kartę formalną partnera: planowany przedsiębiorca, właściwy rejestr, osoba uprawniona do reprezentacji, otwarte kwestie prawne oraz osoba odpowiedzialna za ich wyjaśnienie. To narzędzie organizacyjne, nie zastępstwo opinii prawnej.

3. Uwzględnij polskie przepisy, nie wymyślaj rejestru franczyz

W Polsce franczyza nie ma odrębnej, kompleksowej regulacji ustawowej, a umowa franczyzy pozostaje umową nienazwaną. Jej podstawą jest przede wszystkim Kodeks cywilny, w tym zasada swobody umów z art. 353¹. Nie istnieje ogólny obowiązek rejestrowania sieci franczyzowej ani ustawowy, jednolity prospekt informacyjny właściwy wyłącznie dla franczyzy.

Nie oznacza to dowolności. Zastosowanie mają między innymi Prawo przedsiębiorców, przepisy o CEIDG i KRS, prawo konkurencji, przepisy o ochronie danych osobowych oraz — zależnie od działalności — wymagania dotyczące zezwoleń. Przy partnerze zagranicznym trzeba dodatkowo uwzględnić ustawę o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz właściwe przepisy dotyczące cudzoziemców.

Rejestracja przedsiębiorcy nie jest zatwierdzeniem modelu franczyzowego. Nie potwierdza też automatycznie wszystkich uprawnień potrzebnych do prowadzenia konkretnej placówki. Centrala powinna jasno wyjaśnić kandydatowi tę różnicę, szczególnie gdy zna on system prawny kraju wymagającego specjalnej rejestracji franczyzy.

4. Wprowadź kontrolę formalną do harmonogramu otwarcia

Nie wyznaczaj daty otwarcia wyłącznie na podstawie terminu remontu. Uwzględnij czas na wyjaśnienie statusu kandydata, rejestrację przedsiębiorcy oraz przygotowanie dostępu do usług elektronicznych. Nie obiecuj stałego terminu zakończenia postępowań urzędowych.

Przy rejestracji internetowej trzeba wcześniej sprawdzić dostępność odpowiedniego sposobu potwierdzania tożsamości i podpisywania wniosków. Brak numeru PESEL nie oznacza automatycznie braku możliwości prowadzenia działalności; może natomiast wpływać na sposób załatwienia formalności. Przykładowo wniosek do CEIDG można złożyć także w urzędzie gminy.

Ustal trzy punkty kontrolne:

• przed ponoszeniem istotnych kosztów — wyjaśnienie prawa do wybranej formy działalności;
• przed zawieraniem umów operacyjnych — potwierdzenie danych przedsiębiorcy i reprezentacji;
• przed otwarciem — sprawdzenie, czy wcześniejsze ustalenia pozostają aktualne.

Zbieraj tylko dane potrzebne do konkretnego celu. Nie przechowuj na wszelki wypadek pełnych kopii dokumentów pobytowych; ustal podstawę przetwarzania, zakres dostępu i okres przechowywania.

Praktyczny wniosek: przed przyjęciem partnera z zagranicy wyjaśnij trzy kwestie: kto prowadzi placówkę, na jakiej podstawie może to robić i jakie formalności pozostają otwarte. Dopiero potem zatwierdź harmonogram uruchomienia.