Negocjacje franczyzy: kto ponosi koszty przed umową?

Zanim działająca firma przyjmie pierwszego franczyzobiorcę, obie strony zaczynają inwestować czas i pieniądze: w spotkania, analizę lokalizacji, doradztwo czy przygotowanie otwarcia. Problem pojawia się wtedy, gdy rozmowy kończą się bez umowy. Budując wspólnotę franczyzową, warto z góry ustalić zasady tych przygotowań. Nie chodzi o utrudnianie rezygnacji, lecz o jasne rozdzielenie ryzyka i uniknięcie wydatków opartych wyłącznie na ustnych zapewnieniach.

1. Oddziel negocjacje od zobowiązania do współpracy

W Polsce nie ma odrębnej ustawy kompleksowo regulującej franczyzę. Umowa franczyzy jest umową nienazwaną, zawieraną na podstawie zasady swobody umów określonej w art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Zależnie od zakresu współpracy zastosowanie mają również m.in. przepisy o ochronie konkurencji, zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz własności intelektualnej. Same rozmowy podlegają ogólnym zasadom prawa cywilnego.

Nie obowiązuje ogólny, szczególny dla franczyzy ustawowy termin doręczenia prospektu informacyjnego przed podpisaniem umowy. Opisy proponowanych regulacji, w tym obowiązku przekazania dokumentów z czternastodniowym wyprzedzeniem, nie powinny być przedstawiane jako obowiązujące prawo. Brak takiego obowiązku nie oznacza jednak dowolności w prowadzeniu rozmów.

Istotny jest art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego. Strona rozpoczynająca lub prowadząca negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, zwłaszcza bez zamiaru zawarcia umowy, może odpowiadać za szkodę poniesioną dlatego, że druga strona liczyła na jej zawarcie. Nie oznacza to automatycznej odpowiedzialności za każdą rezygnację ani gwarancji zysków z nieotwartej placówki.

Przed pierwszymi rozmowami określ więc, kto w firmie może zatwierdzać kandydaturę, zlecać odpłatne przygotowania i składać wiążące oświadczenia. Pracownik przedstawiający ofertę nie powinien obiecywać pewnego otwarcia, jeżeli decyzja nadal zależy od oceny finansowania lub lokalizacji.

2. Przygotuj tabelę kosztów i momentów zgody

Zamiast ogólnego zdania „każdy ponosi własne koszty” rozpisz konkretne czynności. Taka zasada może być punktem wyjścia, ale nie wyjaśnia, co zrobić z projektem zamówionym przez centralę na potrzeby konkretnego kandydata.

Dla każdej czynności zapisz:

• kto ją zamawia i kto jest stroną umowy z wykonawcą;
• kto płaci oraz czy potrzebna jest wcześniejsza akceptacja kosztorysu;
• jaki jest zakres pracy i sposób potwierdzenia jej wykonania;
• kto otrzyma rezultat, np. projekt lub raport;
• co stanie się z kosztem, jeżeli rozmowy zostaną przerwane.

W praktyce osobno potraktuj dojazdy na spotkania, doradztwo prawne, ocenę lokalizacji, koncepcję aranżacji i zamówienia przygotowywane specjalnie dla przyszłej placówki. Nie zakładaj, że sam udział kandydata w spotkaniu oznacza zgodę na odpłatną usługę.

Wprowadź zasadę, że wydatek wymagający zwrotu przez drugą stronę musi zostać uprzednio zaakceptowany w uzgodnionej formie. Akceptacja powinna wskazywać zakres i kwotę albo sposób jej ustalenia. Dobrze, aby obejmowała również informację o możliwości anulowania zamówienia i kosztach takiego anulowania.

Nie przedstawiaj wewnętrznych kosztów pozyskania partnera jako jego długu dopiero po zakończeniu rozmów. Jeżeli określona analiza jest płatna, kandydat powinien wiedzieć o tym przed jej zleceniem.

3. Uporządkuj list intencyjny i wpłaty rezerwacyjne

List intencyjny może porządkować harmonogram i zakres rozmów, ale jego nazwa nie przesądza o skutkach prawnych. Dokument może zawierać wiążące zobowiązania, np. dotyczące poufności, kosztów lub czasowej wyłączności negocjacji. Przy odpowiedniej treści może też zostać oceniony jako umowa przedwstępna.

Dlatego wskaż wyraźnie, które postanowienia są wiążące, a które jedynie opisują zamiary. Jeśli nie chcecie jeszcze zobowiązywać się do zawarcia umowy franczyzy, treść dokumentu powinna to konsekwentnie odzwierciedlać. Sam dopisek „niewiążący” nie naprawi sprzecznych zobowiązań zapisanych dalej.

Szczególnej uwagi wymaga wpłata za rezerwację możliwości współpracy. Określ, co dokładnie jest rezerwowane, na jaki czas i czego w tym okresie nie może robić franczyzodawca. Ustal również zasady zwrotu, potrącenia uzgodnionych kosztów oraz ewentualnego zaliczenia wpłaty na przyszłe należności.

Nie używaj zamiennie pojęć zaliczka, zadatek i opłata rezerwacyjna. Zadatek ma szczególne skutki przewidziane w art. 394 Kodeksu cywilnego, o ile strony nie ustalą inaczej. Charakter wpłaty i okoliczności jej zatrzymania warto sprawdzić z prawnikiem przed rozpoczęciem przyjmowania pieniędzy.

4. Zaplanuj zakończenie rozmów bez zbędnych strat

Ustal punkty decyzyjne: wstępną ocenę kandydatury, potwierdzenie finansowania, ocenę lokalizacji i decyzję o przejściu do zawarcia umowy. Przy każdym określ, jakie przygotowania można rozpocząć. Im trudniej odwrócić wydatek, tym mocniejsze powinno być wcześniejsze potwierdzenie obu stron.

Jeżeli pojawi się przeszkoda uniemożliwiająca współpracę, przekaż tę informację bez nieuzasadnionej zwłoki. Nie zachęcaj kandydata do dalszych zakupów, gdy firma podjęła już decyzję odmowną. Zachowuj ustalenia, kosztorysy i zgody; dokumentacja pomaga wyjaśnić, które wydatki rzeczywiście uzgodniono.

Po zakończeniu rozmów przygotuj krótkie rozliczenie: wykonane prace, nierozliczone płatności, zwroty oraz zamówienia wymagające anulowania. Oddziel je od obowiązków, które nadal trwają, takich jak zachowanie poufności.

Praktyczny wniosek: zanim kandydat poniesie pierwszy istotny koszt, uzgodnijcie, kto go zatwierdza, kto płaci i co dzieje się po rezygnacji. Jedna przejrzysta tabela przygotowań jest lepsza niż późniejszy spór o znaczenie obietnicy otwarcia.